Comment garder les livres de votre but non lucratif organisée et courant

Après avoir créé un budget, vous avez besoin de mettre en place un système pour garder cohérentes, enregistrements organisés de vos informations financières à but non lucratif. Vous pouvez choisir de faire votre comptabilité à la main ou avec un logiciel de comptabilité. Comptabilité, comme le monde des organismes sans but lucratif, a des moyens spécifiques de faire les choses. Il existe deux approches comptables fondamentaux.

Différents systèmes comptables

Vous rencontrerez deux systèmes standard pour la compilation et la présentation des informations sur l'histoire financière de votre organisation: espèces et de transactions. Voici quelques façons ils diffèrent:

• Un système de trésorerie ressemble étroitement à la façon dont la plupart des gens gardent leurs chéquiers. Vous entrez dans le revenu dans les livres quand vous recevez et déposez un chèque ou en espèces. Vous entrez frais lorsque vous payez un projet de loi. Beaucoup trouvent un système de trésorerie à être une approche à l'aise parce qu'il est simple. Lorsque vos livres montrent un solde positif, vous avez de l'argent à la main ou à la banque.

• Un système d'exercice reconnaît les revenus quand il a promis et charges quand ils sont tenus. Supposons que vous recevez une lettre d'attribution de la subvention d'une fondation promettant votre organisation 60 000 $ sur une période de deux ans. Cette subvention va être payé en quatre chèques de 15 000 $ chacun.

  Dans un système d'exercice, vous entrez dans l'ensemble de 60 000 $ à titre de revenu dans vos livres alors que cet argent est promis - lorsque vous recevez la lettre d'attribution de la subvention. Du côté des dépenses, vous entrez vos factures dans vos livres quand vous engagez eux - qui peut être avant ils sont dus.

Chacune de ces approches présente des inconvénients possibles:

• Dans les livres de trésorerie, votre organisation peut doivent de l'argent dans les factures impayées, mais ces dettes ne sont pas apparents, car ils ne sont pas sur vos livres jusqu'à ce qu'ils soient payés.

• Dans les livres de trésorerie, votre organisation peut avoir été attribué une subvention importante, mais peut sembler pauvres parce que vous ne l'avez pas reçu le chèque.

• Dans les livres de caisse, il est plus difficile de dire si vous devez de l'impôt sur la masse salariale.

• Dans les livres d'exercice, vous avez été promis une contribution importante mais pas encore reçue. Vous ne pouvez avoir aucune argent dans la main, mais vos livres regarder comme si vous avez un revenu excédentaire.

Garder les livres par un système d'accumulation est de pratique comptable standard pour sans but lucratif et est recommandé par le Financial Accounting Standards Board. Pour être honnête, cependant, les petites organisations peuvent souvent se débrouillent avec un système de trésorerie sur une base quotidienne, puis les transférer à une présentation d'exercice une fois par trimestre ou à la fin de leur exercice.

Considérez logiciel de comptabilité

Si vous décidez d'utiliser un logiciel pour garder vos livres, vous pouvez acheter des types qui sont conçus spécifiquement pour les organismes sans but lucratif, qui ont des besoins différents et utiliser un peu de conditions différentes de celles entreprises à but lucratif. Vous devriez envisager de choisir un de ces produits destinés aux organismes sans but lucratif, si les comptables diffèrent si cela est nécessaire. Certains logiciels de comptabilité que de nombreuses petites organisations utilisent QuickBooks comprennent par Intuit, Sage 50, et le Fonds EZ.

Si plus de quatre ou cinq personnes dans votre organisation seront en utilisant le logiciel de comptabilité, si votre budget dépasse 1 million $, ou si vous avez besoin de suivre de nombreux programmes, vous voudrez sans doute investir dans un logiciel de comptabilité plus complexe.

Il est également important, si votre but non lucratif a plusieurs membres du personnel à temps plein, il aura besoin de systèmes pour gérer la paie et suivi du temps et des présences. Paie en ligne de Intuit est populaire parmi les petites organisations, et plus grands organismes sans but lucratif peut préférer ADP (Automatic Data Processing) ou le temps de suivi des outils tels que Kronos.

Le journal en ligne Idealware est une excellente source d'articles, des blogs, des webinaires et des forums sur la technologie pour les organismes sans but lucratif.

Lors de la création de votre budget de démarrage, ne pas oublier d'inclure un logiciel de comptabilité - le coût d'achat du paquet ou d'un service en ligne, de sa mise en place, et d'être formé à son utilisation. Comme votre organisation se développe et vous avez besoin des logiciels plus sophistiqués, le temps d'installation sera plus grande.