Remplir les formulaires du gouvernement lors de la dotation votre entreprise

Une fois que vous décidez que vous voulez embaucher des employés pour votre entreprise, vous devez être prêt à faire face à beaucoup de paperasse gouvernementale. Même avant la signature de votre premier employé, vous devez commencer à déposer des formulaires gouvernementaux liés à l'embauche.

Si vous prévoyez d'embaucher du personnel, vous devez d'abord demander une Nombre d'identification de l'employeur, ou EIN. Les entités gouvernementales utilisent ce numéro pour suivre vos employés et l'argent que vous les payez, ainsi que les taxes perçues et versées en leur nom.

Avant de commencer les employés qui travaillent pour vous, ils doivent remplir des formulaires, y compris la (sous forme de retenue d'impôt) W-4 et I-9 (formulaire de vérification de la citoyenneté).

Nombre d'identification d'employeur (EIN)

Chaque entreprise doit avoir un EIN à embaucher des employés. Si votre entreprise est incorporée, ce qui signifie que vous avez déposé paperasse avec l'Etat et devenir une entité juridique distincte, vous avez déjà un EIN. Sinon, pour obtenir un EIN vous devez remplir et soumettre le formulaire SS-4.

Heureusement, le gouvernement offre quatre façons de présenter les informations nécessaires et obtenir un EIN. Le moyen le plus rapide est d'appeler l'affaire de l'IRS Spécialité Ligne d'impôt au 800-829-4933 et remplir le formulaire par téléphone. Fonctionnaires de l'IRS affecter votre EIN par téléphone. Vous pouvez aussi postuler en ligne à irs.gov, ou vous pouvez télécharger le formulaire SS-4 et l'envoyer par fax ou par courrier.

En plus de la rémunération de suivi et de taxes, la plupart des entités étatiques utilisent le numéro EIN pour suivre le paiement des impôts de chômage et les taxes d'indemnisation des travailleurs, tant que l'employeur doit payer. Certains États émettent des numéros d'identification différents, alors assurez-vous de vérifier auprès de votre centre des impôts de l'Etat.

W-4

Chaque personne que vous embauchez doit remplir un formulaire W-4 appelé “ Retenue Allocation certificat de l'employé ”. Vous avez probablement déjà rempli un formulaire W-4 au moins une fois dans votre vie, si vous avez déjà travaillé pour quelqu'un d'autre. Vous pouvez télécharger ce formulaire et en faire des copies pour vos employés.

Le formulaire W-4 vous dit, l'employeur, combien de prendre sur les chèques de paie de vos employés des impôts. Sur le W-4, les employés indiquent qu'ils soient mariés ou célibataires. Ils peuvent également prétendre aux allocations supplémentaires si elles ont des enfants ou d'autres déductions majeurs qui peuvent réduire leur facture d'impôt. Le montant des impôts sur le revenu que vous devez prendre sur le chèque de chaque employé dépend de combien de quotas il ou elle a affirmé sur le W-4.

Il est une bonne idée de demander à un employé de remplir un formulaire W-4 immédiatement, mais vous pouvez lui permettre de prendre la forme maison si il veut discuter de quotas avec son conjoint ou d'un comptable. Si un employé ne termine pas un W-4, vous devez prendre des impôts sur le revenu sur son chèque sur la base du montant le plus élevé possible pour cette personne.

Un employé peut toujours remplir un nouveau W-4 pour refléter la vie change qui ont un impact de la déduction fiscale. Par exemple, si l'employé était seule quand elle a commencé à travailler pour vous et se marie un an plus tard, elle peut remplir un nouveau W-4 et la revendication de son conjoint, l'abaissement du montant des impôts qui doivent être déduites de son chèque. Un autre changement de vie commune qui peut réduire la déduction d'impôt d'un employé est la naissance ou l'adoption d'un bébé.

I-9

Tous les employeurs aux États-Unis doivent vérifier que toute personne qu'ils ont l'intention d'embaucher est un citoyen américain ou a le droit de travailler aux États-Unis. En tant qu'employeur, vous vérifiez cette information en remplissant et en gardant au dossier un formulaire de l'US Citizenship and Immigration Services (USCIS) I-9.

Le nouvel employé remplit la section 1 du formulaire en fournissant des informations au sujet de son nom et l'adresse, l'histoire de la naissance, numéro de sécurité sociale, et la citoyenneté américaine ou d'un permis de travail.

Vous pouvez alors remplir la section 2, qui vous oblige à vérifier et copier des documents qui établissent l'identité et prouver l'admissibilité de l'emploi. Pour une nouvelle location qui est un citoyen américain, vous faites une copie d'une photo d'identité (généralement un permis de conduire, mais peut-être une carte d'identité militaire, carte d'étudiant, ou autre carte d'identité nationale) et une pièce d'identité qui prouve l'admissibilité au travail, comme une carte de Sécurité Sociale , certificat de naissance, ou un citoyen carte d'identité.

Un passeport américain peut servir à la fois comme une photo d'identité et une preuve de l'admissibilité de l'emploi. Instructions fournies avec la liste de tous les documents acceptables forme que vous pouvez utiliser pour vérifier l'admissibilité au travail.

Vous pouvez télécharger le formulaire et les instructions sur le site Web US Citizenship and Immigration Services.