Éviter les erreurs de réunion communes

L'organisation de réunions avec succès est une affaire de compétences sous-estimé. Avec les détails je ne sais combien de réunions et les planificateurs d'événements ont besoin pour gérer, les erreurs sont tenus d'être fait, et parfois têtes vont rouler comme un résultat. Pour s'assurer que le vôtre est pas un d'entre eux, voici quelques bévues de réunion communes à élever au-dessus.

Oublier de vérifier les dates

Avant de finaliser les dates pour vos réunions ou événements, vérifier qu'ils ne se chevauchent pas avec toute religieuse, publique, de l'état, ou les jours fériés fédéraux. En outre, envisager d'éviter un chevauchement avec des grands événements sportifs, surtout si vous êtes à la recherche d'attirer un public à prédominance masculine. Au début de l'année civile, de générer une liste de toutes les fêtes et les événements à venir de sorte que vous ne laissez pas un feuillet par vous. Il est si facile à faire!

La réservation d'un site avant de faire une visite

Souvent, lorsque vous organisez un événement à destination de nombreux miles de la maison, il n'y a pas assez de temps ou d'argent dans le budget pour faire une visite de site. Grosse erreur! Pourquoi prendre le risque que tout ne sera pas être bien le jour de l'événement ou de se fonder sur le jugement de quelqu'un d'autre? Ceci est particulièrement critique pour les grandes réunions et événements. En outre, de vérifier la scène que vous permet préalable l'occasion de rencontrer et de construire une relation avec le personnel vous travaillerez en étroite collaboration avec le jour de l'événement.

A défaut de commercialiser votre événement

Il est vraiment très simple: Afin d'amener les gens à participer à votre événement, vous devez leur faire savoir à ce sujet dans beaucoup de temps. Il est tout au sujet de marketing et de communication, qui fait partie intégrante de votre processus de planification et l'organisation. Le plus vous attendez pour informer les participants potentiels, plus la chance qu'ils vont ont fait des plans de rechange pour vos dates de réunion. Communiquez votre message dans beaucoup de temps pour que votre événement est leur priorité numéro un.

Signature des contrats qui manquent de détails

Un planificateur de réunions a eu sa journée au tribunal quand elle a annulé une réunion parce que l'hôtel elle a réservé avait pas fait, à son avis, des progrès suffisants sur son projet de rénovation prévu. L'hôtel a fait valoir différemment et, en fait, a gagné le procès. Le contrat écrit avait précisé que des "progrès substantiels" serait faite avant la date de réunion. Être une telle phrase subjective, elle était ouverte à différentes interprétations. Assurez-vous que vos contrats sont Ironclad avec des détails indiscutables. Évitez les phrases comme «à négocier» ou «être déterminé à une date ultérieure."

Ne pas planifier

Omettez de plan, et vous êtes vous-même la pose ouverte à la catastrophe. Beaucoup trop de pièces du puzzle doivent être mis en place pour vous de simplement aile ou du bout des lèvres à un plan. Voeu soit aussi approfondie et minutieuse que possible. Vérifier et revérifier les détails. Discutez de votre événement avec des personnes non impliquées dans l'entreprise pour obtenir des avis outsiders. Créer des listes de vérification et des listes de contrôle des listes de contrôle. Couvrir toutes vos bases. Le plus approfondie que vous êtes, le moins de chance de l'échec et plus la probabilité de succès.

Négliger de vérifier les références

Avoir un pressentiment à propos de quelqu'un est grand, mais toujours vérifier pour vous assurer qu'il est aussi bon qu'il dit qu'il est. Oui, il faudra un certain temps pour vérifier les références, mais il vaut bien l'effort. Pourquoi prendre le risque de gâcher votre événement important avec un fournisseur qui vous laisse tomber à la dernière minute ou vous fournit des équipements de second ordre ou d'un service de mauvaise qualité? Une question clé à poser est la référence, "Voulez-vous utiliser à nouveau ce fournisseur pour votre prochain fonction?" Vous savez quoi faire si la réponse est négative!

Laissant détails importants à la dernière minute

Rassembler votre réunion prend du temps, et plus vous en avez, plus les chances de faire moins d'erreurs. Le plus pressé et paniqué que vous êtes, plus vous êtes susceptible d'oublier certaines des choses essentielles (et parfois plus évidente). Utilisez vos listes religieusement, et de gérer les détails dans les premières étapes de planification. Laissant les bases à la dernière minute sans aucun doute coûter plus d'argent, que vous aurez probablement engagez des frais de pointe, et il va certainement ajouter un stress inutile à votre vie!

Laisser quelqu'un d'autre faire la planification

Donc, vous voulez prendre la voie facile, et vous vous trouvez un planificateur professionnel pour gérer tous les détails. Pouvez-vous vous permettre de rester les bras croisés dans l'espoir que cette merveilleuse personne effectue la magie? Juste parce que vous embauchez une aide ne signifie pas que vous êtes hors de l'image. Au contraire, vous prenez maintenant sur le rôle d'intendant, ce qui vous rend responsable de diriger toutes les opérations. Laisser les autres faire le fonctionnement autour de votre nom, mais ont toujours une présence visible dans l'arrière-plan en veillant à ce que tout se passe bien.

Négliger éventualités

Un autre aspect de votre processus de planification consiste à élaborer des plans d'urgence. Malheureusement, les chances sont assez élevées que prévu pour quelque chose que vous ne va pas nécessairement comme prévu. Alors, quel est votre sauvegarde? Si vous ne l'avez pas, tous vos plans originaux pourraient être détruits en un instant, et vous serez brouillage de mettre une deuxième stratégie en opération. Avoir un plan B prêt "dans les ailes" juste au cas où vous en avez besoin.

Essayer d'économiser de l'argent

Avec des budgets serrés et un patron derrière votre dos et attend que vous fassiez plus avec moins, à la tentation de prendre des décisions de fournisseurs fondés uniquement sur les prix est forte. Oui, vous trouverez toujours quelqu'un qui est prêt à sous-prix des services juste pour obtenir l'entreprise. Mais comment bien et sont-elles fiables? Prix ​​bon marché et de bonne qualité en général ne sont pas corrélés. Alors la prochaine fois que vous êtes tenté de prendre une décision d'achat entièrement basé sur le prix, détrompez-vous!