Dans les coulisses d'un système de comptabilité

Comptabilité fait référence au processus d'accumulation, organiser, stocker, protéger et accéder à la base de l'information financière d'une entité, qui est nécessaire pour deux fins générales. Le premier est de faciliter les opérations au jour le jour de l'entité, et la seconde est la préparation des états financiers, des déclarations fiscales et des rapports internes aux gestionnaires.

Comptabilité (également appelé la tenue des dossiers) Peut être considéré comme l'infrastructure de l'information financière d'une entité. Bien sûr, la base de l'information financière doit être complète, exacte et en temps opportun.

Chaque système d'archivage a besoin de contrôles de qualité construit en elle, qui sont contrôles internes appelés ou interne contrôles comptables. Quand une erreur se glisse dans le système, il peut être difficile d'extirper et correcte. Contrôles de saisie de données sont particulièrement importantes. La sécurité des systèmes de comptabilité en ligne et informatiques est devenue une priorité à la fois pour les entreprises à but lucratif et les organismes sans but lucratif.

Comptables concevoir les contrôles internes pour le système de comptabilité, qui servent à minimiser les erreurs dans l'enregistrement du grand nombre d'activités que l'entité exerce sur une période de temps spécifique. Les contrôles internes sont également invoquées pour détecter et décourager le vol, le détournement, la fraude et les comportements malhonnêtes de toutes sortes. En comptabilité, les contrôles internes sont l'once de prévention qui vaut une livre de guérison.

La plupart des gens ne réalisent pas l'importance du département de la comptabilité en gardant une entreprise fonctionnant sans accrocs et des retards. Typiquement, le département de la comptabilité est responsable de ce qui suit:

• Paie: Les total des salaires gagnés par chaque employé à chaque période de paie, qui sont appelés salaires bruts ou salaire brut, doivent être calculés. Basé sur des informations privées en détail dans les dossiers du personnel et des bénéfices à jour des informations, les quantités exactes de l'impôt sur le revenu, l'impôt de sécurité sociale, et plusieurs autres retenues sur les salaires bruts doivent être déterminées.

  
  
  
  
  

  Stubs, qui compte diverses informations aux employés de chaque période de paie, être attaché à des chèques de paie, ou préparés séparément si le salaire net est envoyé par voie électronique sur le compte bancaire de l'employé. Les quantités totales de l'impôt retenu sur le revenu et de cotisations de sécurité sociale, ainsi que les taxes sur l'emploi imposées à l'employeur, doivent être payés à des organismes gouvernementaux fédéraux et d'État sur le temps.

  Retraite, vacances, congés de maladie, et d'autres avantages sociaux gagnés par les employés doivent être mis à jour à chaque période de paie. En bref, la paie est une fonction complexe et critique que le département de la comptabilité effectue. Note: Beaucoup d'entreprises externalisent des fonctions de paie aux entreprises qui se spécialisent dans ce domaine.

• Collections en espèces: Tout l'argent reçu de la vente et de toutes les autres sources doit être soigneusement identifiées et enregistrées, non seulement dans le compte de trésorerie, mais aussi dans le compte approprié pour la source de l'argent reçu.

  Le service comptable assure que l'argent est déposé dans les comptes de contrôle appropriés de l'entreprise et qu'une quantité adéquate de la monnaie et la monnaie est maintenue sous la main pour faire des changements pour les clients. Comptables équilibrent le chéquier de l'entreprise et le contrôle dont les personnes ont accès à des recettes monétaires entrants.

• Les paiements en espèces (décaissements): En plus de chèques de paie, une entreprise écrit de nombreux autres contrôles au cours d'une année - à payer pour une grande variété d'achats, de payer les impôts fonciers, à payer sur les prêts, et de distribuer une partie de ses bénéfices aux propriétaires de la entreprise, par exemple.

  Le service de la comptabilité prépare toutes ces vérifications pour les signatures des dirigeants d'entreprises qui sont autorisées à signer les chèques. Le service comptable conserve tous les documents à l'appui d'affaires et les fichiers de savoir quand les chèques doivent être payés, fait en sorte que le montant à payer est correct, et transmet les contrôles à la signature.

• Des achats et des stocks: Services comptables sont généralement responsables de garder la trace de toutes les commandes qui ont été placés pour inventaire (produits destinés à être vendus par l'entreprise) et tous les autres biens et les services que l'entreprise achète - de timbres-poste à des chariots élévateurs.

  Une entreprise typique fait de nombreux achats au cours d'une année, beaucoup d'entre eux sur le crédit, ce qui signifie que les articles achetés sont reçus aujourd'hui, mais payés pour plus tard. Donc, cette zone de responsabilité comprend la tenue des dossiers sur tous les engagements qui en découlent achats à crédit de sorte que les paiements en espèces peuvent être traitées à temps.

  Le service comptable conserve également des registres détaillés sur tous les produits destinés à la vente par l'entreprise et, lorsque les produits sont vendus, enregistre le coût des marchandises vendues.

• Costing: Les coûts ne sont pas aussi évidente que leur apparence. De nombreuses décisions doivent être prises concernant les facteurs à inclure dans le coût de fabrication d'un produit, et dans les coûts d'achat des produits vendus par les détaillants comme Costco et Wal-Mart. Le suivi des coûts est une fonction majeure de la comptabilité dans toutes les entreprises.

• La comptabilité de la propriété: Une entreprise typique possède de nombreux actifs substantiels à long terme qui vont sous les noms génériques propriété, plante, et équipement - y compris le mobilier et matériel de bureau, les meubles de vente, des ordinateurs, des machines et des outils, véhicules, bâtiments, et la terre.

  Sauf pour les petits articles relativement coûteux, tels que des tournevis et des crayons, une entreprise tient des registres détaillés de ses biens, à la fois pour contrôler l'utilisation des actifs et de détermination de biens personnels et immobiliers taxes. Le service comptable conserve ces registres de propriété.