Comment vérifier l'autorité de votre auditoire de projet
Lorsque vous impliquez un public dans le projet que vous gérez, confondant le niveau de l'autorité d'une personne peut conduire à la frustration, ainsi que les pertes de temps et d'argent. Assurez-vous que les gens que vous avez identifié comme publics ont le pouvoir de prendre les décisions qu'ils doivent prendre pour effectuer leurs tâches. Si elles ne disposent pas de cette autorité, savoir qui fait et comment amener les gens dans le processus.
Au début de la réalisation de l'étape de travail dans vos projets, de prendre les mesures suivantes pour définir l'autorité de chaque membre de l'auditoire:
Clarifier les tâches et les décisions de chaque membre de l'auditoire.
Définir avec chaque personne ses tâches et son rôle dans ces tâches. Par exemple, peut-il travailler seulement sur la tâche, ou doit-il approuver également les horaires, les dépenses de ressources, et des approches de travail?
Demandez à chaque membre de l'auditoire ce que son autorité est au sujet de chaque décision et de la tâche.
Renseignez-vous sur les tâches individuelles plutôt que toutes les questions dans un domaine particulier. Par exemple, une personne peut être plus confiants au sujet de son autorité pour approuver les achats d'approvisionnement jusqu'à 5000 $ que de son pouvoir d'approuver tous les achats de matériel, peu importe le type ou la quantité.
Clarifier les décisions que le membre du public peut se faire. Pour les décisions nécessitant l'approbation de quelqu'un d'autre, savoir dont l'approbation dont il a besoin. (Demandez, ne présumez jamais!)
Demandez à chaque membre de l'auditoire comment il sait ce qu'il a autorité.
Est-ce une politique, une procédure ou directive écrite confirment l'autorité? Avez-patron de la personne lui dire dans la conversation? Est la personne tout en supposant? Si la personne n'a pas d'informations confirmant spécifique, l'encourager à le faire.
Découvrez l'histoire de chaque membre du public d'exercer l'autorité.
Avez-vous d'autres personnes ou travaillé avec cette personne dans le passé? At-il été annulée à la suite des décisions qu'il a dit qu'il a été autorisé à faire? Si oui, demandez-lui pourquoi il croit qu'il ne sera pas annulé de même cette fois.
Vérifiez si quelque chose a changé récemment concernant le pouvoir de chaque membre de l'auditoire.
Y at-il des raisons de croire que l'autorité de cette personne a changé? Est la personne nouvelle à son groupe actuel? À son poste actuel? La personne a récemment commencé à travailler pour un nouveau patron? Si aucune de ces situations existe, encourager la personne à trouver de la documentation spécifique pour confirmer son autorité à son avantage ainsi que le vôtre.
Reconfirmer l'information dans ces étapes lorsque les missions de prise de décision d'un public particulier changent. Supposons, par exemple, que vous vous attendez d'abord tous les achats individuels sur votre projet d'être à ou sous 2500 $. Le projet de loi, le représentant de l'équipe du groupe de la finance, vous assure qu'il a le pouvoir d'approuver de tels achats pour votre projet sans vérifier avec son patron. A mi-parcours du projet, vous trouvez que vous avez à acheter une pièce d'équipement pour 5000 $. Soyez sûr de vérifier avec le projet de loi qu'il peut autoriser personnellement cette plus grande dépense. Si il ne peut pas, savoir dont l'approbation vous avez besoin et prévoyez comment l'obtenir.
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