Comment préparer les états financiers de votre but non lucratif et procéder à une vérification

Budgets et les états de trésorerie prédisent l'avenir financier de votre organisation à but non lucratif. Mais vous avez aussi besoin d'examiner le revenu et les dépenses annuelles de chaque année dans un état financier. Lorsque votre organisme sans but lucratif est petit et maigre, votre personnel ou un comptable peut préparer ses états financiers. Comme il se développe et devient plus complexe, vous aurez probablement embaucher un comptable extérieur à préparer et à la vérification de ses états financiers.

Sommaire

Comment préparer des états financiers

Si un budget est un document à propos de l'avenir, un état financier raconte l'histoire du passé de votre organisation. Organismes sans but lucratif conserver et consulter leurs dossiers financiers tout au long de l'année, et ils préparent un état financier au moins une fois par an, à la fin de l'exercice. De nombreuses organisations préparent également mensuelle ou trimestrielle “ en cours ” versions de leurs états financiers annuels.

Bien que bon logiciel de comptabilité à but non lucratif peut organiser votre information financière pour vous, la préparation et l'interprétation des états financiers est un domaine d'expertise. De nombreux organismes sans but lucratif cherchent de l'aide professionnelle à l'extérieur pour cette tâche essentielle. Si vous choisissez de préparer vos propres états financiers, vous voudrez peut-être embaucher un comptable à la fin de l'année pour les examiner pour la précision.

Les informations contenues dans vos ressemble des états financiers annuels (mais ne peut pas être identique à) 990-EZ ou 990 rapport financier que votre organisation peut être tenue de soumettre annuellement à l'IRS. Vous aurez également inclure votre état financier dans vos paquets d'orientation du conseil d'administration et avec les demandes de financement. Certaines organisations publient dans un rapport annuel.

La valeur d'un audit

À la fin de l'année, votre organisation peut être nécessaire ou peut choisir d'avoir ses livres vérifiés par un comptable public certifié (CPA) ou d'une entreprise. Ce service comprend une étude formelle des politiques et des systèmes de l'organisation de la gestion de ses finances, un examen de ses états financiers et de commentaires sur l'exactitude de ces déclarations.




Le comptable peut émettre un opinion sans réserve, ce qui signifie que les déclarations semblent être précis. Dans “ auditeur parler, ” le comptable n'a pas trouvé inexactitudes importantes - des renseignements faux ou manquant. Si les auditeurs des recommandations à faire sur la façon dont l'argent est géré ou comment les finances sont comptabilisés et présentés, ils ne peuvent délivrer un lettre de la direction au conseil sur la façon dont l'organisation peut améliorer ses pratiques.

Par exemple, les auditeurs peuvent dire le conseil que l'organisation n'a pas toujours recueillir les reçus originaux avant d'écrire des chèques pour rembourser staff- que les coûts de déplacement du personnel ont augmenté de façon spectaculaire, sans cette augmentation étant approuvé par le conseil d'administration (et enregistré en conseil minutes) - ou Les employés de l'organisation sont dus tant d'heures de vacances que le travail de l'organisation pourrait être compromise si tout le monde à prendre ses vacances méritées.

Bien que certains organismes sans but lucratif regardent une lettre de gestion comme une réprimande, son point est d'aider les organisations à protéger leur santé financière par le renforcement de leurs politiques et la tenue des dossiers.

Si vous embauchez un CPA pour effectuer votre vérification ou un examen financier, assurez-vous que la personne a des connaissances sur l'expertise ou à des organisations à but non lucratif. Organismes sans but lucratif utilisent certains termes comptables et méthodes de comptabilité qui diffèrent des entreprises à but lucratif.

Avez-vous besoin d'un audit?

Quand avez-vous besoin de procéder à une vérification? Utilisez les directives suivantes pour vous aider à déterminer cela.

  • De nombreux États exigent organismes sans but lucratif qui reçoivent des contributions de plus d'une quantité spécifiée d'effectuer des vérifications. Cela varie selon les Etats. Vérifiez avec le bureau qui régule organismes sans but lucratif dans votre état (généralement le bureau du procureur général) pour voir si elle a des lignes directrices d'audit spécifiques.

  • Organismes sans but lucratif qui passent directement 500 000 $ ou plus en fonds fédéraux dans un exercice sont tenus de procéder à un audit OMB A-133 - communément appelé un audit unique. Il a un nom de fantaisie, car il est basé sur l'Office of Management and Budget Circulaire A-133. Il jette un regard particulier près la façon dont les fonds publics sont suivis au sein de l'organisation et si l'organisation respecte les lois et les règlements fédéraux.

  • Certains autres types de programmes gouvernementaux exigent également des audits de subventions ou de contrats spécifiques. Autres bailleurs de fonds peuvent également exiger des états financiers vérifiés de candidats.

Même si il est pas nécessaire, votre conseil d'administration peut décider qu'il est une bonne idée d'avoir un CPA en dehors examiner les livres. Cela fournit l'assurance que les systèmes financiers sont en bonne santé et de l'organisation est de travailler avec des informations financières précises.

Si votre organisation est nécessaire d'avoir un audit, votre conseil doit former un comité de vérification. Le président du conseil d'administration, trésorier du conseil, et de membres du personnel payés peut pas siéger à ce comité, cependant. Le comité choisit le cabinet d'audit, examine un projet de l'audit et des recommandations des auditeurs, et, si nécessaire, enquête sur les pratiques qui devraient être modifiées.

Bien que votre organisation peut apprendre beaucoup d'un audit, la pratique est pas approprié ou nécessaire pour chaque but non lucratif. Le processus est long et coûteux. Une option moins coûteuse est d'avoir un cabinet de CPA fournit une compilation formalisé ou d'un examen des états financiers annuels.

Les petits organismes sans but lucratif vont souvent cette voie pour réduire les coûts, mais encore fournir un certain niveau de confort et de l'assurance aux bailleurs de fonds que l'organisation a le niveau approprié des pratiques et contrôles financiers en place.

De nombreux organismes sans but lucratif se demandent si elles doivent chercher pro bono audits de cabinets comptables ou de demander à la société de membre du conseil de vérifier leurs livres. Un audit pro bono est une mauvaise idée, et demander à un membre du conseil d'administration de l'aide est une très mauvaise idée. Un audit doit être préparée indépendamment du personnel et du conseil de l'organisation. Il perd sa valeur comme impartiale, en dehors de la validation lorsqu'il est fourni comme un cadeau.


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