Contrôle le cas des achats entrées et sorties que vous devez savoir pour l'examen de certification PMP

Une partie de la préparation d'un projet et l'examen de certification PMP, est une bonne allocation de temps. Tout comme la façon dont la majorité de votre temps à la gestion du projet se reflète dans la diriger et gérer processus de travail du projet, la majorité de votre temps contrats de gestion se reflète dans le processus achats contrôle.

Contrôle Acquisitions. Gestion des relations d'approvisionnement, le suivi des performances de contrat, et de faire des changements et des corrections à des contrats en fonction des besoins.

Pendant ce processus, le vendeur doit répondre aux exigences des marchés, et l'acheteur doit effectuer selon les termes du contrat. Ceci inclut les paiements appropriées et opportunes et également la gestion de changement de contrat. Ainsi, vous pouvez voir que l'acheteur et le vendeur travailleront avec l'accord sur les marchés pour assurer que les deux parties respectent leurs engagements contractuels.

Ce processus nécessite une intégration significative à travers le projet. Voici quelques exemples d'intégration. Il ya, bien sûr, d'autres, en fonction de la nature du projet:

• Champ d'application: Vous avez besoin de vérifier et de contrôler la portée de l'entrepreneur. Vous devriez souvenez que la vérification de la portée est le processus d'accepter formellement le résultat. En tant qu'acheteur, vous voulez vous assurer que l'entrepreneur honore toute la portée et que le champ d'application qui a été promis. Vous devez également vous assurer que personne dans votre organisation fait “ constructive ” des modifications au contrat.

• Changement constructif: Lorsqu'un entrepreneur effectue des travaux au-delà des exigences du contrat, sans un ordre formel en vertu de la clause de changements, que ce soit en raison d'une ordonnance de informelle, ou par la faute de l'acheteur.

• Calendrier: Les livrables des entrepreneurs doivent être coordonnés avec d'autres produits livrables. De nombreux contrats ont des paiements d'étape en fonction des livraisons, et certains ont des incitations basées sur la livraison en temps opportun ou précoce. En outre, certains contrats comportent une clause qui indique que la livraison tardive est considérée comme une violation substantielle.

  Le temps est de l'essence est une clause de contrat qui indique que les délais de livraison est obligatoire, et donc, de valeur contractuelle. Défaut d'agir ou livrer dans le délai indiqué constitue une rupture de contrat.

• Coût: Vous devez vous assurer que l'entrepreneur est payé seulement pour le travail qui est vérifié et accepté. Si les paiements intermédiaires sont prévues, assurez-vous que vous êtes l'approbation des paiements cohérentes avec les résultats. En d'autres termes, si l'entrepreneur est prévu pour être achevé à 50%, mais seulement 25% du travail est fait, assurez-vous que vous payez 25% du contrat et non pas 50%.

• Qualité: Vous utilisez les mêmes techniques de contrôle de la qualité sur les résultats de l'entrepreneur comme vous le faites pour le travail à l'interne. Cela garantit que les produits livrables respectent les exigences et les spécifications.

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  Communication: L'entrepreneur doit soumettre des rapports d'état que vous aurez référence lors de l'élaboration de vos rapports de performance des projets. Plusieurs fois, les contrats doivent préciser le format et le calendrier des rapports.

• Risque: Informations dans le journal entrepreneurs des risques doit être intégrée avec le journal des risques du projet. En outre, il peut y avoir des risques associés à la contraction que vous devez gérer au long du projet.

Évidemment, plus les entrepreneurs que vous avez sur un projet, plus le travail cela implique. Pour les achats complexes, ou pour des projets avec plusieurs fournisseurs, vous pourriez avoir un administrateur de passation des marchés ou le représentant d'un agent des contrats pour assurer la supervision de l'entrepreneur et de gérer une grande partie de ce travail. Cela est particulièrement vrai lorsque l'organisation dispose d'un département de passation de marchés centralisée.

Marché de contrôle: Entrées

Le plan de gestion des achats (partie du plan de gestion de projet) fournit des indications sur qui va gérer différents aspects de la passation des marchés ainsi que la façon de s'y prendre. Cela comprend des informations sur la façon d'utiliser les systèmes de paiement, le système de commande de changement de contrat, et les évaluations de rendement.

Vous utilisez les lignes de base dans le plan de gestion de projet et les comparer avec les rapports de rendement au travail et les données de performance de travail fournis par l'entrepreneur. Vous devez aussi comparer les rapports de performance contre les accords réels et les documents d'approvisionnement.

Les demandes de changement peuvent inclure un changement à l'énoncé des travaux (SOW) pour le contrat ou le contrat lui-même.

Acquisitions de contrôle: Sorties

Information sur le rendement de travail comprend le coût, le calendrier et information sur le rendement technique du fournisseur. Cette information sera intégrée à l'information en interne la performance pour créer des rapports de performance de travail dans le processus Surveillance et contrôle de travail du projet. En outre, les informations de performances sur le fournisseur doit être recueilli. Cela comprend des informations sur les problèmes potentiels qui pourraient entraîner des réclamations ou litiges.

Les actifs de processus organisationnels et la documentation d'approvisionnement sont tenus à jour par l'intermédiaire du système de gestion des dossiers. Des exemples de documentation comprennent

• Horaires

• Dossiers de paiement

• Les demandes de changement

• Les rapports de rendement

• Les résultats d'audit

• Lettres, notes de service, et les procès-verbaux

• Documentation technique

• L'acceptation formelle des livrables

Tout au long de la période d'exécution du contrat, les demandes de modification seront probablement nécessaires. Celles-ci doivent suivre le processus de modification définie dans le contrat et passer par le processus de contrôle des changements de projet intégrée. L'acheteur ne porte que sur les changements qui affectent les conditions contractuelles. Si le vendeur procède à des changements qui sont transparents à l'acheteur et ne touchent pas toutes les obligations contractuelles, ces changements ne sont pas documentées.

Comme dans tous les processus de contrôle, les composantes du plan de gestion du projet du projet de mises à jour de l'équipe et les documents de projet de tenir des registres précis et actuels.

Il existe de nombreuses façons que les contrats et relations contractuelles peuvent être victimes de violence. Le Code de déontologie et de conduite professionnelle aborde les opportunités pour faute dans les normes sur la responsabilité et l'honnêteté. Soyez prêt pour les questions d'administration des marchés publics pour traiter les deux questions éthiques ainsi que sur les techniques de l'examen. Des normes spécifiques qui sont susceptibles d'être incluses dans les questions d'approvisionnement sont les suivantes:

• Nous protégeons les informations exclusives ou confidentielles qui a été confiée à nous.

• Nous respectons les droits de propriété d'autrui.

• Nous prenons des engagements et des promesses, implicite ou explicite, de bonne foi.

• Nous ne nous engageons pas dans un comportement malhonnête avec l'intention de gain personnel ou au détriment d'un autre.