Comment choisir un système de collaboration sociale

Il est facile d'imaginer un propriétaire de petite entreprise le choix, un produit de collaboration sociale basée sur le cloud sur les conseils d'un ami, la création de comptes pour lui-même et une douzaine d'employés, et ne jamais regarder en arrière - ou de commutation en passant, un an plus tard, à un produit qu'il aime mieux.

Les grandes entreprises ne seraient jamais choisir un système de collaboration qui en passant, ils ne devraient pas. Lorsque vous offrez la collaboration sociale à des centaines ou des milliers d'employés, vous leur demandez d'adopter une nouvelle façon de travailler et de communiquer les uns avec les autres. Vous voulez faire un bon choix et celui que vous pouvez coller avec. Les petites entreprises, aussi, peuvent bénéficier de la cueillette dès la première fois.

Voici quelques lignes directrices pour l'organisation du processus de sélection.

• Fixer une date butoir pour la recherche de nouveaux produits. Si votre processus de sélection prend plus de quelques semaines, ne soyez pas surpris si un nouveau démarrage du logiciel sociale passionnante apparaît dans les nouvelles ou un autre fournisseur commence à taper sur votre porte, prétendant avoir la solution idéale à vos besoins.

  Et peut-être il est logique de tout arrêter et de regarder une nouvelle option. Mais en général, il est plus logique de maintenir un calendrier de mesures disciplinaires. Faites le meilleur examen des options sur le marché que vous pouvez, mais fixer une date limite après laquelle vous pourrez passer à l'étape suivante - la réduction de votre liste de choix, plutôt que d'ajouter à elle.

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  Définir must-have exigences. Avant de faire une sélection de produits, assurez-vous d'identifier non seulement vos exigences, mais de les hiérarchiser. Quelles sont les fonctionnalités que vous pouvez tout simplement pas vivre sans?

  Par exemple, si votre organisation fait un usage intensif de SharePoint pour la gestion de projet, le partage de documents, et d'autres formes de collaboration, l'intégration de SharePoint est obligatoire. En fait, la qualité de l'intégration de SharePoint offert par une plate-forme sociale particulière sera probablement un facteur décisif.

  Si votre organisation absolument, positivement ne sera pas envisager de faire collaboration d'entreprise dans le nuage, la possibilité de déployer le logiciel de collaboration dans votre propre centre de données est un must-have exigence.

• Décrire nice-to-have fonctionnalités. Beaucoup d'autres fonctionnalités de collaboration sociale peuvent être attrayant, mais facultative.

  Par exemple, votre organisation peut valoriser une plateforme sociale qui intègre les systèmes d'information de la société pour les ressources humaines et la formation en entreprise, d'enrichir automatiquement les profils sociaux des employés avec un organigramme et de données numériques sur les certifications professionnelles d'un individu. Ayant peut-être que serait agréable, mais pas indispensable. Un produit qui avait cette fonction serait profiter d'une légère accentuation de votre classement des produits, mais ne suffit pas à combler les lacunes dans les caractéristiques essentielles.

• Cibler les choix. Même si le nombre de fournisseurs de logiciels et de cloud computing qui prétendent détenir les clefs à la collaboration sociale productive peut sembler un peu écrasante, vous pouvez probablement éliminer certains d'entre eux tout de suite. Si le vôtre est une petite organisation ayant des besoins simples, vous pouvez traverser produits complexes et coûteuses de la liste. Adieu, IBM et Jive. Si le vôtre est une multinationale, vous ne serez probablement pas envisager de Podio que votre plate-forme sociale échelle de l'entreprise (même si elle peut avoir un rôle à jouer comme un outil de productivité pour les petites équipes au sein de l'organisation).

  Le processus d'élimination devrait vous laisser avec une liste plus gérable de choix qui méritent un examen plus approfondi.

• Examiner les candidats. Après avoir compilé une liste de fournisseurs à contacter, vous voulez que ces fournisseurs de fournir des analystes et des clients de référence contacts, y compris les références de préférence des organisations similaires à la vôtre.

• Choisissez votre projet ou des projets pilotes. Les grandes organisations aventurent généralement en collaboration sociale avec un projet pilote avant de l'embrasser sur une grande échelle. Pourtant, ce projet doit être assez grand et assez grave à la fois exercer les capacités du logiciel et avoir une chance de montrer des résultats d'affaires.

• Faites votre choix et aller pour elle. Tous les conseils ci-dessus est pour rien si vous ne soyez pas à démarrer.