Comment faire pour créer un système de classement pour une fiducie

Organisation est la clé, et pas plus que quand vous êtes un fiduciaire. Le constituant a compté sur vous pour gérer les actifs de la fiducie compétence. Lorsque vous êtes organisé, vous savez où les documents et dossiers importants de la fiducie sont, qui vous aide à administrer correctement et efficacement la confiance.

Défaillances organisationnelles peut signifier plus de temps consacré à la recherche d'un élément crucial de la correspondance ou, plus important encore, le défaut de procéder à une distribution ou un fichier requis et payer les impôts de la fiducie. Commencez votre administration en tant organisée d'une manière que vous le pouvez, et comme avec la plupart des choses dans la vie, vous verrez que presque tout ce que vous faites sera plus facile et prennent moins de temps.

Organiser la confiance dans le bon sens

En commençant par le pied droit lors de l'administration d'une fiducie est important. Alors, où allez-vous commencer? Le jour où vous découvrez que vous êtes un fiduciaire est le jour que vous devriez commencer à organiser l'administration de la fiducie. Que faites-vous pour commencer? Même si beaucoup l'administration se fait en ligne ces jours-ci, vous pouvez toujours vouloir se diriger à votre fourniture de bureau ou dans un magasin de papeterie pour les éléments suivants:

• Fournitures de papier: Pick-up fichiers de Manille, chemises, étiquettes, blocs comptables spéciales (si vous n'êtes pas à l'aise de travailler avec une feuille de calcul de l'ordinateur), plaquettes juridiques (ou ce que vous préférez faire des notes sur), et tout ce que vous pensez peut être utile de vous .

• Divers tampons encreurs (et de l'encre si nécessaire): Si vous allez à la collecte de chèques de dividendes et / ou intérêts, vous pouvez acheter un “ pour dépôt seulement ” timbre pour le dos de vos chèques, ou un timbre à date à mettre sur tous confiance correspondance que vous recevez.

• Un classeur: Vous voulez vraiment celui qui verrouille et est raisonnablement résistante au feu.

• Un ordinateur, une imprimante et une connexion Internet (si vous ne les avez pas déjà disponible pour vous): Si la confiance est assez grand, assez complexe, et continuera suffisant pour justifier le coût à long, ces investissements seront inestimables.

La plupart du travail que vous devez faire pour une fiducie peut être fait sur un ordinateur, et avoir un peut vous faire économiser beaucoup de temps et d'argent au cours de l'administration de la fiducie, mais il est important de maintenir des sauvegardes actuelles de tout, de préférence à la fois sur papier et sur support informatique.

Cela signifie que la photocopie de documents et de les mettre dans de multiples endroits, ayant de sauvegarde sur Internet hors site, et même la sauvegarde sur un disque dur externe que vous verrouillez ensuite dans une boîte de dépôt de sécurité anti-feu. Ne présumez pas que, juste parce que tout le monde dit qu'ils sont maintenant des sauvegardes, vous pouvez recréer vos dossiers si ils sont perdus.

Avec vos fournitures en main, créer des dossiers de fichiers. Voici quelques-unes que vous positivement, veulent absolument avoir, si vous avez un système manuel ou électronique dépôt. Gardez à l'esprit que certains de ces fichiers peuvent être détruits au plus tard un autres DATE- vous voudrez peut-être bronzé. La liste suivante vous montre les fichiers que vous voulez conserver en permanence:

• Instrument de fiducie

• Inventaire de début

• Comptes annuels

Vous pouvez détruire ces fichiers lorsque vous avez terminé avec eux. Rappelez-vous, cependant, que la notion de temporaire est relatif. Dans de nombreux cas, tu ne vas pas vouloir lancer ces fichiers sur le bûcher pendant de nombreuses années:

• Les relevés bancaires et chèques annulés, déposées par date: Vous pouvez les détruire après que vous avez préparé les comptes annuels et après les bénéficiaires ont consenti à ces comptes. Si cela est une fiducie d'homologation, accrochez-les jusqu'à ce que le compte d'homologation a été autorisé.

• Déclarations de courtage et les confirmations stocks de commerce, déposées par date: Accrochez-les aussi longtemps que vous gardez les relevés bancaires et les chèques annulés.

• Déclarations d'impôt sur le revenu, soit déposées successivement par date dans un dossier ou dans des dossiers distincts pour les rendements de chaque année: Conservez une copie de toutes les déclarations d'impôt sur le revenu pendant au moins sept ans après que vous les produisez.

• Correspondance, déposée par date: Selon le contenu des lettres, vous pouvez accrocher vieille correspondance jusqu'à ce que la fiducie prend fin et tous les comptes ont été sanctionnée. Vous pouvez placer le vraiment vieux correspondance dans le stockage, cependant.

• E-mails, ainsi que des notes et des notes concernant les conversations téléphoniques et les réunions, déposées par date: Tenez aussi longtemps que vous gardez vos dossiers de correspondance. Vous seriez surpris de voir combien de fois vous avez besoin de faire référence à des informations historiques.

• Facturation: Oui, en tant que fiduciaire vous facturez la confiance pour vos frais, sauf si vous choisissez de renoncer à des frais de fiduciaire parce que la confiance est un membre de la famille ou pour une autre raison. Vous voulez garder une trace de ce que vous facturez et ce que vous basez vos frais sur. Vous pouvez les détruire avec les relevés bancaires et de courtage.

• Divers: Ce fichier est où vous mettez tout ce que vous pensez est important mais ne rentre pas vraiment dans aucune des autres catégories. Si vous placez vieille correspondance, e-mails et mémos dans le stockage, vous devriez probablement mettre ces anciens fichiers divers là aussi. Après la fiducie prend fin, vous pouvez les détruire.

  Bien sûr, chaque fiducie est différente, et vous pouvez constater que votre fichier divers est la plus grande dans le tiroir. Si tel est le cas, voir si vous pouvez regrouper ces informations dans certaines catégories de fichiers supplémentaires et réduire cette baisse à une taille gérable. Le plus finement que vous êtes en mesure de trancher les informations que vous gardez, plus facilement, vous pouvez trouver exactement ce que vous cherchez lorsque cela est nécessaire.

Gardez l'acte de fiducie à portée de main

Vous peut-être déjà lu l'acte de fiducie et êtes assez certain que vous savez ce qui contenait en elle. Vous ne pouvez pas lire, et comprendre, le tout dans un acte de fiducie séquentiellement. Au moment où vous atteignez effectivement les pages de signature à la fin, vous ne me souviens même le nom de la fiducie, et encore moins ce que le rappel de l'article VII ou du paragraphe 3 (B) (ii) (c) dit.