Poignée documents et papiers une fois à améliorer la gestion du temps

Ceux qui documents maîtres et du papier ont maîtrisé seule manipulation. Ces personnes touchent ou lire un document, email, ou de papier une fois et puis prendre des mesures. Ils ne entassent pas, table, réfléchir, vérifier, reconsidérer, soumettent à nouveau, ou de retard. Ils se débarrasser du document la première fois qu'ils manipulent ou le voir.

Si vous voulez devenir un seul gestionnaire, suivez les cinq Ds: dépotoir, délégué, détour, le faire, ou un dépôt. Sinon, vous affrontez une liste moins productive de Ds: musarder, rêverie, délibérée, et de tromper - qui mènent toutes à votre disparition.

Documents Dump

Le principe dump: elle est simple: avez-vous besoin? Si vous ne le faites pas, le jeter ou de les aliéner. Dites non à l'une des questions suivantes, et vous pouvez sentir à l'aise de frapper le bouton Supprimer ou de l'envoyer à la déchiqueteuse ou le bac de recyclage:

• Avez-vous vraiment besoin d'agir sur ce ou le garder?

• Est-ce nouveau, les informations pertinentes dont vous avez besoin, maintenant ou dans l'avenir?

• 
  
  
  
  

  Est-ce que ces informations bénéficient d'un collègue ou un client?

• Y at-il des conséquences pour ne pas la conserver?

• Ce que cette augmentation des recettes ou de service à la clientèle?

Trier votre courrier sur le bac de recyclage ou de déchets panier. Tout ce qui tourbillonne dans le bac ou le panier est plus votre problème.

Déléguer des documents

Avez-vous un rat pack intérieure qui veut tenir sur tout, y compris tous les papiers qui traverse votre bureau? Une façon de fermer cette impulsion est de déléguer des papiers à quelqu'un d'autre. Même si vous connaître vous pouvez compléter la tâche avec les deux mains attachées derrière le dos, cela ne signifie pas qu'il est le meilleur usage de votre temps. Délégué et vous donner plus de temps pour travailler sur des tâches à forte valeur ajoutée tout en renforçant les compétences et la confiance des gens que vous déléguer à.

Detour Documents- revenir plus tard

Manipulation chaque e-mail, document électronique, ou même feuille de papier une fois est un but fantastique, mais il est parfois impossible. Peut-être que vous avez besoin de plus d'informations avant de pouvoir déléguer ou disposer de l'élément, ou peut-être le document soulève des questions importantes qui doivent être répondues avant d'agir. Si vous pouvez faire un détour et de garer l'e-mail, document électronique ou papier pour plus tard suivi, vous avez enregistré de temps à délibérer maintenant.

Ne vous garez pas quoi que ce soit de façon permanente! Créer un fichier de détour pour documents et papiers retardés, mais être sûr d'obtenir les informations dont vous avez besoin et de traiter de la question. Ne laissez pas votre fichier temporaire grandir dans un tas caché dans un fichier.

Faire: prendre les mesures requises par un document

Fais le est le plus facile et le plus simple de tous les Ds. Passez à l'action, soit pour obtenir la tâche fait rapidement ou parce qu'il ya un haut niveau d'urgence qui lui est associé:

• Tend à des questions urgentes. Si la tâche se déplace vers le haut de votre liste de priorités après avoir lu le papier, le meilleur plan d'action est de le faire maintenant. Changez vos priorités et de travailler jusqu'à ce que la nouvelle priorité est terminée, même si cela vous prend le reste de la journée.

• Obtenez la tâche accomplie rapidement. Suivez la règle des cinq minutes: Si la tâche nécessaire, appel téléphonique, la réponse ou des éclaircissements est quelque chose que vous pouvez faire, et ça va prendre moins de cinq minutes, faire vous-même en ce moment. Au moment où vous déviez il, le reprendre plus tard, relire, et de recentrer, vous avez investi beaucoup plus de temps que les cinq minutes nécessaires maintenant.

Il Depot: le dépôt de documents

UN dépôt est un lieu où quelque chose est déposé ou enregistré. Établir un dépôt efficace pour les papiers que vous devez garder (et seulement les documents dont vous avez besoin pour garder).