Documents essentiels tous les propriétaires devraient garder

En tant que propriétaire, votre processus de dépistage résident est une cible potentielle pour une poursuite de la discrimination. Pour vous protéger en tant que propriétaire, garder une trace papier qui documente la procédure que vous utilisez pour dépister demande de location de chaque prospect avec toute la paperasserie ce processus génère.

En conséquence, vous devez enregistrer les dossiers à la fois approuvées et rejetées candidats. Gardez-les dans le dossier pour la longueur minimum de temps requis par votre état.

La tenue de registres pour les demandeurs déboutés

Pour chaque demandeur rejeté, mis en place un dossier distinct qui contient le texte suivant:

• La demande de location

• Rapport de crédit et tout autre rapport que vous avez obtenus

• Notes sur les conversations avec d'anciens employeurs, les propriétaires antérieurs, et les références personnelles

• Notes sur vos conversations à la projection

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  Critères que vous avez utilisé en décidant de rejeter le demandeur

• Un enregistrement et les recettes de tous les frais d'application facturé, perçu, et remboursé (le cas échéant)

Organiser les dossiers par année et puis par ordre alphabétique nom pour référence facile. Pour réduire le stockage de papier et de faire vos dossiers plus facile de rechercher, envisager la numérisation et le stockage de documents par voie électronique. Encore une fois, créer un dossier séparé pour chaque année et inclure un sous-dossier pour chaque candidat. Juste être sûr de sauvegarder vos enregistrements régulièrement et les sauvegardes hors site stocker pour éviter la perte.

Maintenir les dossiers des résidents

Pour chaque candidat, vous acceptez, mettre en place un dossier distinct qui contient tous les éléments énumérés ci-dessus ainsi que les éléments suivants qu'ils deviennent disponibles:

• Le bail initial signé ou contrat de location et d'autres coureurs

• Le forfait de location de votre locataire a reçu à l'emménagement

• Le mouvement dans et déplacer-out des listes de contrôle d'inspection et tout avant et après les photos qui se rapportent à ces listes

• Toute autre documentation générée au cours de la résidence de l'individu

Conserver les dossiers pour les candidats approuvés séparées de celles pour les demandeurs déboutés. Encore une fois, les organiser par année d'abord, puis par ordre alphabétique par nom de famille.

Sécurisation des informations sensibles

Les demandes de location, les rapports de crédit, les baux et contrats de location contiennent beaucoup d'informations personnelles sur les candidats et les locataires. Bien que vous devez stocker ces documents pour se défendre dans le cas d'un procès, vous devez également sauvegarder ces enregistrements pour prévenir le vol d'identité et de tout accès non autorisé aux renseignements personnels de quelqu'un.

Le premier ordre du jour est de savoir combien de temps vous avez besoin pour stocker les enregistrements. En les détruisant dès que vous le pouvez, vous avez moins d'informations à protéger. Contactez vos autorités étatiques et locales du logement et de demander ce que le délai de prescription est dans votre état pour le dépôt de plaintes juste discrimination dans le logement.

Généralement, dès que le temps a passé, vous pouvez détruire en toute sécurité les dossiers concernant les demandes refusées. Lorsqu'un candidat devient un résident, le délai de prescription pour un contrat écrit est de quatre ans.

Selon la règle de l'élimination de la Foire et de la Loi précise d'opération de crédit (la Loi de fait, une loi fédérale adoptée en 2003), les anciens enregistrements doivent être brûlés ou déchiquetés. Les jeter dans la benne à ordures est interdite.

Ensuite, décider de la façon de sécuriser les fichiers que vous avez sous la main le plus efficacement possible. Garder les fichiers dans un classeur verrouillé dans un endroit sécurisé de bureau est suffisant. Si vous stockez des données par voie électronique, prendre les précautions appropriées, y compris opérant derrière un pare-feu et à l'aide anti-virus et anti-logiciels espions. Utilisez les fonctionnalités de cryptage sur votre ordinateur ou un logiciel de cryptage spéciale pour mot de passe protéger le contenu des dossiers qui stockent des informations sensibles résident.

Cependant, vous choisissez de stocker des informations requérant et résident, limiter l'accès à cette information à seulement un ou deux autres personnes. Les gestionnaires immobiliers et d'autres travailleurs ont été connus pour voler les identifiants résidents pour leur propre usage ou pour vendre à d'autres en ligne. Vous ne pouvez pas tout à fait en mesure d'empêcher un tel vol, mais vous pouvez limiter en limitant l'accès à seulement un couple de personnes nécessaires.

Si vous découvrez une violation de sécurité, aviser immédiatement toute personne dont les renseignements personnels peut avoir été compromise, y compris les demandeurs déboutés. De nombreux États exigent invite notification- visiter le site Web d'action des consommateurs pour trouver des détails qui appliquent à votre état.