Comment les entreprises font des achats

Comme un vérificateur que vous avez à évaluer les procédures d'achat utilise votre client. Une partie importante du processus d'achat est - sans surprise! - Payer pour l'achat. Les entreprises et les individus ont de même que deux façons de payer pour les frais:

• Les achats au comptant: L'argent change de mains en même temps que les biens ou services font. Si votre patron vous envoie à la boutique de fournitures de bureau avec un chèque d'entreprise d'acheter un approvisionnement d'urgence de papier de l'imprimante, vous payez pour la charge avec de l'argent.

• Achats de crédit: L'entreprise et son fournisseur conviennent que le paiement pour les biens et les services viendra après le fait. La plupart des entreprises établies achètent leurs produits et fournitures en utilisant cette méthode. Lorsque votre client le fait, le client enregistre ces transactions dans le journal des achats.

  Les conditions de crédit font le monde des affaires go round. Les entreprises qui vendent des produits étendent les conditions de crédit aux clients pour les inciter à dépenser plus d'argent. Ces mêmes entreprises sécurisés conditions de crédit de leurs fournisseurs afin qu'ils aient le paiement de leurs clients avant qu'ils aient à payer leurs fournisseurs. (Voilà l'espoir, de toute façon.)

En comptabilité, argent comptant est un terme générique pour toute méthode de paiement qui est supposé être automatique. Lorsque vous signez un chèque et le donner à un fournisseur, une partie de votre compréhension implicite est que les fonds sont disponibles immédiatement pour effacer le chèque. Anytime argent va sortir de l'entreprise, la société enregistre ce montant dans le journal des paiements en espèces (aussi connu comme le journal des décaissements). Cette revue a plusieurs colonnes différentes. Comment étiquettes l'entreprise chaque colonne dépend du type de logiciel de comptabilité qu'il utilise. En tant qu'auditeur, vous devez faire quelques échantillonnage et d'essai de la revue des paiements en espèces pour vérifier que les paiements sur la revue reflètent aussi effacer les relevés bancaires et sont pour les dépenses de l'entreprise autorisés.

Les termes suivants peuvent ne pas correspondre exactement à ce que vous verrez sur vos clients de l'audit de paiements en espèces les journaux, mais sur la base de mon expérience avec des logiciels différents, ces termes sont suffisamment génériques que vous pouvez relier les points quand on regarde vos clients de rapports:

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  Type: Se réfère à la façon dont le paiement en espèces est faite. Les options comprennent chèque, la petite caisse de décaissement, ou d'une transaction par carte de débit.

• Nombre: Le suivi du numéro unique de la méthode de paiement - si elle existe. De bons contrôles internes dicter reçus de caisse ont un certain nombre. Bien sûr, tout contrôle de la société a également un certain nombre. Les transactions de débit ne disposent généralement pas d'un certain nombre.

• Date: Enregistre la date du paiement en espèces se produit.

• Nom: Dossiers qui le paiement est fait à la - payer pour entité sur le chèque, le petit ticket de caisse, ou l'entrée de carte de débit.

• Montant: Listes combien d'argent est versé.

• Compte: Explique pourquoi la société a engagé la dépense et à laquelle compte des états financiers il est pris.

Chaque fois qu'une entreprise achète quelque chose à crédit (en raison), il enregistre la transaction dans son journal des achats. Typiquement ce journal a colonnes pour la date, le nombre et le montant. Il a également les colonnes suivantes:

• Comptes créditeurs ou les dettes commerciales: Parce que la société agit pour le compte, les comptes de compte de passif à court terme à payer ou les dettes fournisseurs est toujours affectée.

• Conditions: Cette colonne indique les modalités d'actualisation de l'entreprise peut avoir avec le vendeur. Par exemple, 2/10, n / 30 signifie que la société obtient un rabais de 2 pour cent si elle paie dans les 10 jours- autrement, le montant total est dû dans les 30 jours.

• Nom du fournisseur: La société enregistre le nom du vendeur à partir de laquelle l'achat est effectué.

• Compte: Cette colonne indique à quel compte (s) des états financiers de l'achat est prise. Les exemples incluent les stocks, achats, frais de transport à, et la taxe de vente.