Simplifier la journalisation avec la comptabilité informatisée

Si vous travaillez avec un logiciel de comptabilité informatisé, vous entrez dans une transaction seule fois, ce qui simplifie grandement votre comptabilité journalisation. Tout le détail qui doit normalement être entré dans l'une des pages de journal, l'un des comptes du grand livre général, et de clients, de fournisseurs et d'autres comptes est affiché automatiquement.

Le processus d'affichage premier à les revues et ensuite dans le grand livre général et les comptes de clients ou fournisseurs individuels peut être très chronophage. Heureusement, la plupart des entreprises utilisent aujourd'hui des logiciels de comptabilité informatisé, de sorte que la même information n'a pas besoin d'être inscrit tant de fois. L'ordinateur fait le travail pour vous.

La méthode par laquelle vous entrez d'abord votre transaction varie en fonction du type de transaction. Pour vous montrer ce qui est impliqué dans la fabrication des entrées dans un système de comptabilité informatisé, les chiffres suivants montrent une entrée du journal chaque des encaissements, le journal des sorties de trésorerie, et le journal des ventes.

Saisie d'informations sur les recettes monétaires

Comme vous pouvez le voir dans la première image, pour entrer dans le paiement par S. Smith, tout ce que vous devez faire est de type “ S. Smith ” dans la case “ Reçu de ”. Toutes les factures en suspens apparaissent alors. Vous pouvez mettre une coche à côté des factures à payer, indiquer le mode de paiement (dans ce cas, un chèque), entrez le numéro du chèque, et a frappé “. Enregistrer et fermer ”

Lorsque vous utilisez un logiciel pour suivre vos rentrées de fonds, les comptes suivants sont automatiquement mis à jour:

• Le compte de trésorerie est débité du montant approprié.

• Le compte Comptes débiteurs est crédité le montant approprié.

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  Le compte client correspondant est crédité le montant approprié.

Cela est beaucoup plus simple que d'ajouter la transaction à la revue des encaissements, clôturant la revue à la fin du mois, ajoutant que les opérations sur les comptes touchés par les encaissements, puis (enfin!) La fermeture de tous les livres.

Saisie de paiements en espèces informations

Les décaissements sont encore plus facile que les rentrées de fonds quand vous avez un système informatisé de votre côté. Par exemple, lorsque le paiement des factures (voir l'image suivante), tout ce que vous devez faire est d'aller à la facture écran payer pour QuickBooks. Dans cet exemple, toutes les factures mars sont répertoriés, tout ce que vous devez faire est de sélectionner les factures que vous voulez payer, et le système règle automatiquement les paiements en mouvement.

Les avantages de paiement de factures de ce système comprennent:

• Les chèques peuvent être imprimés automatiquement par le logiciel.

• Chacun des comptes fournisseurs sont mis à jour pour montrer que le paiement est effectué.

• Le compte Comptes fournisseurs est débité du montant approprié pour votre transaction, ce qui diminue le montant dû aux fournisseurs.

• Le compte de trésorerie est crédité le montant approprié pour votre transaction, ce qui diminue le montant de la trésorerie disponible (parce qu'elle est destinée à l'utilisation pour payer les factures correspondantes).

Saisie des informations de vente

Lorsque vous effectuez les entrées nécessaires dans votre système comptable informatisé de l'information qui serait normalement trouvé dans un journal de vente (par exemple, quand un client paie pour votre produit sur le crédit), vous pouvez créer automatiquement une facture pour l'achat. L'image suivante montre ce que cette facture ressemble quand généré par un système comptable informatisé.

Ajoutant le nom du client dans la zone marquée “ la clientèle ” remplit automatiquement toutes les informations nécessaires à la clientèle. La date apparaît automatiquement, et le système attribue un numéro de facture du client. Vous ajoutez la quantité et de sélectionner le type de produit acheté dans le “ Code Article ” section, et le reste de la facture est calculé automatiquement. Lorsque la facture est définitive, vous pouvez l'imprimer et de l'envoyer au client.

L'image précédente ne montre pas les taxes de vente, mais cette information est facilement calculé et ajouté par le système. Si les taxes de vente sont indiqués dans les informations du client, alors ces chiffres sont calculés automatiquement.

Remplir la facture dans le système de comptabilité met également à jour les comptes touchés:

• Le compte est débité des comptes clients le montant approprié, ce qui augmente le montant dû par les clients de ce montant.

• Le compte des ventes est crédité le montant approprié, ce qui augmente les revenus reçus par ce montant.

• La facture est ajouté à des factures impayées du client de sorte que lorsque le client effectue un paiement, la facture exceptionnelle apparaît sur l'écran de paiement.