Comment tenir des réunions du conseil d'administration sans but lucratif efficaces

La plupart des travaux du conseil d'administration sans but lucratif se fait à des réunions, soit avec la pension complète ou en comités. Le président du conseil d'administration est chargé de veiller à ce que les réunions sont bien organisées et commencent et se terminent à une heure programmée. Dommages Rien efficacité du conseil plus de réunions mal organisés qui ne restent pas sur le sujet et que se poursuivre jusque tard dans la nuit. Les membres du conseil à but non lucratif sont volunteers- ils ne sont pas payés à l'heure.

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Si l'organisation a un directeur exécutif, le président peut déléguer certaines responsabilités pour la mise en place des réunions. En fin de compte, cependant, une partie du travail du président est de voir que les membres du conseil d'administration disposent de l'information dont ils ont besoin pour prendre de bonnes décisions et qu'ils le fassent dans un délai raisonnable.

Comment faire pour obtenir membres à se manifester

Dire combien de fois un conseil d'administration devrait se réunir est impossible. La seule vraie réponse est aussi souvent qu'il le doit. Un calendrier des réunions dépend des besoins de l'organisation et le volume d'affaires réalisé aux réunions du conseil. Quelques conseils à but non lucratif se réunissent qu'une fois par an, au minimum légal.

Ceux-ci ont tendance à être faibles mais stables organisations avec un ou deux employés. La plupart des conseils à but non lucratif se réunissent plus fréquemment qu'une fois par certains d'année réunira trimestriellement, certains se réunissent tous les deux mois, et d'autres planifient des réunions mensuelles. Bien sûr, le président du conseil d'administration peut convoquer une réunion du conseil d'administration à tout moment si le conseil d'administration doit gérer les affaires spéciale.

L'avantage d'avoir des réunions du conseil d'administration plus fréquentes est que les membres du conseil d'administration sont plus engagés dans la gouvernance de l'organisation. L'inconvénient - surtout si l'ordre du jour ne comprend pas beaucoup d'affaires - est que les membres du conseil d'administration peuvent être plus tentés de sauter réunions.




Certains conseils planifier des réunions au début de l'année pour l'ensemble de l'année. En entrant ces dates dans leurs agendas de rendez mois à l'avance, les membres du conseil d'administration sont moins susceptibles de planifier d'autres événements sur les mêmes jours et sont plus susceptibles d'assister aux réunions.

Par exemple, si vous répondez mensuel, vous pouvez programmer vos réunions pour le deuxième mardi de chaque mois. Si vous n'êtes pas présent organisé, toujours planifier la prochaine réunion avant la fin de la présente réunion. Cela est beaucoup plus facile que d'essayer de planifier une réunion par téléphone ou par e-mail.

Certains conseils utilisent une liste de diffusion, Google Groupes, ou une autre ressource en ligne pour communiquer entre les réunions du conseil d'administration et de compiler les documents dans un endroit facilement accessible.

Comment conduire des réunions efficaces

Si vous êtes à la recherche de quelques conseils pour assurer les réunions du conseil efficaces, consultez les idées suivantes:

  • Programmer une réunion entre le directeur exécutif et du conseil président avant la réunion. Cela peut être fait en personne ou par téléphone, mais il est une étape importante dans la détermination de l'ordre du jour et de la mise au point de la prochaine réunion. La réunion permet également le Directeur exécutif de mettre à jour le président sur les questions de personnel, les possibilités de financement, et toutes les zones où le conseil d'administration a besoin pour offrir des conseils et un soutien supplémentaire.

  • Dix jours à deux semaines avant une réunion du conseil d'administration, envoyer une annonce de la réunion à tous les membres du conseil d'administration. Inclure les minutes de la dernière réunion et un ordre du jour pour la prochaine réunion. Inclure aussi les rapports des comités, les états financiers, ou la recherche de fond que le conseil va discuter lors de la réunion.

    Si les minutes de la réunion comprennent une liste de tâches pour les membres du conseil d'administration à remplir avant la prochaine réunion, essayez d'envoyer des membres un brouillon des minutes dès après la réunion que possible afin qu'ils peuvent commencer.

  • Limitez la durée des réunions de deux heures ou moins, si possible. Après deux heures, surtout si vous êtes tenue de la réunion dans la soirée, l'attention commence à décliner. Si vous devez aller plus de deux heures, prendre une pause. Offrant des rafraîchissements est toujours une bonne idée.

  • Essayez de trouver une salle de conférence pour la réunion. La tenue d'une discussion autour d'une table de conférence est beaucoup plus facile que de tenir un dans le salon de quelqu'un. Le tableau offre un endroit pour mettre des documents, et les gens ne discuterai pas sur qui est le fauteuil. Il définit également le stade et implique que le travail doit être fait.

    Évitez de tenir des réunions dans les restaurants et cafés, si possible. Les niveaux de bruit sont trop élevés pour faire bonne discussion possible, et de toute l'activité est une distraction constante. Vous avez également aucune intimité.

  • Stick à l'ordre du jour. Ne pas permettre aux gens de se promener hors sujet. Certains agendas définir le temps alloué à la discussion après chaque élément. Vous n'êtes pas obligé de le faire, mais si vos réunions ont été virant hors cours, la fixation de limites de temps peuvent aider à contrôler eux.

  • Suivre Les Règles de procédure Robert. Vous ne devez pas être trop formelle dans vos réunions (de nombreuses réunions du conseil d'administration sont très occasionnel), mais ayant une connaissance de base de quand faire un mouvement et quand appeler la question est utile. Avoir une copie des règles parlementaires acceptées peut venir dans maniable.

  • Merci de votre conseil. Les membres du Conseil sont des bénévoles qui donnent temps et d'argent à votre organisation. Profitez de chaque occasion lors des réunions pour vous assurer qu'ils sont appréciés. Parler de leurs noms, le cas échéant dans les bulletins et communiqués de presse. Petits cadeaux sont parfois utiles, mais ne soyez pas extravagant. Vous ne voulez pas être accusé de gaspiller l'argent de l'organisation.


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