Contrôle des transactions de caisse dans votre entreprise

Il est important pour les entreprises de surveiller attentivement l'argent dans leurs caisses enregistreuses et de maintenir un contrôle adéquat de toutes les transactions de la caisse enregistreuse. Avez-vous déjà allé dans une entreprise et essayé de payer avec une grosse facture seulement pour découvrir le caissier ne peut pas faire le changement? Il est frustrant, mais il arrive souvent dans de nombreuses entreprises.

La plupart des entreprises trésorerie vides registres chaque soir et de mettre les liquidités ne sont pas déposé à la banque cette nuit dans un coffre-fort. Cependant, de nombreuses entreprises instruire leurs caissiers de déposer périodiquement leur argent dans une entreprise en toute sécurité tout au long de la journée et d'obtenir un bon de réduction de papier pour montrer l'argent déposé. Ces dépôts de jour minimiser les liquidités détenues dans le tiroir-caisse au cas où le magasin est volé.

Après le caissier équilibre de la caisse à la fin de la journée, le membre du personnel en charge des dépôts en espèces (habituellement le directeur du magasin ou quelqu'un sur le personnel de la comptabilité ou comptabilité) prend toutes les espèces à l'exception du montant qui sera nécessaire pour la prochaine jour et des dépôts à la banque.

En plus d'avoir la bonne quantité de liquidités dans le registre nécessaire pour donner aux clients le changement dont ils ont besoin, vous devez également vous assurer que vos caissiers donnent la bonne quantité de changement et de l'enregistrement effectivement toutes les ventes sur leurs caisses enregistreuses. Garder un œil sur les activités de caisse est de bonne pratique d'affaires, et il est toujours un moyen de protéger le vol d'espèces par vos employés.

Il ya trois façons caissiers peuvent empocher de l'argent supplémentaire:

• Ils ne comptabilisent pas la vente dans la caisse enregistreuse et la place empochent l'argent. Le meilleur moyen de dissuasion pour ce type de vol est la supervision. Vous pouvez diminuer la probabilité de vol grâce à la vente non constatées par l'impression des billets de vente que le caissier doit utiliser pour entrer dans une vente dans la caisse enregistreuse et ouvrir le tiroir-caisse. Si les transactions de caisse ne correspondent pas reçus de vente, puis le caissier doit montrer une transaction annulée pour le billet manquant ou expliquer pourquoi le tiroir-caisse a été ouvert sans billet.

• Ils ne fournissent pas un reçu de vente et à la place empochent l'argent. Dans ce scénario, le caissier néglige de donner un reçu de vente à un client en ligne. Le caissier donne le client suivant la réception de vente non utilisés, mais ne fait pas enregistrer la deuxième opération dans la caisse enregistreuse. Au lieu de cela, il ou elle empoche tout l'argent.

• Dans les livres de l'entreprise, la deuxième vente n'a jamais eu lieu. Le client dont la vente n'a pas été enregistrée a un reçu valide si elle peut ne pas correspondre exactement ce qu'il a acheté, donc il ne sera probablement pas remarqué de problème, sauf si il veut revenir quelque chose plus tard. Votre meilleure défense est de poser un écriteau rappelant à tous les clients qu'ils devraient obtenir un reçu pour tous les achats et que la réception est nécessaire pour obtenir un remboursement ou échange. Fournir les reçus de vente numérotés qui incluent un duplicata peut également aider à prévenir cette caissiers de problèmes ont besoin pour produire les doublons à la fin de la journée quand prouver le montant des flux de trésorerie qui passait par leurs registres.

• Ils enregistrent un bon de crédit faux et garder l'argent pour eux-mêmes. Dans ce cas, le caissier a rédigé une note de crédit pour un client inexistant puis empoché l'argent eux-mêmes. La plupart des magasins de contrôler ce problème en utilisant un système de bons de crédit numérotée, de sorte que chaque crédit peuvent être surveillés attentivement avec quelques détails qui prouve qu'il est basé sur l'achat d'un client précédent, comme une facture.

• En outre, les magasins exigent habituellement que le gestionnaire examine la raison pour laquelle le bon de crédit, si un retour ou d'échange, et approuve la transaction avant comptant ou à crédit est donné. Lorsque le comptable enregistre le retour des ventes dans les livres, le numéro de la note de crédit est enregistrée avec la transaction afin qu'elle puisse facilement trouver le détail sur ce bon de crédit si une question est soulevée plus tard à propos de la transaction.

Même si les caissiers ne empochent pas délibérément trésorerie, ils peuvent le faire par inadvertance en donnant le mauvais changement. Si vous exécutez un magasin de détail, de la formation et de la supervision à vos caissiers est une tâche essentielle que vous devez gérer vous-même ou soit remettre à un employé de confiance.