La tenue de réunions d'affaires efficaces

Chaque entreprise, si elle dispose de 2 employés ou 2000, a des réunions dans le cadre normal de faire les choses. Bien que les employés peuvent communiquer entre eux dans une organisation de nombreuses façons différentes, des réunions d'affaires - si elles sont menées de la bonne façon - peut être incroyablement efficace et efficiente.

Les réunions sont non seulement l'un des moyens les plus importants pour les employés de communiquer au sein des organisations, mais ils sont aussi la façon dont les équipes faire leur travail. Bien que les membres individuels de l'équipe travaillent sur des tâches en dehors des réunions, des réunions d'équipe donnent aux membres l'occasion de se réunir pour déterminer les objectifs de l'équipe, ses plans pour la réalisation de ses objectifs, et qui fera quoi - et quand.

Jetez un oeil de près ce qui rend les réunions tiques et savoir comment mener de meilleures réunions d'affaires.

Les bonnes nouvelles (et le mauvais) sur les réunions

Nous avons tous connu plus que notre part de bonnes et de mauvaises rencontres. Ce qui rend certaines réunions terrible, tandis que d'autres sont tout simplement les stands?

Les employés bénéficient de plusieurs façons quand une réunion est bien géré. Voici les bonnes nouvelles sur les réunions d'affaires qui entrent dans cette catégorie:

• Des réunions sont autonomisation.
• Les réunions sont un excellent moyen de communiquer.
• Réunions à développer des compétences de travail et le leadership.
• Les réunions ont remonté le moral.

Malheureusement, les réunions sont enclins à tomber dans les pièges non productives. Voici le côté négatif de réunions:

• Les réunions peuvent pas le focus.
• Les entreprises ont trop de réunions.
• Les participants peuvent être pris au dépourvu.
• La plupart du temps de réunion est gaspillée.

Bien que ces mauvaises nouvelles peut sembler sombre, il ya espoir. Pour chacun de ces problèmes, et pour les nombreux autres types de problèmes qui affligent souvent les réunions d'affaires, des solutions sont disponibles. Vous avez simplement besoin d'être ouverte à changer la façon dont les réunions se déroulent dans votre organisation. Vous pouvez même avoir besoin de prendre un rôle de leadership, si nécessaire, pour rendre vos réunions fonctionnent mieux.

Huit façons de rendre les réunions plus

Tout le monde a souffert de beaucoup trop de réunions qui ont eu jusqu'à beaucoup trop de temps et accompli beaucoup trop peu. Malheureusement, ce triste état de choses est arrivé si souvent que vous pouvez vous trouvez devenir insensible au fait que vos réunions sont pas aussi bons qu'ils devraient l'être - et pourrait être, si vous venez d'avoir un moyen de les corriger.

L'aide est à portée de main! Vous pouvez faire vos réunions mieux, et vous ne devez pas tolérer réunions qui accomplissent peu ou rien. La puissance est en vous, si vous êtes un leader de réunion ou un participant. Voulez-vous savoir comment? Voici quelques techniques éprouvées pour assurer une meilleure réunions d'affaires:

• Soyez prêt. Les réunions sont travail, donc, tout comme dans toute autre activité de travail, mieux vous êtes préparé pour eux, meilleurs sont les résultats que vous pouvez attendre.
• Avoir un ordre du jour. Un ordre du jour - une liste des sujets qui seront traités au cours d'une réunion - peut jouer un rôle essentiel dans la réussite de toute réunion. Il montre aux participants où ils vont, mais il est ensuite aux participants de comprendre comment y arriver. Soyez sûr de distribuer l'ordre du jour et toute préparatoire au travail à l'avance. En distribuant l'ordre du jour et préparatoire au travail avant la réunion, les participants peuvent se préparer à la réunion à l'avance. En conséquence, ils seront immédiatement engagés dans l'entreprise de la réunion, et ils vont perdre beaucoup moins de temps tout au long de la réunion.
• Commencez à l'heure et se termine le temps. Tout le monde a souffert à travers des réunions qui allaient waybeyond l'heure de fin prévue. Cette situation serait bien si personne n'a rien d'autre à faire au travail. Mais en ces jours d'organisations plus rapides et plus souples, tout le monde a toujours beaucoup de travail sur la liste de choses à faire. Si vous annoncez la longueur de la réunion et puis de s'y tenir, moins de participants vont continuer à regarder leurs montres, et plus les participants prendront un rôle actif dans vos réunions.
• Avoir moins (mais mieux) réunions. Convoquer une réunion que si elle est absolument nécessaire. Avant d'appeler une réunion, demandez-vous si vous pouvez atteindre votre objectif d'une autre façon, peut-être par une discussion en tête-à-tête avec quelqu'un dans votre organisation, une conférence téléphonique, ou un simple échange de e-mail. Comme vous réduisez le nombre de réunions que vous avez, assurez-vous d'améliorer leur qualité.
• Inclure, plutôt que d'exclure. Les réunions sont seulement aussi bon que les idées que les participants apportent de l'avant. Les grandes idées peuvent venir de quiconque dans une organisation, et pas seulement ses dirigeants. Roy Disney, vice-président de la Walt Disney Company, raconte une grande histoire qui illustre parfaitement ce point. Dit Disney, "Il ya une vieille histoire à propos de Walt dès les premiers jours lorsque nous faisions des sujets courts -. Vraiment juste une collection de gags Chaque semaine, Walt avait un concours de gag, et tout le monde était libre d'entrer - le gagnant a obtenu 5 $, était beaucoup d'argent pendant la Dépression. Et qui a gardé gagner, semaine après semaine? Le concierge. Vous voyez, il est pas de savoir qui est le patron. Il est de savoir qui a les meilleures idées. "
• Maintenir le focus. Les réunions peuvent facilement obtenir hors piste et de rester sur la bonne voie. Le résultat? Les réunions ne pas atteindre leurs objectifs. Réunion des dirigeants et les participants doivent travailler activement pour garder réunions ont porté sur les points de l'ordre du jour. Sujets ne devraient pas inclure les résultats de la dernière match de football, ou qui a déjeuné avec qui, ou qui est le moteur de ce brillant nouvelle Porsche. Chaque fois que vous voyez la réunion à la dérive hors piste, prendre la parole et pousser les autres participants pour le récupérer dans le foyer.
• Capturez et affecter des éléments d'action. Sauf qu'ils sont détenus uniquement pour communiquer des informations, ou pour d'autres fins spéciales, la plupart des réunions se traduire par des éléments d'action, des tâches et d'autres tâches pour un ou plusieurs participants. Ne présumez pas que tous les participants vont prendre leurs affectations à cœur et rappeler tous les détails. Au lieu de cela, assurez-vous que quelqu'un a accepté de prendre sur le travail de la tenue de dossiers. Immédiatement après la réunion, résumer les résultats de la réunion, ainsi que les affectations et les échéanciers, et e-mail une copie de ce résumé à tous les participants.
• Avoir un retour. Chaque réunion a place à l'amélioration. Soyez sûr de recueillir les commentaires des participants à la réunion sur la façon dont la réunion est allé droit pour eux - et comment elle a mal tourné. La réunion a été trop long? Une personne ne domine la discussion? Étaient les participants au dépourvu? Les éléments de l'ordre du jour ne sont pas claires? Quels que soient les problèmes, vous ne pouvez pas les résoudre si vous ne savez pas à leur sujet. Vous pouvez utiliser un simple formulaire à solliciter des commentaires, ou vous pouvez simplement parler de façon informelle avec les participants après la réunion pour obtenir leur entrée.