Contrôle des outils de mobilisation des intervenants, des techniques et des sorties que vous devez savoir pour l'examen de certification PMP

Pour l'examen de certification PMP, vous serez appelé à passer du temps à identifier vos partenaires et de déterminer comment ils peuvent soutenir le bien du projet. Une grille d'alimentation / de soutien à analyser la participation des intervenants peut être un outil utile dans ce processus.

Contrôle mobilisation des intervenants: Outils et techniques

Un autre exemple qui démontre comment l'engagement des parties prenantes peut être contrôlée implique l'inspecteur de la ville. Dans le scénario suivant, vous verrez comment l'engagement d'un acteur (l'inspecteur de la ville) a un potentiel d'affecter le projet et aussi comment l'équipe du projet utilise des systèmes d'information de gestion, un jugement d'expert, et des réunions.

Question de l'inspecteur et de l'impact

Le 8 Novembre, la question suivante a été entré dans le journal d'émission:

Rick Johnson est nouveau bâtiment Inspecteur il a été embauché par la ville sur Octobre 10. Il est prévu de faire son inspection sur le centre de la petite enfance, le 1er Décembre.

Lors de la réunion de l'association d'un constructeur local, l'entrepreneur général pour la garderie entendu que Rick n'a pas les bâtiments qui ne disposent pas de leur documentation complète et indexée par les instructions Rick envoyé 10 jours avant sa visite approuvé. Cela a causé un retard dans l'approbation de plusieurs bâtiments de la ville.

Avance rapide deux jours à Novembre 10. Vous ont pas reçu la demande de documentation de Rick, et les entrepreneurs ne travaillent pas la semaine de Thanksgiving.

Vous rencontrez l'entrepreneur général, plusieurs des sous-traitants, et le directeur des installations afin de déterminer l'impact, puis réfléchir à des solutions. Le groupe détermine les impacts suivants:

• Impact périmètre: Il peut y avoir des travaux non planifiés supplémentaire pour fournir toute la documentation dans un style spécifique de présentation.

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  L'impact de l'annexe: Si l'inspecteur ne signe pas de rabais sur les services de garde build-out le 1er Décembre, il va provoquer un glissement jour pour jour dans le calendrier. La garderie peut ouvrir en retard, surtout avec les vacances d'hiver en réduisant le nombre d'heures de travail dans le mois.

• L'impact des coûts: Si les entrepreneurs sont prêts à faire des heures supplémentaires en Décembre pour obtenir les documents et la documentation indexés correctement, cela conduira à un dépassement d'horaire.

Le groupe décide de consulter JJ Shoals, un entrepreneur qui a passé avec succès l'inspection de la ville, afin de minimiser le risque de ne pas passer l'inspection. Ils mettent en place une réunion avec le JJ trois jours plus tard et de développer un plan de travail pour recueillir, organiser et présenter l'information dans le format qui a travaillé pour JJ précédemment.

Tenir des réunions productives

Les réunions sont une méthode courante de partage de la communication et la participation des intervenants dans les projets. Les gestionnaires de projet passent réunions de temps leader considérables. Certains sont des réunions informelles impliquant quelques membres de l'équipe, certains sont des réunions de l'équipe de projet, et certains sont des présentations formelles de gestion et d'autres intervenants clés. Certaines des lignes directrices clés à des réunions efficaces sont

• Des réunions seulement si nécessaire.

• Faire l'objet de chaque réunion clair.

• Préparer, distribuer et suivre un ordre du jour.

• Assurez-vous que les bonnes personnes sont à la réunion, et que seules les personnes qui ont besoin d'être présents sont invités.

• Encourager la participation.

• Gérer les conflits si et quand elle survient.

• Problème minutes.

• Suivi des points d'action.

Lors de la distribution d'informations, vous pouvez utiliser papier ou l'information électronique. Vous pouvez pousser les informations, vous pouvez avoir des gens tirent au besoin, ou vous pouvez fournir de manière interactive.

Contrôle mobilisation des intervenants: Sorties

Les résultats de ce processus sont similaires aux résultats du processus de contrôle des communications:

• Information sur le rendement de travail: Informations sur l'efficacité du processus d'engagement des parties prenantes, telles que le niveau de soutien et de la participation dans le projet.

• Les demandes de modification: Action corrective ou préventive nécessaire pour amener l'engagement en alignement avec le plan, ou pour répondre à l'évolution des niveaux d'engagement des parties prenantes.

• Projet des mises à jour du plan de gestion: Le plan de gestion des parties prenantes est le document le plus probable que vous allez mettre à jour, même si le plan de gestion des communications et les plans de gestion des ressources humaines peuvent également nécessiter des mises à jour ainsi.

• Projet documente les mises à jour. Le registre des parties prenantes et les registres des questions sont les documents les plus probables qui devront mettre à jour.

• Actifs de processus organisationnels mises à jour: Toute la documentation du projet, y compris les leçons apprises, les résultats de la résolution des problèmes, et les actions correctives.