La conversion de votre manuel de comptabilité à un système informatisé

Si vous êtes à la conversion d'un système de comptabilité manuel à un système informatisé, votre conversion va prendre un peu plus de temps que juste de commencer frais parce que vous devez être sûr que votre nouveau système commence par l'information qui correspond à vos livres actuels. Le processus de saisie de vos données initiales varie en fonction du logiciel que vous avez choisi. Pour vous assurer que vous convertir convenablement votre système de comptabilité, utiliser l'information qui vient avec votre Logiciels- lire le manuel, examiner les suggestions faites de démarrage que vous avez configuré le système, et cueillir les méthodes qui correspondent le mieux à votre style de fonctionnement.

Le meilleur moment pour convertir est à la fin d'une période comptable. De cette façon, vous ne devrez pas faire beaucoup de travail supplémentaire en ajoutant les transactions qui ont déjà eu lieu au cours d'une période. Par exemple, si vous décidez d'informatiser votre système comptable le 15 Mars, vous auriez à ajouter toutes les transactions qui ont eu lieu entre le 1er Mars et le 15 Mars dans votre nouveau système. Il est juste plus facile d'attendre jusqu'au 1er Avril pour commencer même si vous achetez le logiciel sur Mars 15. Alors que vous pouvez convertir en un système informatisé de comptabilité à la fin d'un mois, votre meilleur moment pour le faire est à la fin d'un calendrier ou de l'exercice. Sinon, vous devez données d'entrée pour tous les mois de l'année qui se sont écoulées.

Chaque fois que vous décidez de commencer votre comptabilité informatisée, utiliser les données de votre balance que vous avez utilisé pour fermer les livres à la fin de la période la plus récente de la comptabilité. Dans le système informatisé, entrez les soldes pour chacun des comptes dans votre balance. Actif, de passif et capitaux propres comptes devraient avoir les soldes de report, mais les comptes des revenus et dépenses doivent avoir un solde nul.

Bien sûr, si vous commencez une nouvelle entreprise, vous ne serez pas avoir un solde précédent procès. Puis vous entrez simplement les soldes que vous pourriez avoir dans vos comptes de trésorerie, les actifs votre entreprise peut posséder comme il démarre, et les passifs que votre entreprise peut doit déjà relative aux frais de démarrage. Vous ajoutez également les contributions des propriétaires qui ont été faites pour obtenir de l'entreprise ont commencé dans les comptes de capitaux propres.

Après avoir saisi toutes les données appropriées, exécutez une série de rapports financiers, comme un compte de résultat et le bilan, pour être sûr que les données sont saisies et formaté la façon dont vous l'aimez. Il est beaucoup plus facile de changer la mise en forme lorsque le système est pas bourré de données.

Vous devez être sûr que vous avez entré les bons numéros, afin de vérifier que les rapports financiers du nouveau système comptable correspondent à ce que vous avez créé manuellement. Si les chiffres sont différents, est maintenant le temps de comprendre pourquoi. Sinon, les rapports que vous faites à la fin de la période comptable seront fausses. Si les numéros ne correspondent pas, ne présumez pas le seul endroit où une erreur pourrait être est dans les données saisies. Vous trouverez peut-être que l'erreur est dans les rapports que vous avez développées manuellement. Bien sûr, vérifiez vos entrées en premier, mais si le compte de résultat et le bilan encore ne semblent pas correctes, vérifiez vos soldes d'essai ainsi.