Efficacité et la disponibilité lors de l'estimation des besoins en personnel de gestion de projet

Productivité, l'efficacité et la disponibilité sont les trois facteurs qui influent sur la quantité de temps que vous et votre équipe de gestion de projet devez remplir une tâche de projet:

• Productivité: Les résultats que vous produisent pour chaque unité de temps que vous passez à travailler sur la tâche. Votre productivité sur une tâche dépend de la nature de la tâche et votre capacité à effectuer le travail requis.

• Efficacité: La quantité de temps dans votre journée de travail total que vous dépensez sur les tâches du projet par opposition aux activités hors projet, comme assister à des réunions d'entreprise nécessaires, la lecture des journaux et des articles techniques, d'obtenir un verre d'eau, aller aux toilettes, et de parler de non- sujets liés au travail avec des collègues.

  
  
  
  
  

  Si vous passez chaque instant de votre journée de travail à faire rien d'autre que travailler sur des tâches de projet, vous êtes d'être à 100 pour cent efficace.

• Disponibilité: La quantité de temps que vous êtes au travail, par opposition à en congé. Vous déterminez votre disponibilité sur la base du nombre de jours de congés payés, votre organisation vous permet de prendre, comme les congés annuels, les congés de maladie, les vacances, les congés personnels et congé de maternité.

  Si votre organisation vous permet de prendre un total de 39 jours de congé pendant une période de 260 jours (1 an = 52 semaines x 5 jours par semaine = 260 jours), vous seriez disponible pour travailler sur des missions pour votre organisation pour les 85 pour cent de la période de 260 jours.

En tant que chef de projet, vous pouvez avoir besoin d'assigner des tâches à différentes personnes de votre équipe. En faisant cela, vous devez considérer combien de temps les membres de votre équipe devront remplir ces tâches.

Affectation à quelqu'un un laps de temps raisonnable pour accomplir une tâche exige que vous preniez en compte non seulement ce qu'une personne peut accomplir quand elle travaille sur la tâche mais aussi la réalité que même si vous lui attribuez à travailler à temps plein pour une période de temps, elle ne sera pas en mesure de consacrer 100 pour cent de ce temps de travail à la tâche.

Prenons l'exemple de la vie réelle qui suit:

Un homme qui a assisté à une session de formation de planification du projet était convaincu qu'il a pris en compte l'efficacité quand il estimé nécessaire des niveaux de ressources pour ses projets. Son organisation avait récemment effectué une étude interne et a déterminé que chaque année, un salarié qui a dépensé environ 25 pour cent de son temps sur les congés de maladie, de vacances, de congés annuels, les congés personnels et congé administratif.

En conséquence, il définit “ à temps plein la disponibilité ” être 120 heures-personnes chaque mois - 75 pour cent des heures-personnes environ 160 un employé était potentiellement disponible pour travailler pendant un mois. (Il tirait son estimation de 160 heures-personnes potentiellement disponibles en multipliant 8 heures par jour par cinq jours par semaine de quatre semaines par mois.)

Le leader de la session de formation lui a expliqué que l'estimation des heures-personnes 120 il a tiré était le temps total un employé était disponible chaque mois et, malheureusement, que les gens ne travaillent pas à 100 pour cent d'efficacité pour toutes les heures qu'ils étaient disponibles.

Pour être précis, il avait besoin de considérer qu'une personne avait environ 90 heures productives chaque mois à dépenser sur le travail de projet - si il a considéré que la personne a travaillé à 75 pour cent d'efficacité. (Vous obtenez 90 heures-personnes en multipliant les 160 heures potentiellement disponibles par le 75 pour cent facteur de disponibilité et en multipliant ce nombre par le facteur d'efficacité de 75 pour cent alors.)

Sa réaction à la suggestion de l'entraîneur était intéressant: Il a complètement rejeté l'analyse! Il a dit qu'il a refusé de dire aux gens sur son projet qu'ils avaient à faire seulement six heures de travail pour toutes les huit heures, ils imputés à son projet. Il ne savait pas qu'ils faisaient déjà.

Il ne pouvait le reconnaître et en tenir compte dans ses plans ou il pourrait l'ignorer, mais en ignorant qu'il ne changerait pas la réalité qu'il a été produit.