Comment collaborer sur des documents en utilisant un wiki

Dans certains cas, le téléchargement et le téléchargement de fichiers et de travailler avec eux est déconnecté la seule option. Mais dans de nombreuses collaborations sociales, l'idéal serait de tout faire - comme l'écriture, la révision, en commentant, et l'édition - au sein d'un navigateur.

Si collègues ont l'intention de publier un document sur une plateforme sociale de toute façon, il est logique pour eux de créer dans un environnement qui élimine la nécessité pour le téléchargement et le téléchargement, tout en simplifiant le processus de liaison à d'autres ressources en ligne. Cela est particulièrement vrai quand un document a plusieurs auteurs et éditeurs.

Wiki le logiciel permet à tout utilisateur autorisé à créer et modifier des articles dans un éditeur basé sur le Web qui simplifie le processus de liaison entre les documents. La plupart des gens sont familiers avec Wikipedia, qui est une encyclopédie produite par une équipe de bénévoles dans le monde entier, travaillant sous la supervision d'éditeurs employés par la Fondation Wikimedia. Beaucoup de plates-formes de collaboration sociale comprennent wiki ou un logiciel de type wiki, bien qu'ils ne peuvent pas utiliser cette terminologie en soi.

La plupart des logiciels de wiki commerciale est désormais livré avec un éditeur de texte riche - un traitement de texte basé sur le Web pour les pages d'écriture et de mise en forme - même si certains d'entre eux encore fournir aux utilisateurs avancés la possibilité de modifier le code HTML sous-jacent ou le formatage de wiki et codes de liaison. La figure suivante montre l'éditeur de wiki dans IBM Connections, qui est utilisé pour créer et modifier le contenu de communauté partagée. Un "About Us" l'article est montré ici dans un éditeur de texte riche, mais les onglets en haut de l'éditeur vous permet de passer à une vue de source de HTML ou un aperçu du résultat final.

Pour ajouter un lien, l'utilisateur clique sur un bouton et obtient la possibilité de choisir une ressource sur le réseau social pour créer un lien vers (comme un autre article de blog ou entrée de wiki) ou une adresse web indépendant. La figure suivante montre l'écran de recherche pop-up dans Jive qui vous permet de trouver et de lien vers une autre page ou ressource existante dans l'environnement de collaboration sociale.

Lorsque vous modifiez un article wiki, le système conserve toutes les révisions précédentes, ce qui permet de retracer exactement ce qui a changé, quand et par qui. Si un utilisateur insère erreurs ou supprime des informations correctes, un éditeur avec les privilèges administratifs droite peut revenir l'article à une version antérieure (ou verrouiller à restreindre d'autres modifications). La figure ci-dessous montre l'utilitaire de comparaison de version de l'IBM Connections wiki.

Ceci est la façon dont les wikis empêchent leur vision démocratisé la création de contenu ouvert et l'édition de sombrer dans le chaos. Lorsque les utilisateurs abusent de leurs privilèges d'édition par vandaliser une page (pas rare avec la célébrité et des articles politiques sur Wikipédia), les éditeurs peuvent revenir à une version antérieure et restreindre les droits d'édition pour un petit groupe d'utilisateurs de confiance.

Sur un réseau social d'entreprise, le risque de ce genre de méfait est minime. Pour la tranquillité d'esprit, les dirigeants de l'entreprise peuvent être sage de limiter les droits de modification des documents officiels (pensez politiques de vacances ou de remboursement de Voyage postés sur le réseau de collaboration). Cependant, les employés ne sont pas susceptibles d'apporter des modifications non autorisées, sachant que chaque modification sera suivie. Tout comme les craintes d'une mauvaise utilisation du flux d'activité et des forums de discussion employé ont tendance à être égaré, le risque de dommage intentionnel à wiki documents est petit. Suivi de version est le plus souvent une bouée de sauvetage dans le cas d'erreurs involontaires, comme quand un employé supprime tort grands blocs d'information importante, et vous avez besoin de le récupérer.

Pour la plupart des fins de travail de routine, l'idéal est de partager les droits de modification large plutôt que restrictive et verrouiller des documents wiki contre l'édition que dans de rares cas. Le préjudice de nier les utilisateurs l'accès dont ils ont besoin pour corriger une erreur ou ajouter de l'information est presque toujours supérieure à la chance de quelque chose qui ne va pas. Systèmes de montage de collaboration sont souvent configurées pour informer les autres auteurs chaque fois qu'un document est mis à jour, en leur offrant la possibilité de rattraper toutes les erreurs qui pourraient avoir été introduites et les corriger.

Un motif autre - et qui peut fonctionner même pour les documents verrouillés contre l'édition - est de fournir un flux de commentaire associé avec le document et de discuter des modifications ou des ajouts qui peuvent avoir besoin d'y être apportées. Un éditeur désigné peut alors mettre en œuvre les corrections, le temps le permet. Pendant ce temps, les lecteurs peuvent analyser les commentaires des renseignements supplémentaires qui peuvent ne pas être dans le document lui-même.