Contrôles de caisse pour votre petite entreprise

La plupart des entreprises trésorerie vides registres chaque soir et de mettre les liquidités ne sont pas déposé à la banque cette nuit dans un coffre-fort. Certaines entreprises sont même pas aujourd'hui utilisent des caisses enregistreuses traditionnelles. Ils utilisent des appareils portables pour prendre les commandes, puis un tiroir-caisse pour gérer les encaissements et décaissements. Même si votre entreprise utilise autre chose qu'un traditionnel caisse enregistreuse, les rudiments de la manipulation de l'argent restent les mêmes.

Avez-vous déjà allé dans une entreprise et essayé de payer avec une grosse facture seulement pour découvrir le caissier ne peut pas faire le changement? Il est frustrant, mais ce qui se passe dans de nombreuses entreprises, surtout quand ils ne contrôlent pas attentivement l'argent dans leurs caisses enregistreuses.

Beaucoup d'entreprises instruire leurs caissiers de déposer périodiquement leur argent dans une entreprise en toute sécurité tout au long de la journée et d'obtenir un bon de réduction de papier pour montrer l'argent déposé. Ces dépôts de jour minimiser les liquidités détenues dans le tirage au sort de trésorerie au cas où le magasin est la victime d'un vol.

Tous ces types de contrôles sont des composants indispensables des opérations commerciales modernes, mais ils peuvent avoir des conséquences qui font les clients en colère. La plupart des clients seront tout simplement marcher sur la porte et ne pas revenir si ils ne peuvent pas acheter ce qu'ils veulent en utilisant les factures qu'ils ont en main.

Au début de la journée, les caissiers commencent généralement avec un montant fixe de trésorerie dans le registre ou le tiroir-caisse. Comme ils collectent de l'argent et donnent sur le changement, le registre enregistre les transactions. À la fin de la journée, le caissier doit compter sur la quantité de changement à gauche dans le registre ou le tiroir-caisse, exécuter une copie de toutes les transactions qui sont passés par ce registre, et le total de la trésorerie encaissée.

Ensuite, le caissier doit prouver que la quantité d'argent qui reste dans ce registre ou le tiroir-caisse totalise le montant de trésorerie au début de la journée ainsi que le montant d'argent recueilli au cours de la journée.

Après le caissier équilibre le registre ou le tiroir-caisse, le membre du personnel en charge des dépôts en espèces (habituellement le directeur du magasin ou quelqu'un sur le personnel de la comptabilité ou comptabilité) prend tout encaisser l'exception du montant qui sera nécessaire pour la journée et la dépose prochaine dans la banque.

En plus d'avoir la bonne quantité de l'encaisse nécessaire pour donner aux clients le changement dont ils ont besoin, vous devez également vous assurer que vos caissiers donnent la bonne quantité de changement et de l'enregistrement effectivement toutes les ventes sur leurs caisses enregistreuses ou d'autres appareils portables. Garder un œil sur les activités de caisse est de bonne pratique d'affaires, mais il est aussi un moyen de protéger le vol d'espèces par vos employés.

Il ya trois façons caissiers peuvent empocher de l'argent supplémentaire:

• Ils ne comptabilisent pas la vente et la place empochent l'argent. Le meilleur moyen de dissuasion pour ce type de vol est la supervision. Vous pouvez diminuer la probabilité de vol grâce à la vente non enregistrés en imprimant les billets de vente que le caissier doit utiliser pour entrer dans une vente et ouvrir le tiroir-caisse.

  Si les transactions de caisse ne correspondent pas reçus de vente, puis le caissier doit montrer une transaction annulée pour le billet manquant ou expliquer pourquoi le tiroir-caisse a été ouvert sans billet.

• Ils ne fournissent pas un reçu de vente et à la place empochent l'argent. Dans ce scénario le caissier néglige de donner un reçu de vente à un client en ligne. Le caissier donne le client suivant la réception de vente non utilisés, mais ne fait pas enregistrer la deuxième opération dans la caisse enregistreuse ou autre appareil mobile. Au lieu de cela, il ou elle empoche tout l'argent.

  Dans les livres de l'entreprise, la deuxième vente n'a jamais eu lieu. Le client dont la vente n'a pas été enregistrée a un reçu valide si elle peut ne pas correspondre exactement ce qu'il a acheté, donc il ne sera probablement pas remarqué de problème, sauf si il veut revenir quelque chose plus tard.

  Votre meilleure défense contre ce type de tromperie est de poser un écriteau rappelant à tous les clients qu'ils devraient obtenir un reçu pour tous les achats et que la réception est nécessaire pour obtenir un remboursement ou échange. Fournir les reçus de vente numérotés qui incluent un duplicata peut également aider à prévenir cette caissiers de problèmes ont besoin pour produire les doublons à la fin de la journée quand prouver le montant des flux de trésorerie qui passait par leurs registres.

  En plus de la protection contre le vol par les caissiers, le système de réception des ventes imprimé peut être utilisé pour surveiller attentivement et empêcher les voleurs d'obtenir de l'argent pour les marchandises qu'ils jamais acheté.

  Par exemple, supposons qu'un voleur a pris une blouse sur un magasin, ainsi que quelques recettes de vente vides. Le lendemain, le voleur revient avec la blouse et l'une des recettes des ventes volés rempli comme si la blouse avait été effectivement acheté la veille.

  Vous pouvez repérer les fraudes parce que la réception des ventes fait partie d'un lot numérotée de reçus de vente que vous avez déjà identifié comme disparu ou volé. Vous pouvez identifier rapidement que le client n'a jamais payé pour les marchandises et appeler la police.

• Ils enregistrent un bon de crédit faux et garder l'argent pour eux-mêmes. Dans ce cas, le caissier a rédigé une note de crédit pour un client inexistant puis empoché l'argent eux-mêmes. La plupart des magasins de contrôler ce problème en utilisant un système de bons de crédit numérotée, de sorte que chaque crédit peuvent être surveillés attentivement avec quelques détails qui prouve qu'il est basé sur l'achat d'un client précédent, comme une facture.

  En outre, les magasins exigent habituellement que le gestionnaire examine la raison pour laquelle le bon de crédit, si un retour ou d'échange, et approuve la transaction avant comptant ou à crédit est donné. Lorsque le comptable enregistre le retour des ventes dans les livres, le numéro de la note de crédit est enregistrée avec la transaction afin qu'elle puisse facilement trouver le détail sur ce bon de crédit si une question est soulevée plus tard à propos de la transaction.

Même si les caissiers ne empochent pas délibérément trésorerie, ils peuvent le faire par inadvertance en donnant le mauvais changement. Si vous exécutez un magasin de détail, de la formation et de la supervision à vos caissiers est une tâche essentielle que vous devez gérer vous-même ou soit remettre à un employé de confiance.