Comment créer des budgets pour les programmes ou les services à but non lucratif

Si vous ressemblez à de nombreux organismes sans but lucratif, vous gérez plusieurs programmes ou services. Chacun de ces programmes a un budget qui doit tenir dans le budget global de votre organisation à but non lucratif.

Supposons que lorsque votre organisation à but non lucratif commence, vous offrez un seul programme - un centre après l'école qui fournit le tutorat et aide aux devoirs pour les enfants à faible revenu. Le programme clique vraiment, et plus les enfants commencent à apparaître après l'école - les uns parce qu'ils ont besoin de tuteurs, mais d'autres parce que leurs parents travaillent et les enfants ont besoin d'un endroit sûr où aller. Pour servir ces nouveaux participants, vous ajoutez des cours d'art et un programme sportif.

Alors maintenant, au lieu d'un programme, vous avez trois. Chacun a ses propres besoins budgétaires. A trains de coordonnateur du programme et recrute les tuteurs et les achats de livres, des cahiers et des fournitures scolaires. Le programme d'art exige du temps, les fournitures, l'espace d'un artiste pour faire de l'art, et l'accès à un four.

Pour offrir un programme sportif, votre agence loue la salle de sport voisine, engage quatre voitures, emploie un coordonnateur des bénévoles à recruter les parents et les autres entraîneurs adjoints, et achète du matériel. Les coûts spécifiques d'un programme - livres, fournitures d'art, des entraîneurs - sont appelés son direct coûts.

Mais chacun des trois programmes dépend aussi sur les matériaux et les services fournis par les personnes qui travaillent au nom de l'ensemble de l'organisation, tel que le temps plein directeur exécutif de votre agence, le directeur du développement à temps partiel, et le comptable.

Chacun des trois programmes après l'école utilise également des bureaux, les services publics, les téléphones et les documents imprimés de l'organisation. Les coûts que les différents programmes partagent - tels que le salaire du directeur exécutif, des services de comptabilité, loyer et les factures de téléphone - sont appelés indirect coûts. Vous pouvez penser de ces coûts partagés comme la colle qui tient le but non lucratif ensemble.

Lorsque vous préparez un budget de programme ou d'un service, vous voulez inclure à la fois les coûts directs et les coûts indirects.

Les coûts directs sont assez simples. Par exemple, vous savez ce que vous avez à payer vos tuteurs par heure, et vous savez combien d'heures ils travaillent. Mais les coûts indirects peuvent être collante, et non parce qu'ils sont la colle organisationnelle. Ils sont collant à traiter parce déterminer comment les diviser précisément parmi les activités de votre organisation est difficile.

De nombreux bailleurs de fonds sont réticents à payer les vrais coûts indirects associés aux programmes, et, si votre organisation dépend fortement des subventions, cette réticence peut vous mettre dans la position financière délicate d'être en mesure de payer pour un célèbre entraîneur de basket-ball, mais de ne pas allumer les lumières dans le gymnase.

Lorsque votre organisation est relativement faible avec seulement quelques programmes, vous pourriez être en mesure de tenir des registres précis de la façon dont les membres du personnel passent leur temps, combien de pieds carrés dans un bâtiment un programme utilise, et même combien de matériel de bureau chaque contrôles de membres du personnel sur de l'armoire d'alimentation. Basé sur ces dossiers, vous pouvez assez estimer vos coûts indirects.

Comme votre organisation se développe dans la complexité et le nombre de programmes, vous pouvez calculer les coûts indirects en utilisant une formule vous dérivez basé sur vos coûts directs. Voici quelques exemples de formules et des mesures pour les en tirer.

Dans de nombreux cas, vous pouvez raisonnablement supposer que les coûts indirects d'un programme en corrélation avec ses coûts directs, ou un programme qui est plus cher exige une plus grande surveillance du personnel et plus de l'utilisation de l'espace de bureau. Dans le cas du centre après l'école, tous les coûts indirects - qui comprennent un salaire pour le directeur, un comptable contrat, le loyer, les services publics, les téléphones, et l'impression - Total 130 500 $.

Selon ce chiffre, vous pouvez mettre ensemble les coûts directs et indirects en une véritable situation financière de chaque programme en multipliant le 130 500 $ en coûts indirects selon les pourcentages ont été calculés pour les coûts directs. Voici la répartition proposée.

Parfois, les organisations écrivent un budget de projet en identifiant tous les coûts directs en détail et puis en montrant les coûts indirects comme une somme forfaitaire au bas de la liste des dépenses. Mais certaines sources de financement rechignent à payer pour les coûts indirects quand ils sont présentés de cette façon. Les bailleurs de fonds veulent savoir ce que les dépenses réelles contribuent à ces coûts indirects.

Vous devez montrer spécifique coûts indirects point par point plutôt que de les tout amalgame. Pour le programme de tutorat, par exemple, vous souhaitez montrer 17 pour cent du salaire de la directrice générale, 17 pour cent des frais de la comptable, et ainsi de suite.