Dépôt W-2s dans le cadre de rapports de l'employé de fin d'année

Quand vous étiez un employé, vous avez probablement remarqué que chaque entreprise vous déjà travaillé pour attendre jusqu'au dernier jour possible pour vous fournir votre W-2s. Maintenant que vous êtes la préparation de ces documents pour vos employés, vous avez une meilleure compréhension du retard de vos employeurs - il faut du temps pour mettre W-2s ensemble. La préparation de ces formes peut être une tâche très fastidieuse, surtout si vous voulez vous assurer qu'ils sont corrects.

Si vous utilisez le logiciel de paie d'un système informatisé de comptabilité pour préparer vos W-2s, il ne fait aucun doute que la tâche est beaucoup plus facile, mais il faut encore du temps pour exécuter les rapports et les revoir pour être sûr que tout est exact avant d'imprimer les formes finales .

Bien que vous pouvez envoyer W-2s corrigées si nécessaire, le dépôt des formulaires supplémentaires est juste beaucoup de travail supplémentaire, si vous voulez éviter la correction d'un W-2 chaque fois que possible. La meilleure façon d'éliminer le besoin de corrections est d'être très prudent dans la vérification de toutes les informations sur les formulaires avant de les distribuer à vos employés.

Votre entreprise peut être tenu de payer des pénalités si vos formulaires W-2 sont préparés de manière incorrecte ou ne sont pas déposés à temps avec vos employés ou avec le gouvernement. Les trois niveaux de sanction pour W-2s mal classés ou W-2s pas préparés à temps sont les suivantes:

  1. 30 $ pour chaque W-2 que vous produisez en retard ou le besoin de corriger, à condition que le dépôt tardif est effectué dans les 30 jours de la date d'échéance.

    La peine maximale à ce niveau pour une entreprise est de 250.000 $. Les petites entreprises dont les revenus bruts annuels moyens inférieurs à 5 millions $ visage seulement une peine maximale de 75 000 $.

  2. 60 $ pour chaque W-2 que vous produisez en retard ou le besoin de corriger plus de 30 jours après la date d'échéance et avant le 1er Août.

    La peine maximale à ce niveau pour les grandes entreprises est de 500.000 $, et les petites entreprises font face à une peine maximale de 200.000 $.

  3. 100 $ pour chaque W-2 que vous produisez après le 1er Août ou ne parvenez pas à préparer tout à fait.

    Les peines maximales à ce niveau sont 1,5 millions $ pour les grandes entreprises et 500 000 $ pour les petites entreprises.

Vous pouvez éviter ces pénalités si vous pouvez prouver au gouvernement fédéral que votre défaut de déposer W-2s sur le temps était le résultat d'un événement hors de votre contrôle, comme un incendie qui a détruit tous vos dossiers, et non le produit de la négligence.

Vous devez également indiquer les mesures que vous avez prises pour éviter le dépôt tardif. Vous pouvez également éviter des pénalités si des informations incorrectes sur un formulaire W-2 n'a pas été significative ou n'a pas empêché le travail de l'IRS ou la Social Security Administration dans le traitement de l'information W-2.

Vous pouvez également être frappé avec une poursuite pour dommages-intérêts civils si vous produisez frauduleusement un W-2 prétendant que vous avez payé les salaires de quelqu'un que vous ne payez pas réellement. La personne peut vous poursuivre pour des dommages éventuels à cause de cette frauduleuse W-2.

La plupart des informations nécessaires pour mettre sur pied le W-2 d'un employé doit être maintenue aussi partie de vos registres de paie et donc être facile à rassembler. En remplissant le formulaire W-2, que vous pouvez voir dans la figure, vous devez fournir des informations sur les zones suivantes:

  • Encadré 1: salaires, conseils, autre rémunération. Le total dans cette case devrait également inclure la valeur des primes versées aux employés, prix, récompenses, ou des paiements non monétaires qui ne sont pas exemptés ou exclus de l'impôt.

  • Encadré 2: L'impôt fédéral sur le revenu retenu.




  • Encadré 3: les salaires de sécurité sociale. Certains avantages sont exemptés de salaires pour les fins de l'impôt fédéral sur le revenu, mais ne sont pas exemptés de la sécurité sociale.

  • Encadré 4: l'impôt de sécurité sociale retenu.

  • Encadré 5: les salaires et les conseils de Medicare. Ce montant est susceptible d'être le même que le montant de la case 3, les salaires de sécurité sociale.

  • Encadré 6: taxe Medicare retenu.

  • Encadré 7: Conseils de sécurité sociale. Des conseils à vos employés relevaient de vous doit être indiqué ici.

  • Encadré 8: Numéroté conseils. Certaines entreprises choisissent d'allouer des conseils plutôt que de recueillir et de communiquer des conseils pour chaque employé séparément. Si vous faites cela, signaler les conseils de cette boîte, plutôt que dans l'encadré 7.

  • Encadré 9: Acompte CPN. Si vous avez payé les employés des avances sur leur crédit pour revenu gagné, enregistrer la valeur de ces avances dans cette case.

  • Encadré 10: prestations de soins à charge. Si vous fournissez des prestations de soins à charge à un employé, déclarer le montant prévu dans cette case.

  • Encadré 11: plans non admissible. Dans cette boîte, vous signalez toute distribution à vos employés d'actifs des régimes de retraite non admissibles, qui sont des régimes de retraite qui ne répondent pas aux exigences du gouvernement fédéral. (Plans qualifiés tels que 401 (k) s, IRA, les pensions et les autres sont signalés sur 1099-R.)

  • Encadré 12: La boîte contient les numéros codés entre A à Z. Chaque lettre est pour signaler un type de revenu différent. Par exemple, le code A est pour l'impôt de sécurité sociale non perçus sur les conseils et le Code J est pour les indemnités de maladie non imposable. Vous pouvez obtenir une liste complète de ces codes dans la publication IRS Instructions pour les formulaires W-2 et W-3, disponible par la poste ou en ligne.

  • Encadré 13: Cette boîte contient trois boîtes que vous vérifiez selon ce qui vaut pour l'employé en question:

  • Cochez la première case, marqué Employé statutaire, si l'employé peut déclarer les revenus et les dépenses comme une entreprise, comme un agent ou un voyageur de commerce.

  • Vérifiez la deuxième case, marqué Régime de retraite, si vous fournissez un régime de retraite admissible pour vos employés.

  • Vérifiez la troisième case, marqué Tiers de l'indemnité de maladie, si vous fournissez paiement pour un employé comme un tiers pour les indemnités de maladie. Cette boîte est généralement utilisé si une tierce partie paie la rémunération des travailleurs de l'employé.

  • Encadré 14: Autre. Ceci est le lieu pour obtenir des informations que vous souhaitez partager avec l'employé, telles que des détails sur les avantages sociaux qui ont été inclus dans le total de l'encadré 1.

  • Boîtes 15-20: Dans ces boîtes, vous signalez les détails de paie de renseignements fiscaux d'État et locales.

    image0.jpg
  • Vous devez fournir vos employés avec W-2s par Janvier 31. Habituellement, vous donnez quatre employés des copies de la forme:

    • Un pour le dossier de l'employé

    • Un qui sera déposé auprès formes d'impôt fédéral

    • Un qui sera déposé auprès formes fiscales de l'Etat

    • Un qui sera déposé auprès des formulaires d'impôt locaux (qui ne sont pas toujours nécessaire)

    Vous devez également faire une copie pour vos fichiers d'entreprise et une copie à envoyer avec le formulaire W-3.

    W-2s pour l'année précédente doivent être livrés aux employés par Janvier 31. Toutefois, si vous êtes de diffusion W-2s aux employés, ils peuvent être envoyés au plus tard le 31 Janvier 31 Janvier Si tombe un week-end, vous pouvez envoyer les formulaires sur le premier jour ouvrable après Janvier 31. Si pour quelque raison vous ne pouvez pas répondre à la date limite du 31 Janvier, vous devez déposer une prolongation avec l'IRS en envoyant une lettre à:

    Internal Revenue Service
    Déclarations de renseignements Direction générale
    Attn: Extension de coordonnateur Temps
    240 Murall Drive, case postale 4360
    Kearneysville, WV 25430

    Votre lettre doit inclure

    • Votre nom et adresse de l'entreprise

    • Votre numéro d'identification d'employeur

    • Une déclaration indiquant que vous demandez une extension de fournir formulaires W-2 pour les employés

    • La raison de ce retard

    • Votre signature ou la signature de votre mandataire

    Si vous ne recevez pas une extension et ne pouvez pas fournir un motif raisonnable, vous serez pénalisé de 30 $ à 100 $ (selon la façon dont vous êtes en retard) par W-2 (jusqu'à 1,5 millions $ pour les grandes entreprises et 500 000 $ pour les petites entreprises).

    La peine de l'IRS peut être encore plus rigide si elle détermine que votre incapacité à fournir des formulaires W-2 sur le temps était un “ le mépris intentionnel de déclaration payee exigences ” (ce qui est directement de la bouche de l'IRS). Si jugé de votre échec comme intentionnelle, l'amende est de 100 $ par W-2 sans peine maximale.


    » » » » Dépôt W-2s dans le cadre de rapports de l'employé de fin d'année