Vérification des dossiers de journaux informatisés pour votre entreprise

Bien que vous ne devez pas fermer les pages de journal si vous gardez vos livres en utilisant un système de comptabilité informatisé, l'exécution d'un contrôle sur place (à tout le moins) de ce que vous avez dans vos dossiers papier par rapport à ce que vous avez sur votre ordinateur est une puce déplacer.

Sommaire

Pour faire cette comparaison, il suffit de lancer une série de rapports à l'aide de votre système comptable informatisé et ensuite vérifier pour être sûr que ces dossiers informatiques correspondre à ce que vous avez dans vos fichiers.

Comptes créditeurs rapports

Dans QuickBooks, aller à la navigateur de rapports et cliquez sur vendeurs Créditeurs. La première section de la page de navigateur, montré dans la figure suivante, est appelé A / P vieillissement (dus et des factures en souffrance). Cette section offre trois rapports possibles:

  • Résumé, ce qui montre combien est due pour chaque fournisseur

  • Détail, ce qui donne une liste des factures dues et en souffrance

  • Comptes créditeurs Graphique, un graphique qui illustre vos factures en suspens

    QuickBooks vous permet d'exécuter un certain nombre de rapports concernant les fournisseurs et les dettes.
    QuickBooks vous permet d'exécuter un certain nombre de rapports concernant les fournisseurs et les dettes.



La figure suivante vous montre le genre de détail que vous obtenez lorsque vous sélectionnez le rapport de Détail. Le rapport détaillé est divisé en:

  • Factures courantes

  • Des factures en souffrance de 1 à 30 jours

  • Des factures en souffrance de 31 à 60 jours

  • Des factures en souffrance de 61 à 90 jours

  • Des factures en souffrance de plus de 90 jours

De toute évidence, quelque chose dans les deux dernières colonnes - retard de plus de 60 jours - sont de mauvaises nouvelles. Vous pouvez vous attendre d'un fournisseur ou fournisseur dont les factures apparaître dans ces colonnes vous couper rapidement décollé de crédit supplémentaire jusqu'à ce que votre compte est à jour.

Le rapport des comptes créditeurs de détail fournit une liste de toutes les factures impayées, les dates des factures
Les comptes rapport Détail payer fournit une liste de toutes les factures impayées, les dates les factures ont été reçus, et les dates auxquelles ils sont dus.

Vous pouvez également utiliser les informations contenues dans le rapport Détail de vérifier que les factures papier que vous avez en attente d'être payés aux fichiers de fournisseurs correspondre à ce que vous avez sur votre ordinateur. Vous ne devez vérifier chaque projet de loi, mais il est une bonne idée de faire une vérification ponctuelle de plusieurs projets de loi. L'objectif est de vérifier l'exactitude de vos dossiers ainsi que de faire en sorte que l'entrée et de ne payer les factures en double ou inexistants.

Quand il vient aux flux de trésorerie de l'entreprise, maintenir des contrôles stricts sur les personnes qui peuvent réellement signer des chèques et comment l'information qui explique ces contrôles est enregistrée. Il est important de droits distincts pour protéger chaque aspect de votre système de comptabilité de la corruption.

Comptes débiteurs rapports

Vous pouvez également exécuter des rapports montrant les informations enregistrées dans vos comptes de créance. La figure suivante vous montre une liste de rapports possibles pour exécuter des clients Page créances.

Dans QuickBooks, vous pouvez exécuter une série de rapports qui résument les comptes clients.
Dans QuickBooks, vous pouvez exécuter une série de rapports qui résument les comptes clients.

En plus du résumé, détail, et les comptes Rapports débiteurs Graph, vous pouvez également exécuter un rapport pour Factures impayées, qui énumère les factures impayées des clients ou des déclarations, et les collections, qui répertorie non seulement les clients en souffrance, mais aussi combien ils doivent et leur contact information.

Encore une fois, la course des contrôles ponctuels sur quelques comptes clients pour être sûr vos documents papier de leurs comptes correspondent aux informations dans votre système informatisé est une bonne idée. Il ya toujours une chance que l'achat d'un client a été entré par erreur dans l'ordinateur, et vous pourriez finir par envoyer la facture à la mauvaise personne.

Autres rapports informatisés

En plus de tenir des comptes réels, tels que les comptes créditeurs ou des comptes débiteurs, votre système de comptabilité informatisé tient un journal de tous les opérations de la société. Ce journal contient (s) des détails sur toutes vos transactions sur une période de temps spécifiée et les comptes qui ont été touchés par chaque transaction. La figure suivante est une page de la revue informatisée échantillon.

Un système informatisé de comptabilité tient un journal de toutes les transactions, que vous pouvez consulter au cours de t
Un système informatisé de comptabilité tient un journal de toutes les transactions, que vous pouvez consulter au cours du processus de clôture.

Si vous avez besoin d'être rappelé de la façon dont vous avez enregistré une transaction dans votre système de comptabilité informatisé, exécutez le rapport Journal par date, isoler toutes les transactions qui ont eu lieu à un moment donné. Exécution d'un rapport par date peut être un outil utile si vous essayez de localiser la source d'une erreur dans votre livres- si vous trouvez une transaction douteuse, vous pouvez ouvrir le détail de cette transaction et de voir comment il a été conclu et où vous peut trouver le matériel source original.


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