Contrôles internes des lignes directrices pour les petites entreprises
La complainte de nombreux propriétaires d'entreprises / gestionnaires de petites est, “ Nous sommes trop petits pour les contrôles internes ”. Mais même une relativement petite entreprise peut appliquer certains contrôles internes qui sont très efficaces. Voici les lignes directrices de base pour les propriétaires de PME / gestionnaires:
Signer tous les chèques: Le propriétaire / gestionnaire doit signer tous les chèques, y compris les chèques de paie. Cette précaution oblige le propriétaire / gestionnaire de garder une surveillance étroite sur les dépenses de l'entreprise. En aucun cas, l'expert-comptable, comptable ou contrôleur (chef comptable) de l'entreprise doit être donné le pouvoir de signature de chèques. Ces personnes peuvent facilement masquer une fraude si elles ont à la fois l'autorité de contrôle-écriture et l'accès aux documents comptables.
Mandat vacances: Le propriétaire / directeur devrait exiger que les employés travaillant dans les zones à haut risque (généralement les encaissements et décaissements, des créances et stocks) de prendre des vacances de deux semaines ou plus et, en outre, assurez-vous qu'un autre employé effectue leurs fonctions alors qu'ils ' êtes en vacances.
Pour dissimuler de nombreux types de fraude, l'employé coupable a besoin pour maintenir le contrôle exclusif et l'accès sur les comptes et autres documents utilisés dans la réalisation de la fraude. Une autre personne qui remplit pour le salarié en vacances peut repérer quelque chose de suspect.
Obtenez deux paires d'yeux sur les choses: Bien que la répartition des tâches peut ne pas être pratique, les propriétaires / gestionnaires devraient envisager d'appliquer le partage d'emploi où deux employés ou plus sont régulièrement affectés à un secteur de l'entreprise sur deux semaines ou un autre calendrier. Avec cette disposition, les employés peuvent remarquer si l'autre est commettre une fraude.
Méfiez-vous des dépenses discutables: Sans violer leur vie privée, les propriétaires / gestionnaires doivent veiller sur les modes de vie des employés. Si le comptable achète une nouvelle Mercedes chaque année et est éteint à Las Vegas fréquemment, vous pouvez demander où l'argent vient. Les propriétaires / gestionnaires connaissent les salaires des employés, afin qu'ils puissent porter un jugement sur le niveau de vie du salarié ne peut se permettre.
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