Prévenir la fraude en séparant les fonctions financières
Séparation des tâches est une stratégie de prévention des fraudes qui attribue différentes étapes dans une transaction financière à des personnes différentes dans l'organisation. Par exemple, les organisations qui veulent décourager la fraude séparer les trois fonctions suivantes pour les transactions en espèces:
La garde des actifs: La personne A a la garde physique de (l'accès à) les actifs. Pour de l'argent, la personne A a le chéquier. Pour l'équipement, la personne A a les clés de la salle d'équipement.
Autorité sur les actifs: Personne B a le pouvoir de déplacer des biens - à signer des chèques ou signer des équipements pour l'utilisation de l'entreprise.
Responsabilité de transactions records: Personne C rend les écritures comptables pour de l'argent, le débit de trésorerie pour les dépôts et de crédit de trésorerie lorsque la personne A écrit des contrôles et personne B les signe.
Si une seule personne a deux ou plus de ces fonctions, les transactions sont plus vulnérables à la fraude. Si la personne est en charge de tous les trois devoirs, elle peut écrire un chèque, le signer et enregistrer la transaction sans que personne d'autre dans l'organisation le sache. La fraude peut continuer pendant des années avant qu'il ne soit détecté.
Par exemple, une ville dans le Midwest n'a pas séparer les tâches pour les transactions en espèces. En conséquence, son contrôleur a pu voler des dizaines de millions de dollars sur une période de 12 ans avant de se faire prendre.
Le contrôleur était en mesure de:
Ouvrir un compte avec un nom de société fictif et une adresse de son choix le contrôleur. (Séparation des tâches ne pouvait pas avoir empêché cela.)
Rédiger et signer des chèques à partir des comptes de la ville à payer à cette société fictive.
Diffusez les écritures comptables pour les livres comptables de la ville, ce qui impliquait que les paiements étaient pour des produits ou des services légitimes.
Si les droits de l'écriture et de la signature des chèques avaient été attribués à des personnes différentes, la personne B peut se demander ce que les paiements étaient pour avant de signer sur eux. Si une tierce personne avait été en charge de concilier le compte en banque, cette personne C peut-être remarqué le grand nombre de chèques payés à la société fictive et a demandé, «Pourquoi faisons-nous tous ces paiements? Que faisons-nous payer pour?" Voilà comment habituellement cette fraude est pris.
Dans ce cas, le gabarit était quand le contrôleur est parti en vacances. Un autre expert-comptable qui a pris les fonctions de contrôleur a remarqué la grande quantité d'activité avec la société fictive. D'ici là, cependant, des millions de dollars avaient été volés.
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