Comment utiliser le logiciel de comptabilité dans le nuage et sur le terrain

Une entreprise peut faire une partie ou la plupart de sa comptabilité dans le nuage. Le nuage de terme se réfère à des serveurs informatiques hors site à grande échelle qui se connecte avec une entreprise sur Internet.

Il serait possible, quoique peu probable, qu'une très petite entreprise garderait ses livres la manière démodée - enregistrer toutes les transactions et de faire toutes les autres étapes du cycle de comptabilité avec un stylo et du papier et en faisant des notes manuscrites.

Lorsque les ordinateurs centraux ont été introduits dans les années 1950 et 1960, l'une de leurs premières utilisations était pour les tâches comptables. Cependant, seules les grandes entreprises pouvaient se permettre ces mastodontes électroniques. Les petites entreprises ne se servent d'ordinateurs pour leur comptabilité que quelques années après les ordinateurs personnels sont venus le long dans les années 1980.

Beaucoup d'entreprises font leur travail de comptabilité interne. Ils utilisent leurs propres ordinateurs et d'acheter le logiciel de comptabilité dont ils ont besoin. Ils peuvent utiliser une firme externe pour gérer certaines tâches comptables, telles que la paie.

Nuage de serveurs ont la réputation d'être très difficile à pénétrer par les pirates. Fournisseurs de cloud offrent une grande variété de logiciels et de services de comptabilité et des affaires, et peuvent également être utilisés comme stockage de sauvegarde pour les livres comptables de l'entreprise. Une entreprise peut faire presque toute sa comptabilité dans le nuage. De plus en plus d'entreprises semblent être de commutation vers le cloud pour faire leurs tâches comptables.

Il ya des paquets de logiciels de comptabilité pour toutes les entreprises de la taille, de la petite (disons, 5 millions de dollars des ventes annuelles ou moins et 20 employés ou moins) à très grands (500 millions de dollars de ventes annuelles et jusqu'à 500 employés et plus). Développer et logiciel de comptabilité de marketing est une entreprise en plein essor.

Aujourd'hui, une entreprise peut choisir parmi une vaste gamme de logiciels de comptabilité QuickBooks:, Peachtree, Navision, GreatPlains, MAS2000, et d'autres. Vous pouvez aller à Google ou Yahoo! et le type “ un logiciel de comptabilité ” dans le champ de recherche, mais être prêt pour de nombreuses références.

Sauf pour les grandes entités qui emploient leurs propres experts en logiciels de comptabilité et de technologie de l'information, la plupart des entreprises ont besoin de conseils et de l'aide de consultants externes dans le choix, la mise en œuvre, la modernisation et le remplacement des logiciels de comptabilité. Voici quelques mots utiles de conseils sur le logiciel de comptabilité:

• Choisissez soigneusement votre logiciel de comptabilité. Il est difficile de tirer vers le haut les enjeux et passer à un autre logiciel. Modification même juste un module, comme la paie ou de l'inventaire, dans votre logiciel de comptabilité peut être assez difficile.

• Dans l'évaluation de logiciels de comptabilité, vous et votre comptable devriez considérer trois facteurs principaux: la facilité d'utilisation- si elle a les caractéristiques particulières et les fonctionnalités dont vous avez besoin- et la probabilité que le vendeur va continuer dans les affaires et être autour de mettre à jour et d'apporter des améliorations dans le logiciel.

• Dans l'immobilier, la principale préoccupation est “ emplacement, emplacement, emplacement n ° 148. Les mots d'ordre dans le logiciel de comptabilité sont “ la sécurité, la sécurité, la sécurité ”. Vous avez besoin des contrôles très stricts sur tous les aspects de l'utilisation du logiciel de comptabilité et qui est autorisé à faire des changements dans l'un des modules du logiciel de comptabilité.

• Bien que le logiciel de comptabilité offre la possibilité d'exploiter vos informations de comptabilité (de la mine les données), vous devez savoir exactement ce que vous cherchez. Le logiciel n'a pas cela automatiquement. Vous devez demander le type exact de l'information que vous voulez et insister pour qu'elle soit retirée des données comptables.

• Même si vous utilisez un logiciel de comptabilité avancé, sophistiqué, une entreprise doit concevoir les rapports spécialisés dont il a besoin pour ses divers gestionnaires et assurez-vous que ces rapports sont générés correctement à partir de la base de données de la comptabilité.

• Ne jamais oublier le “ garbage in, garbage out ” régner. Les erreurs de saisie de données peut être un problème grave dans les systèmes comptables informatisés. Vous pouvez réduire ces erreurs de saisie, mais il est presque impossible de les éliminer complètement. Même les lecteurs codes à barres font des erreurs, et le code à barres balises elles-mêmes peuvent avoir été altérés. Contrôles internes solides pour la vérification de la saisie de données sont extrêmement importantes.

• Assurez-vous que votre logiciel de comptabilité laisse de bonnes pistes de vérification, dont vous avez besoin pour le contrôle de gestion, pour votre CPA lors de la vérification de vos états financiers, et pour l'IRS quand il décide de vérifier vos déclarations d'impôt sur le revenu. Le manque de bonnes pistes de vérification est très suspect à l'IRS.

• Des systèmes de comptabilité en ligne qui permettent l'entrée et l'accès à distance sur Internet ou sur un réseau local avec plusieurs utilisateurs présentent des problèmes de sécurité spéciales. Réfléchissez à deux fois avant de mettre une partie de votre système de comptabilité en ligne (et si vous le faites, des contrôles stricts de l'air de l'institut).

Les petites entreprises, et même de nombreuses entreprises de taille moyenne, ne disposent pas du budget pour embaucher à temps plein système d'information et technologie de l'information des spécialistes. Ils utilisent des consultants pour les aider à choisir des logiciels de comptabilité, installer des logiciels et obtenir en place et fonctionne.

Comme d'autres logiciels, programmes de comptabilité sont fréquemment révisés et mis à jour. Un consultant peut aider à garder le logiciel d'une entreprise de comptabilité mise à jour, les défauts et les faiblesses correctes de sécurité dans le programme, et de profiter de ses dernières fonctionnalités.