Protéger chèque, épargne, et les petits comptes de trésorerie d'affaires

Protéger la vérification de votre entreprise, l'épargne et les comptes de la petite caisse. Encaisse utilisée par une entreprise est vulnerable- "immersion" dans le contrôle, l'épargne et les comptes de la petite caisse peut être tentant pour certains employés. Protéger ces comptes avec les mesures de sécurité.

Sommaire

Vous n'êtes pas la seule manipulation de l'argent pour votre entreprise un. Vous avez des employés rencontrant trésorerie entrant aux caisses enregistreuses et d'autres l'ouverture du courrier et de trouver des chèques pour les commandes d'acheter des produits ou payer des factures, chèques et d'autres sources. Les employés peuvent avoir besoin de la petite caisse pour payer pour le courrier envoyé COD (Contre remboursement) ou à payer pour d'autres besoins, à faible coût inattendu.

Vous pouvez conduire vous-même fou d'inquiétude au sujet de tout ce flux de trésorerie, mais juste de mettre en place les contrôles adéquats pour votre argent peut aider à protéger les bijoux de famille de votre entreprise. Les flux de trésorerie grâce à votre entreprise de quatre manières principales:

  • Dépôts et paiements dans et hors de vos comptes de chèques

  • Dépôts et paiements dans et hors de vos comptes d'épargne




  • Fonds de petite caisse dans des endroits critiques où l'argent rapide peut être nécessaire

  • Les transactions effectuées dans vos caisses enregistreuses

Vérification des comptes

Presque chaque sou qui vient dans votre entreprise traverse le compte courant de votre entreprise (au moins ce que devrait arriver). Que ce soit en espèces collectées à vos caisses enregistreuses, les paiements reçus dans le courrier, la trésorerie utilisée pour remplir les caisses enregistreuses, ou des comptes de petite caisse, les paiements envoyés à payer les obligations d'entreprises, ou tout autre besoin de trésorerie, cet argent entre et sort de votre compte-chèques . Voilà pourquoi votre compte est votre principal outil pour la protection de votre flux de trésorerie.

Décider sur les types de contrôles

Après avoir choisi votre banque, vous devez tenir compte de ce type de contrôles que vous souhaitez utiliser dans votre entreprise. Par exemple, vous avez besoin de différents contrôles en fonction de si vous handwrite chaque chèque ou chèques d'impression de votre système de comptabilité informatisée.

Si vous prévoyez d'écrire vos chèques, vous aurez plus de chances d'utiliser un chèque de bon d'affaires dans un cycle à trois binder- ce type de contrôle se compose d'un bon de réduction sur la gauche et un contrôle sur la droite (voir l'image). Cela fournit le meilleur contrôle pour les vérifications manuelles parce que chaque chèque et chèque sont numérotées. Lorsqu'un chèque est écrit, le coupon doit être rempli avec des détails sur la date, le destinataire du chèque, et le but de la vérification.

Un chèque de bon d'affaires est utilisée par de nombreuses entreprises qui écrivent manuellement leurs chèques. [Crédit:
Un chèque de bon d'affaires est utilisée par de nombreuses entreprises qui écrivent manuellement leurs chèques.

Si vous prévoyez d'imprimer des chèques de votre système de comptabilité informatisé, vous aurez besoin de commander des chèques qui correspondent à la programmation de ce système. Chaque programme de logiciel d'ordinateur a un modèle unique pour l'impression des chèques. Reportez-vous à votre logiciel de comptabilité pour plus d'informations sur les types de contrôles qui sont disponibles et comment les commander.

Initialement, lorsque l'entreprise est petite, vous pouvez garder le contrôle de la sortie de l'argent en signant chaque chèque. Mais que l'entreprise grandit, vous trouverez probablement que vous avez besoin de déléguer signature de chèques responsabilités à quelqu'un d'autre, surtout si votre entreprise vous oblige à voyager fréquemment.

Prévoir le dépôt au compte de vérification

Bien sûr, vous avez aussi besoin de déposer de l'argent dans le compte courant, et vous voulez être sûr de vos bordereaux de dépôt contiennent tous les détails nécessaires ainsi que la documentation pour sauvegarder les informations de dépôt. La plupart des banques offrent des imprimés bordereaux de dépôt avec tous les détails nécessaires pour être sûr que l'argent est déposé dans le compte approprié. Ils ont également vous fournir habituellement avec un “ Pour dépôt seulement ” timbre qui comprend le numéro de compte pour le dos des chèques.

Celui qui ouvre votre courrier d'affaires devrait être chargé de l'utiliser “ Pour dépôt seulement ” éradiquer immédiatement sur le dos de tout chèque reçu par la poste. Ce timbre rend beaucoup plus difficile pour quiconque d'utiliser ce chèque pour autre chose que ses fins commerciales destinées.

Les comptes d'épargne

Certaines entreprises trouvent qu'ils ont plus d'argent que dont ils ont besoin pour répondre à leurs plans immédiats. Plutôt que de garder cet argent supplémentaire dans un compte ne portant pas intérêt, de nombreuses entreprises ouvrent un compte d'épargne pour stocker l'argent cachette supplémentaire.

Si vous êtes un propriétaire de petite entreprise avec peu d'employés, vous serez probablement le seul à contrôler le flux de l'argent dans et hors de votre compte d'épargne. Alors que vous progressez et de trouver que vous avez besoin de déléguer la responsabilité de l'épargne de l'entreprise, assurez-vous de bien réfléchir à qui a accès et comment vous allez documenter le flux de fonds dans et hors du compte d'épargne.

Comptes de petite caisse

Chaque entreprise a besoin d'argent inattendu sur une base quasi hebdomadaire. Que ce soit l'argent pour payer le facteur quand il apporte une lettre ou un colis COD, de l'argent pour acheter quelques timbres d'urgence pour obtenir l'e-mail à, ou de l'argent pour certaines fournitures de bureau nécessaires avant la prochaine livraison, les entreprises ont besoin de garder un peu d'argent sur la main, appelé la petite caisse, pour les dépenses imprévues.

Vous devriez garder autour de 50 $ à 100 $ dans une petite caisse. Si vous trouvez que vous êtes confronté à des dépenses de trésorerie plus ou moins souvent que vous attendiez d'abord, vous pouvez ajuster la quantité conservés dans la petite caisse en conséquence. Soyez sûr que vous configurez un bon système de contrôle qui requiert toute personne qui utilise l'argent pour écrire un bon de réduction qui spécifie combien a été utilisé et pourquoi.


» » » » Protéger chèque, épargne, et les petits comptes de trésorerie d'affaires