Comment détecter les erreurs et les fraudes de la masse salariale

Si la fraude de paie existe, il est susceptible de se produire dans l'une des trois façons suivantes: Lors d'un audit, vous pouvez utiliser les méthodes suivantes pour détecter les trois circonstances de l'erreur de la paie et de la fraude: à travers le paiement des employés fictifs, les employés qui ne sont pas travaillées ou les employés qui plus travailler pour l'entreprise. Pour trouver ces types d'erreurs lors de l'exécution d'une vérification de prendre les précautions suivantes:

• Examiner les registres de paye: Un chef de service doit examiner et approuver le registre de paie, un résumé de qui est d'être payé et combien, avant d'être transmis au service de la paie. Vérifiez les registres à la recherche de noms d'employés licenciés, les doublons de noms, adresses postales reproduire, dupliquer numéros de sécurité sociale, ou ont travaillé des heures inhabituelles. Si l'employé travaille normalement du lundi au vendredi et vous voyez quelques heures samedi ou dimanche, suivi.

  Besoins en ressources humaines d'entrer une date de terminaison dans le système parce que les employés qui quittent une entreprise reçoivent habituellement leur contrôle final après leur dernier jour de travail. Un grand système informatique de comptabilité permet le paiement jusqu'à, mais pas après la date de résiliation. Après cette date, tout paiement à l'ex-employé doit être arrêté parce que le greffier de la paie ne sera pas en mesure d'accéder au dossier de l'employé. Si un chef de service voit infos de paie pour un employé licencié sur le registre de paie, le gestionnaire devrait corriger à la fois au niveau du département et au niveau des ressources humaines.

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  Examiner les chèques annulés: Regardez l'avant et l'arrière de tous les contrôles de papier disponibles compensation par la banque du client d'audit pour les contrôles à la recherche inhabituelles et des signatures. Par exemple, si le registre de paie a l'employé comme John E. Doe, et le chèque est payable à JE Doe, savoir pourquoi. Le contrôle pourrait éventuellement être encaissé par non salarié Jennifer Ellen Doe travaillant en collusion avec un autre employé.

• Observez traitement de la paie: Il est toujours agréable d'être en mesure d'observer, de la soupe aux noix le fonctionnement d'une période complète de paye. Vous serez en mesure de détecter toute défaillance des contrôles énumérés dans le manuel de procédure de la paie.

  Si vous avez le frisson de chèques de paie à regarder d'être remis aux employés, assurez-vous que chaque employé a ID, comme un badge de l'entreprise, et que le nom sur le chèque de paie correspond au badge. Vérifiez que chaque employé reçoit un seul chèque et chèques non réclamés sont protégés.

Les séparations des droits suivants devraient éliminer les paiements non autorisés (sauf si de nombreux employés sont commettre la fraude ensemble):

• Les ressources humaines devraient lancer la mise à jour des nouvelles ou existantes dossiers du personnel seulement après que les mises à jour ont été dûment autorisées par le bon niveau de la gestion du département d'exploitation. Le niveau d'autorisation est quelque chose que vous verrez alors que la gestion questionnement et en lisant le manuel de la politique du personnel.

  Beaucoup de petites entreprises ne disposent pas d'un département de ressources humaines officiel, cette première étape est gérée par le département de comptabilité. Même ainsi, une sorte de séparation des droits devrait exister pour que l'on commis à la paie est pas responsable pour les deux changements de paie ordonnateurs et traitement de la paie.

• Comme commis à la paye d'entrée de l'information de paiement, ils doivent vérifier que toutes les nouvelles embauches et des augmentations de salaire ont été autorisés par les ressources humaines. Commis à la paye ne devraient pas avoir le pouvoir de changer salarié informations du fichier maître. (La fichier maitre contient tous les faits liés à la paie environ l'employé tels que le nom, le salaire et la retenue.) Donc, si un commis à la paie reçoit un registre de paie avec des informations pas dans le système, il va falloir contacter les ressources humaines pour voir ce qui se passe avec l'orphelin employé.