Comment évaluer le risque de contrôle dans les procédures d'achat de vos clients
Lors de l'évaluation d'achat risque de contrôle, auditeurs supposent que le risque de contrôle est directement affectée par l'achat de contrôles internes mis en place par l'entreprise. Le processus d'achats a risque de contrôle associé à deux grandes questions: les commandes passées avec les fournisseurs fictifs et les commandes passées pour un usage personnel.
Si de bons contrôles ne sont pas en place en ce qui concerne les divers processus d'approbation, les employés pourraient mettre en place des sociétés fictives avec lesquels ils passent des commandes inexistantes. Ordonner les paiements alors remonte directement aux employés à travers les fournisseurs fictifs.
Vous pouvez dénicher ces types de transactions frauduleuses dans quelques façons:
Vérification identification du fournisseur: Confirmez qu'un fournisseur existe en ouvrant un livre de téléphone ou de faire une recherche sur Internet. Soyez particulièrement méfiants si vous remarquez des factures des fournisseurs avec des noms d'entreprises composé uniquement des initiales ou des factures qui montrent seulement une boîte de bureau de poste (pas d'adresse physique). Une autre tactique consiste à essayer de faire correspondre les adresses des employés avec des adresses de fournisseurs.
Vérification de paiement et de service termes: Termes mal définis pour les biens ou services facturés sont les caractéristiques de transactions fictives. L'employé frauduleuse utilise cette méthode pour garder les éléments dans l'ordre vague encore plausible de sorte qu'un examen rapide en conclura que l'ordre semble acceptable.
Portez une attention particulière à toutes les factures qui sont éclaté en de nombreux petits paiements, contournant ainsi le processus d'approbation mis en place par montant en dollars. Par exemple, il est beaucoup de travail pour préparer de nombreux ordres d'achat de petits si l'approbation de décaissement est fixé à 250 $. Mais si l'employé glisse un ordre d'achat de 1000 $ par le biais puis paie la facture par incréments de moins de 250 $, il ya un cercle de moins de sauter à travers dans le chemin de détourner la trésorerie de l'entreprise à des fins personnelles.
Alors que les transactions en espèces d'essai de décaissement, chercher des éléments qui juste ne font pas de sens pour la société de commander. Par exemple, une entreprise de livraison de fleurs est peu probable d'avoir besoin de commander literie et les draps, donc si vous voyez ce type d'achat sur une facture, vous devez immédiatement demander si ce soit pour affaires ou pour usage personnel.
Un autre gros problème est que les employés peuvent prendre stocks ou de matériel achats chez légitimes. Ce type de fraude se produit dans de nombreuses façons différentes. Dans un magasin de vêtements au détail, l'employé pourrait simplement sortir de la boutique à la fin du quart de porter les vêtements. Un préposé à la réception peut prendre des objets directement à partir du conteneur d'expédition et les cacher dans des sacs à ordures en dehors de la porte de la salle de réception.
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