Comment créer un budget pour une collecte de fonds à but non lucratif

La ligne de fond est très simple: le total des gains de votre organisation à but non lucratif d'un événement spécial doivent dépasser le coût total - par un grand nombre, vous espérez. Mais comment voulez-vous obtenir une poignée sur les recettes et les dépenses?

Si vous êtes à la mise en scène d'un événement pour la première fois, il est particulièrement important au début du processus de demander à vos partisans de base - conseil, bénévoles, et de leadership de l'événement - combien ils ont l'intention de donner. Parce que ces gens sont les plus susceptibles de donner généreusement, connaissant leurs intentions vous aide à prévoir les résultats globaux.

Parfois, des événements de collecte de fonds prennent une couple d'années d'obtenir un soutien de haut niveau, de sorte que le budget exactement combien vous l'intention de faire au cours des années un, deux et trois. Il est pas rare de briser, même la première année d'un événement ou d'avoir de petites produit net tiré de votre première entreprise.

Une autre façon d'estimer le potentiel de collecte de fonds d'un événement est de vérifier avec les organisations qui produisent des événements similaires. Si ils ont présenté une année de programme après année et le vôtre est une sortie pour la première fois, leur demander où leurs niveaux de revenu ont commencé. Essayez de peser objectivement les actifs de votre événement contre la leur. Sont vos conseils aussi bien connectés? Est-ce votre invité spécial également bien connu?

Comment comprendre du côté des revenus

Essayez de concevoir votre événement de sorte qu'il génère des revenus de plus d'une façon. Une vente de charité peut aussi inclure la vente de produits de boulangerie. Une enchère peut inclure de la publicité dans un programme imprimé avec des billets pour l'événement et les revenus générés par la vente des objets mis aux enchères. Standard catégories de revenus de l'événement comprennent:

• Les ventes de billets individuels

• Table ou un groupe de vente (généralement pour les parties de huit ou dix)

• Bienfaiteur, patron, et parrainer des dons (pour lequel les donateurs reçoivent une reconnaissance spéciale en retour de contribuer des montants supérieurs à une table ou un siège coûts de base)

• Commandites de participants à l'événement (par exemple, les engageant à contribuer un montant donné par mile run par un ami)

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  Aliments et / ou boissons ventes

• Les ventes de biens et / ou services

• Les ventes de publicité (dans les programmes imprimés, sur des bannières, et ainsi de suite)

• L'achat d'une chance (de billets de tombola, des prix de présence, etc.)

- Dépenses prévues et imprévues

Sauf un merveilleux promoteur a offert de couvrir toutes vos dépenses, votre événement coûtera de l'argent pour produire. Les catégories générales peuvent inclure les éléments suivants:

• Bâtiment / installation / emplacement (location d'espace, utilisation du site le permet, les gardes de sécurité, toilettes portatives, les tentes, les coûts de nettoyage)

• Publicité et promotion (sauver-le-date cartes postales, photographies, affiches, invitations, programmes d'activités, les coûts publiciste, l'affranchissement, site de l'événement avec une option d'achat de billets)

• Production (éclairage et de sonorisation, le travail technique, régisseurs, priseurs)

• Voyage et per diem (par des conférenciers invités, des artistes ou des invités spéciaux)

• Assurance (par exemple, une assurance responsabilité civile au cas où quelqu'un se blesse à cause de la négligence de votre organisation, ou l'assurance du transport maritime pour protéger les biens donnés)

• Nourriture et boissons (y compris les permis pour vendre ou servir de l'alcool, si nécessaire)

• Décor (fleurs, tables et chaises loués, des draps, des feux d'artifice, bannières)

• Divers (prix, récompenses, traitement de talent, des noms de membres, signes, t-shirts)

• Frais de bureau (lettre d'écriture, liste de diffusion et de gestion de site Web, la coordination de détail)

• Tous les autres frais de personnel

Toujours se renseigner sur les prix à but non lucratif, et de laisser les vendeurs savent que votre organisation est exonérée d'impôt.

En dépit de votre planification minutieuse, certaines dépenses peuvent apparaître de façon inattendue et vous amener à dépasser votre budget. Si vous prévoyez servir de la nourriture à votre événement, gardez ces conseils à l'esprit pour éviter de mauvaises surprises:

• Vérifiez que tous les frais de service et la préparation sont inclus dans le budget de la restauration.

• Si vous avez besoin d'ajouter des repas supplémentaires à la dernière minute, savoir si votre traiteur frais supplémentaires. Si vous avez commandé des repas qui ne sont pas consommés, vous avez probablement encore besoin de payer pour eux. Vérifiez sur la politique de votre traiteur.

• Si une partie du vin que vous avez acheté est pas consommée, la boutique est prête à racheter de vous?

• Si le vin a été remis à votre événement, savoir si votre traiteur facture des frais de bouchon pour l'ouverture et le servir.