10 conseils pour protéger votre but non lucratif

Protéger votre organisme sans but lucratif englobe les tâches qui peuvent aller de l'achat de sacs de sable pour le dépôt des formulaires gouvernementaux. Ces activités devraient être entraînés par une évaluation continue, réfléchie des risques de votre organisation.

Sommaire

Évaluer vos risques

L'évaluation des risques doit être une partie de la routine de votre planification et des opérations. Votre liste devrait comprendre:

  • Localisation et installation

  • Activités et programmes

  • Bénéficiaires de vos programmes

  • Systèmes financiers et de gestion

  • Les employés

  • Communications et de la réputation

Plan pour les situations d'urgence

Votre plan d'urgence doit comporter trois éléments:

  • Prévention des problèmes en éliminant autant que possible les risques potentiels.

  • Préparation aux situations d'urgence en concevant des procédures et l'attribution des rôles pour les adopter.

  • Formation tout le monde sur votre personnel pour répondre à plusieurs scénarios. Percer et pratiquer vos réponses.

Il est sage pour votre but non lucratif de mettre sur pied une équipe de planification d'urgence de trois ou quatre bénévoles, le personnel et les membres du conseil d'administration.

Votre équipe d'urgence devrait:

  • Préparez-vous à assurer que les allées et venues et la sécurité des membres du personnel et leurs familles.




  • Planifier des itinéraires d'évacuation, de répertorier les abris à proximité, casernes de pompiers, ou les dangers.

  • Recueillir et des fournitures d'urgence de magasin.

  • Protégez vos dossiers.

Déposer des formulaires fédéraux annuels

Chaque année, le gouvernement fédéral exige 501 (c) (3) organismes sans but lucratif à présenter une Retour des organisations exonérées d'impôt sur le revenu, communément appelé Formulaire 990. La complexité de ce document varie selon la taille de votre organisation:

  • Le 990-N ou e-carte postale est pour les organisations ayant des revenus bruts de moins de 50 000 $.

  • Le 990 ou 990 Short Form-EZ est pour les organisations ayant des revenus bruts de 50 000 $ ou plus, mais moins de 200 000 $ et un actif total de moins de 500 000 $.

  • Le 990 est pour les organisations qui sont plus grands que ceux autorisés à déposer la 990-N ou le 990-EZ.

Déposer des formulaires annuels de l'Etat

Chaque État a ses propres lois et règlements pour savoir comment et quand un but non lucratif doit rendre compte de ses activités. Dans certains Etats, votre but non lucratif recevra une exemption de taxe de vente.

Si vous changez vos statuts constitutifs ou les statuts au cours de l'année, vous aurez besoin de suivre les lois de votre état ou les règles décrites dans vos règlements pour enregistrer le changement.

En outre, plus de 30 États, le District de Columbia, et certains gouvernements locaux sans but lucratif ont besoin d'inscrire et de payer une cotisation annuelle si elles sont collecte de fonds dans l'état.

Payer les impôts de l'emploi

Organismes sans but lucratif doivent payer des impôts de l'emploi, y compris la part de l'employeur de l'emploi et la sécurité sociale et des taxes d'assurance-chômage. Dans la plupart des cas, ces taxes sont versées trimestriellement à déclarer conseils fiscaux et l'Internal Revenue Service. Non chaque État exige organismes sans but lucratif de payer des impôts de chômage mais chaque but non lucratif doit payer les taxes fédérales de chômage.

Taxes sur l'emploi non rémunérés sont l'un des rares passifs à but non lucratif qui peuvent être saisis à partir des comptes bancaires des membres du conseil d'administration de l'organisation. Vérifiez auprès de votre bureau de chômage de l'Etat local ou ministère du Revenu de dépôt et de paiement des exigences de votre état.

Déclarer les paiements à des consultants

Si votre organisation embauche un consultant et ce consultant est payé 600 $ ou plus au cours d'une année, votre but non lucratif doit déclarer ces paiements par le dépôt du formulaire de l'IRS 1099 peu de temps après la fin de chaque année civile. Certains États exigent également que cette information soit rapporté. Consultez le site Web de l'IRS pour plus d'informations.

Maintenir la transparence

Organismes sans but lucratif devraient être loyales et honnêtes dans leur prestation de services, les questions de personnel, la collecte de fonds, et les finances. Une chose intelligente à faire est de revoir les règles de l'IRS pour la divulgation publique. Les pratiques de transparence à considérer sont:

  • Soyez honnête avec les donateurs sur la façon dont leurs contributions sont utilisées et leur offrir la possibilité de refuser d'être identifié en tant que contributeurs.

  • Avoir une politique sur les conflits d'intérêts pour les personnel et les membres.

  • Diffusez votre déclaration la plus récente 990 ou financière sur votre site web.

  • Adopter une plainte et dénonciation politique interne conformément aux lois de votre état.

Répondre à la presse négative

Même les bons, organismes sans but lucratif de conscience peuvent attirer l'attention des médias négatif, exactes ou non. Lorsque mauvaise presse se pose:

  • Ne pas parler au public jusqu'à ce que vous avez pleinement enquêté sur la plainte et que vous êtes prêt à faire une déclaration claire.

  • Décider sur un petit nombre de personnes qui sont autorisés à parler aux médias.

  • Répondre aux questions des médias directement et honnêtement, mais aussi veiller à insérer un message positif sur la façon dont vous corriger la situation ou de la valeur du travail de votre organisation.

  • Reconnaître et aborder la controverse sur votre site web, dans un communiqué de presse, et - si elle est une préoccupation majeure - dans une lettre à vos bailleurs de fonds et des donateurs.

Protéger votre réputation en ligne

Les informations communiquées en ligne est important à la réputation de votre organisation. Les commentaires négatifs recueillis sur votre site ou pages de médias sociaux peuvent être dommageables.

Si quelqu'un est déçu par vos services, des excuses et les inviter à essayer de nouveau, soit sans frais ou à un prix réduit. Traiter les commentaires de la critique constructive avec respect. Généralement, il est préférable d'ignorer colère, commentaires vengeurs.

Déterminer les besoins d'assurance

Les besoins d'assurance d'un but non lucratif varient. Tous les organismes sans but lucratif devraient souscrire une assurance de responsabilité civile générale. Vous devez acheter types spécialisés d'assurance responsabilité si votre organisation a significative le contact direct avec le client qui implique un risque potentiel.

Si votre organisation produit occasionnellement des événements ou effectue des travaux dans des endroits autres que son bureau central ou d'un bâtiment, double-assurez-vous que vous êtes couvert pour ces événements hors site. Vous devrez peut-être acheter un avenant à votre police d'assurance responsabilité civile pour couvrir de telles situations.

Vous devriez aussi acheter “ non-propriétaires / embauché ” l'assurance automobile en cas d'un employé ou d'un bénévole est impliqué dans un accident d'automobile.

Dans la plupart des Etats, l'assurance d'indemnisation des travailleurs est requise par la loi. Si un employé est blessé dans l'exercice de son travail, cette assurance permet de protéger à la fois l'employé et l'employeur.

Autres types d'assurance à considérer sont:

  • L'assurance des biens pour les dommages matériels et équipements possédés ou loués par le but non lucratif

  • Obligations des employés d'assurance de la malhonnêteté ou de fidélité pour se protéger contre le détournement de fonds

  • Administration et l'assurance des agents pour protéger les administrateurs et des dirigeants actifs personnels contre les poursuites contre l'organisation à but non lucratif.


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