Responsabiliser les gens, quand ils ne signalent pas de vous

Les gestionnaires de projet parfois confrontés au problème de travailler avec des gens qui ne relèvent pas de leur administrativement. Si une telle personne tombe à une promesse de faire quelque chose pour votre projet, puis en maintenant sa responsabilité peut être une question délicate.

Vous ne pouvez pas essayer de tenir son compte parce que vous pensez qu'il est inapproprié (après tout, vous n'êtes pas son patron) ou parce que vous ne savez pas comment le faire. Mais rappelez-vous: Responsabiliser les gens, est approprié et nécessaire quand ils ont accepté une responsabilité.

Responsabilité aide les gens savent qu'ils sont sur la bonne voie, et il vous permet de reconnaître quand ils ont terminé les missions promises. Vous ne devez pas le pouvoir de détenir des personnes accountable- les gens ont juste pour avoir accepté la responsabilité.

Utilisez les approches suivantes pour tenir les gens responsables lorsque vous ne disposez pas d'autorité directe sur eux:

Découvrez qui a autorité directe sur la personne et faire ce que superviseur dans le processus: Envisager de demander l'approbation du patron de la personne lorsque vous demandez à la personne à accepter la responsabilité pour une tâche. Lorsque vous le faites correctement et au bon moment, vous pouvez améliorer les chances de succès.

Si le patron d'une personne ne sait pas que son membre du personnel a décidé d'effectuer une tâche pour vous, vos chances d'obtenir l'aide du patron quand la personne ne parvient pas à effectuer comme promis sont de petite taille. Cependant, si le patron a soutenu l'offre de son membre du personnel pour vous aider lorsque elle a été faite, le patron et son membre du personnel ne devraient pas être surpris si vous sollicitez l'aide du patron quand le membre du personnel ne fait pas la tâche.
Mettez tout par écrit: Mettez votre accord par écrit de le formaliser, de clarifier les termes, et de servir comme un rappel pour vous et la personne acceptant de faire la tâche. Si la personne vous demande si vous voulez avoir un accord écrit parce que vous ne faites pas confiance qu'elle va faire ce qu'elle promet, lui expliquer que si vous ne l'avez pas confiance, vous ne seriez pas travailler avec elle à tous!
Être spécifique: Le plus clair que vous faites votre demande, plus il est facile pour la personne pour estimer l'effort qu'elle a besoin pour répondre à la demande et de produire le bon résultat la première fois. Vous pouvez vous sentir que d'être trop spécifique est inappropriée parce que vous avez pas d'autorité directe sur elle. Mais reconnaître que mettre une demande par écrit ne fait pas un order- il clarifie simplement ses spécificités et le rend plus facile à réaliser.
Suivre: Négocier un calendrier pour surveiller la performance de la personne et pour résoudre les problèmes ou questions qui se posent. Être sûr de

Négocier un calendrier de suivi au début de l'accord. Si vous appelez à l'improviste à des moments aléatoires, vous semblez être le contrôle parce que vous ne faites pas confiance à la personne.
Basez votre calendrier de suivi sur le moment où la personne prévoit de réaliser certains milestones- intermédiaire ce calendrier vous donne des critères plus objectifs pour une évaluation.

Faites la personne responsable de l'équipe: Votre atout professionnel le plus précieux est votre réputation. Quand une personne promet de faire quelque chose pour vous, laisser les autres membres de votre équipe connaissent la promesse. Lorsque la personne vit jusqu'à cette promesse, reconnaître son accomplissement en face de ses collègues. Si la personne ne parvient pas à la hauteur de la promesse, lui faire savoir que vous allez partager cette information avec d'autres.

Obtenir l'engagement: Quand une personne indique qu'elle va vous aider, être sûr d'obtenir un engagement ferme et précise que le résultat souhaité sera atteint en un temps spécifique et pour un coût spécifique. Méfiez-vous des déclarations vagues comme “ je vais lui donner mon meilleur effort ” ou “ Vous pouvez compter sur moi ”.

Créer un sentiment d'urgence et de l'importance: Vous voudrez peut-être de réduire au minimum toute pression la personne se sent en offrant à comprendre si elle ne peut pas effectuer à vos attentes pour une raison ou une autre. Malheureusement, cette approche suggère que le travail que vous lui demandant de faire est pas vraiment important et augmente effectivement la chance qu'elle ne sera pas le compléter. Au lieu de cela, laisser la personne sait comment son travail influe sur les autres activités et des personnes sur le projet. Faites-lui savoir pourquoi elle a besoin pour accomplir les attentes et ce que seront les conséquences - au projet et l'organisation - si elle ne le fait pas.

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