Décider entre la comptabilité de caisse et la comptabilité d'exercice

Avant de commencer l'enregistrement des transactions d'affaires, vous devez décider d'utiliser la comptabilité de caisse ou la comptabilité d'exercice. La différence essentielle entre ces deux processus comptables est dans la façon dont vous enregistrez vos transactions en espèces.

En attente de fonds avec la comptabilité de caisse

Avec la comptabilité de caisse, vous enregistrez toutes les transactions dans les livres lorsque l'argent change effectivement les mains, ce qui signifie lorsque le paiement en espèces est reçu par la société auprès des clients ou versé par la société pour les achats ou d'autres services. La réception de trésorerie ou de paiement peuvent être sous la forme d'espèces, par chèque, carte de crédit, transfert électronique, ou d'autres moyens utilisés pour payer pour un objet.

Comptabilité de caisse ne peut pas être utilisée si un magasin vend des produits à crédit de magasin et facture le client à une date ultérieure. Il n'y a aucune disposition pour enregistrer et suivre l'argent dû par les clients à un certain moment à l'avenir dans la méthode de la comptabilité de caisse.

Cela est également vrai pour les achats. Avec la méthode de la comptabilité de caisse, le propriétaire enregistre uniquement l'achat de fournitures ou de marchandises qui seront ensuite vendus quand il paie effectivement trésorerie. Si il achète des marchandises à crédit à payer plus tard, il ne comptabilise pas la transaction jusqu'à ce que l'argent est effectivement versé.

Selon la taille de votre entreprise, vous voudrez peut-être commencer avec la comptabilité de caisse. Beaucoup de petites entreprises dirigées par un propriétaire unique ou un petit groupe de partenaires utilisent la comptabilité de caisse car il est facile. Mais que l'entreprise grandit, les propriétaires d'entreprises trouvent qu'il est nécessaire de passer à la comptabilité d'exercice afin de suivre plus précisément les revenus et dépenses.

Comptabilité de caisse fait un bon travail de suivi des flux de trésorerie, mais il fait un mauvais travail d'appariement des produits gagnés avec l'argent prévu pour les dépenses. Cette carence est un problème particulièrement lorsque, comme il arrive souvent, une entreprise achète des produits en un mois et vend ces produits dans les prochains mois.

Par exemple, vous achetez des produits en Juin avec l'intention de vendre et de payer 1000 $ en argent comptant. Vous ne vendez pas les produits jusqu'à Juillet, et qui est lorsque vous recevez l'argent pour les ventes. Lorsque vous fermez les livres à la fin de Juin, vous devez montrer la dépense de 1000 $ sans revenus pour compenser cela, ce qui signifie que vous avez une perte de ce mois. Lorsque vous vendez les produits pour 1500 $ en Juillet, vous avez un bénéfice de 1500 $. Donc, votre rapport mensuel pour Juin montre une perte de 1000 $, et votre rapport mensuel de Juillet montre un profit de 1500 $, alors qu'en réalité vous aviez des revenus de 500 $ au cours des deux mois.

Enregistrement tout de suite avec la comptabilité d'exercice

Avec la comptabilité d'exercice, vous enregistrez toutes les transactions dans les livres quand ils se produisent, même si aucun argent change de mains. Par exemple, si vous vendez à crédit de magasin, vous enregistrez la transaction immédiatement et entrez dans un compte créances jusqu'à vous recevez le paiement. Si vous achetez des marchandises à crédit, vous entrez immédiatement la transaction dans un compte Comptes fournisseurs jusqu'à ce que vous payez cash.

Comme la comptabilité de caisse, la comptabilité d'exercice a ses inconvénients. Il fait un bon travail d'appariement des produits et des charges, mais il fait un mauvais travail de la trésorerie de suivi. Parce que vous revenus enregistrement lorsque la transaction a lieu et non lorsque vous récupérez l'argent, votre déclaration de revenus peut fière allure même si vous ne disposez pas d'argent à la banque. Par exemple, supposons que vous exécutez une entreprise de construction et en complétant des emplois sur une base quotidienne. Vous pouvez enregistrer les recettes à la fin de l'emploi, même si vous ne l'avez pas encore recueilli de l'argent. Si vos clients sont lents à payer, vous pouvez vous retrouver avec beaucoup de revenus, mais peu d'argent.

Beaucoup d'entreprises qui utilisent la méthode de comptabilité flux de trésorerie moniteur d'exercice sur une base hebdomadaire pour être sûr qu'ils ont suffisamment de liquidités pour exploiter l'entreprise. Si votre entreprise est saisonnière, comme une entreprise d'aménagement paysager avec peu à faire pendant les mois d'hiver, vous pouvez établir des lignes à court terme de crédit auprès de votre banque pour maintenir des flux de trésorerie à travers les périodes de vaches maigres.