Comptabilisation des Canadiens pour les nuls

La plupart des gens ne réalisent pas l'importance du département de la comptabilité en gardant une entreprise fonctionnant sans accrocs et des retards. Voilà sans doute parce que les comptables de superviser la plupart des fonctions de back-office dans une entreprise - par opposition à la vente, par exemple, qui est une activité de première ligne, à l'air libre et dans la ligne de feu. Allez dans n'importe quel magasin de détail, et vous êtes au cœur des activités de vente. Mais avez-vous jamais vu le service de comptabilité d'une entreprise dans l'action?

Sommaire

La liste suivante vous donne une idée assez claire des fonctions de back-office que les comptables exécutent:

  • Paie: Les salaires et traitements totaux gagnés par chaque employé à chaque période de paie, qui sont appelés salaires bruts ou aux recettes brutes, doivent être calculés. Basé sur des informations privées en détail dans les dossiers du personnel et aux gains des informations à jour, les quantités correctes pour impôts sur le revenu et plusieurs autres retenues sur les salaires bruts doivent être déterminés.

    Stubs, qui relèvent de diverses informations sont produites chaque période de paie et à l'employé. Les montants totaux des impôts sur le revenu retenu, Canada ou du Régime de rentes du Québec, assurance-emploi et les primes imposées à l'employé et l'employeur doivent être payés au gouvernement fédéral ou provincial à temps. Retraite, vacances, congés de maladie, et d'autres avantages que les employés gagnent doivent être mis à jour à chaque période de paie.

    La paie est une fonction complexe et critique que le département de la comptabilité effectue. Beaucoup d'entreprises externalisent des fonctions de paie à des entreprises ou des banques qui se spécialisent dans ce domaine.

  • Collections en espèces: Tout l'argent reçu de la vente et de toutes les autres sources doit être soigneusement identifiées et enregistrées, non seulement dans le compte de trésorerie, mais aussi dans le compte approprié pour la source de l'argent reçu. Le service comptable assure que l'argent est déposé dans les comptes de chèques d'affaires appropriés et que l'entreprise conserve une quantité suffisante de pièces de monnaie et la monnaie à portée de main pour faire le changement pour les clients.

    Comptables équilibrent chéquier et le contrôle de l'accès de l'entreprise aux rentrées de fonds entrants. Dans les grandes organisations, le trésorier peut être responsable de certaines de ces fonctions de flux de trésorerie et de manutention.

  • Les paiements en espèces (décaissements): Une entreprise écrit de nombreuses vérifications au cours d'une année. Le service de la comptabilité prépare toutes ces vérifications pour les signatures des dirigeants d'entreprises qui sont autorisées à signer les chèques. Le service comptable conserve tous les documents à l'appui d'affaires et les fichiers de savoir quand les chèques doivent être payés, fait en sorte que le montant à payer est correct, et transmet les contrôles à la signature.

  • Des achats et des stocks: Comptables sont généralement responsables de garder la trace de toutes les commandes qui ont été placés pour inventaire (produits destinés à être vendus par l'entreprise) et tous les autres biens et les services que l'entreprise achète. Une entreprise typique fait de nombreux achats au cours de l'année, de nombreux d'entre eux sur le crédit. Cette zone de responsabilité comprend la tenue des dossiers sur tous les engagements qui en découlent achats à crédit de sorte que les paiements en espèces sont traitées à temps.

    Le service comptable conserve également des registres détaillés sur tous les produits que l'entreprise détient à vendre et, lorsque les produits sont vendus, enregistre le coût des marchandises vendues.

  • La comptabilité de la propriété: Une entreprise typique possède de nombreux actifs substantiels à long terme appelés biens, installations et équipements - y compris le mobilier et matériel de bureau, les meubles de vente, des ordinateurs, des machines et des outils, véhicules (automobiles et camions), les bâtiments et les terres.

    Sauf pour les petits articles relativement coûteux, l'entreprise tient des registres détaillés de ses biens, à la fois pour contrôler l'utilisation des actifs et pour déterminer le montant approprié de l'amortissement pour les calculs comptables et fiscales. Le service comptable conserve ces registres de propriété.

Transactions et bilans en comptabilité




Un bilan est un instantané de la situation financière d'une entreprise à un instant dans le temps - le moment le plus important dans le temps étant à la fin de la dernière journée de la période de déclaration de revenus. Le bilan est la différence des revenus et des flux de trésorerie des états, qui rendent compte des flux sur une période de temps. Le bilan présente les soldes (quantités) des actifs d'une entreprise, les passifs et les capitaux propres à un instant dans le temps.

Remarquez les deux significations très différentes de l'équilibre à long terme. Tel qu'utilisé dans le bilan, le terme se réfère à l'égalité des deux côtés opposés d'une entreprise - total des actifs d'un côté et le total du passif et des capitaux propres de l'autre côté, comme une échelle avec des poids égaux des deux côtés. En revanche, le solde d'un compte (actif, passif, les capitaux propres, les recettes et dépenses »des propriétaires) se réfère à la quantité dans le compte après enregistrement augmente et diminue dans le compte - le montant net après toutes les additions et les soustractions ont été saisies.

Les activités ou les opérations, d'une chute de l'entreprise en trois types de base:

  • Les activités d'exploitation: Cette catégorie se réfère à faire des ventes et d'engager des dépenses, et comprend également les opérations alliées qui font partie intégrante de réaliser des ventes et d'engager des dépenses. Par exemple, une entreprise enregistre des revenus des ventes lorsque les ventes sont faites à crédit, puis, plus tard, enregistre collections de trésorerie provenant des clients. Gardez à l'esprit que les activités d'exploitation à long terme comprennent les opérations alliées qui précèdent ou qui sont à la suite de l'enregistrement des ventes et des opérations de dépenses.

  • Les activités d'investissement: Ce terme se réfère à faire des investissements dans des actifs à long terme et (éventuellement) disposer des actifs lorsque l'entreprise n'a plus besoin d'eux. Les principaux exemples de activités d'investissement pour les entreprises qui vendent des produits et services sont des dépenses en immobilisations, qui sont les montants dépensés pour moderniser, de renforcer et de remplacer les actifs d'exploitation à long terme d'une entreprise.

  • Activités de financement: Ces activités comprennent la sécurisation de l'argent de la dette et des sources de capital de participation, remboursement de capital à ces sources, et faire des distributions du bénéfice aux propriétaires. Notez que le bénéfice distribuer aux propriétaires est traitée comme une opération de financement, et non pas comme une catégorie distincte.

Un comptable peut préparer un bilan à tout moment que le gestionnaire veut savoir comment les choses se tiennent financièrement. Certaines entreprises - en particulier les institutions financières comme les banques, les fonds communs de placement et courtiers en valeurs mobilières - ont besoin des bilans à la fin de chaque journée, afin de suivre leur situation financière au jour le jour.

Pour la plupart des entreprises, cependant, les bilans sont préparés seulement à la fin de chaque mois, le trimestre et l'année. Un bilan est toujours préparé à la fermeture des bureaux le dernier jour de la période de bénéfice. En d'autres termes, le bilan devrait être en phase avec la déclaration de revenus.

Les étapes de base de la comptabilité

Comptabilité peut être rendu plus simple si vous suivez un ensemble logique d'étapes. Voici trois concepts fondamentaux qui peuvent aider à garder les choses en ordre lors de la manipulation des livres pour une entreprise.

  1. Préparer les documents de base pour toutes les transactions, les opérations, et d'autres documents de base de Événements- d'affaires sont le point de départ dans le processus de comptabilité.

    Lors de l'achat de produits, une entreprise reçoit une facture d'achat du fournisseur. Lorsque vous empruntez de l'argent de la banque, une entreprise signe un billet à payer, une copie de laquelle l'entreprise conserve. Quand un client utilise une carte de crédit pour acheter le produit de l'entreprise, l'entreprise obtient le bordereau de carte de crédit en tant que preuve de la transaction. Lors de la préparation des chèques de paie, une entreprise dépend de listes de salaires et des cartes de temps.

    Toutes ces formes d'affaires clés servent de sources d'information dans le système de comptabilité - en d'autres termes, les informations le comptable utilise à enregistrer les effets financiers des activités de l'entreprise.

  2. Déterminer et entrer dans les documents source les effets financiers des transactions et autres événements d'affaires.

    Transactions financières ont des effets qui doivent être enregistrées - l'entreprise est meilleure, pire, ou au moins “ différente off ” que le résultat de ses opérations. Des exemples de transactions commerciales typiques comprennent le paiement des employés, faire des ventes à des clients, emprunter de l'argent de la banque, et l'achat de produits à vendre aux clients.

    Le processus de comptabilité commence par la détermination de l'information pertinente sur chaque transaction. Chef comptable de l'entreprise établit les règles et méthodes pour mesurer les effets financiers des transactions. Bien sûr, le comptable doit se conformer à ces règles et méthodes.

  3. Assurez entrées originales d'effets financiers dans des journaux et des comptes, avec des références appropriées aux documents sources.

    En utilisant le document (s) source pour chaque transaction, le comptable fait la première, ou d'origine, entrée dans un journal puis dans les comptes de l'entreprise. Seul le fonctionnaire, tableau établi des comptes devrait être utilisée dans les transactions d'enregistrement.

    Un journal est un enregistrement chronologique des transactions dans l'ordre dans lequel ils se produisent - comme un journal intime très détaillée. En revanche, un compte est un dossier distinct, ou une page en quelque sorte, pour chaque actif, chaque passif, et ainsi de suite. Une opération affecte deux ou plusieurs comptes. L'entrée de journal enregistre la totalité de la transaction dans un place- puis chaque pièce est enregistrée dans les deux ou plusieurs comptes qui sont affectés par la transaction.

    Saisie des données de transaction correctement et en temps opportun est cruciale. La prévalence d'erreurs de saisie de données était une raison importante pour laquelle la plupart des détaillants ont commencé à utiliser des caisses enregistreuses qui lisent l'information code-barres sur les produits, qui capte plus de précision les informations nécessaires et accélère la saisie de données.

  4. Exécuter les procédures de fin de période - les étapes critiques pour obtenir les documents comptables up-to-date et prêt pour la préparation de rapports de comptabilité de gestion, les déclarations fiscales, et les états financiers.

    Une période est un tronçon de temps - d'un jour à un mois à un quart (trois mois) à un an - qui est déterminé par les besoins de l'entreprise. Un an est la plus longue période de temps que l'entreprise allait attendre pour préparer ses états financiers. La plupart des entreprises ont besoin de rapports comptables et les états financiers à la fin de chaque trimestre, et beaucoup ont besoin d'états financiers mensuels.

  5. Compiler la balance ajusté pour le comptable, qui est la base pour la préparation des rapports, des déclarations fiscales, et les états financiers.

    Après que toutes les procédures de fin de période ont été achevés, le comptable compile une liste complète de tous les comptes, ce qui est appelé la balance ajustée. Les entreprises de taille modeste maintiennent des centaines de comptes pour leurs divers actifs, les passifs, les capitaux propres, les revenus et dépenses.

    Les grandes entreprises gardent des milliers de comptes, et très grandes entreprises peuvent conserver plus de 10.000 comptes. En revanche, les états financiers extérieurs, les déclarations fiscales, et les rapports comptables internes aux gestionnaires contiennent un nombre relativement restreint de comptes. Par exemple, un exemple typique de rapports externes du bilan seulement 25 à 30 comptes (peut-être même moins), et une déclaration d'impôt sur le revenu typique contient un nombre relativement restreint de comptes.

    Le comptable prend le solde et les groupes d'essai comptes similaires ajustés en un seul montant de synthèse qui est rapporté dans un rapport financier ou le retour d'impôt. Par exemple, une entreprise peut conserver des centaines de comptes de stocks distincts, dont chacun est répertorié dans la balance ajustée. Le comptable effondre tous ces comptes en un seul résumé compte de stocks qui est présenté dans le bilan externe de l'entreprise. En regroupant les comptes, le comptable doit être conforme aux normes d'information financière établies et les exigences de l'impôt sur le revenu.

  6. Fermez les livres - apporter la comptabilité pour l'exercice écoulé à sa fin et que les choses prêt à commencer le processus de comptabilité pour l'année fiscale à venir.

    Livres est le terme commun pour ensemble complet d'une entreprise des comptes. Les transactions d'une entreprise sont un flux constant d'activités qui ne se terminent pas proprement le dernier jour de l'année, ce qui peut rendre la préparation des états financiers et des déclarations fiscales difficiles. L'entreprise a de tracer une ligne de démarcation claire entre les activités pour l'année (la période comptable de 12 mois) et terminé l'année encore à venir en fermant les livres pendant un an et à partir de nouveaux livres pour la prochaine année.


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