Comment développer un plan de processus pour la gestion des opérations

Création de cartes précises et utiles processus exige du temps et des ressources considérables, mais ces cartes sont indispensables à tout effort d'évaluation du processus de gestion des opérations et une amélioration significative. Voici quelques conseils pour la création d'une carte précise du processus:

• Toujours demander pourquoi. Alors que la construction d'une carte initiale de processus, de savoir pourquoi certaines actions sont en cours. Dans de nombreux cas, la réponse est “ Nous avons toujours fait comme ça ” ou “ Voilà la façon dont ils me dit de le faire ”. La question “ pourquoi ” révèle souvent de bons endroits pour commencer les efforts d'amélioration.

• Soyez prêt à réviser la carte de processus. Lorsque vous terminez premier plan du processus, le considérer comme un brouillon. Vous ne serez pas obtenir tout droit la première fois autour. En fait, les premières fois que vous revoir votre plan de traitement avec les travailleurs de la ligne et de la gestion (que vous devez faire!), De nouvelles rides dans le processus vont inévitablement se présenter.

  Lors du développement de votre première version d'un plan de processus, supposons rien est trivial. Documentez tout, y compris les communications informelles. La pièce de l'information partagée à la machine à café chaque matin peut se révéler ce qui maintient un certain processus de déplacement.

• 
  
  
  
  

  Méfiez-vous de la résistance. Sentiment de protection et même défensive est la nature humaine, surtout si quelqu'un estime que son travail est en jeu ou menacé autrement. Les employés considèrent souvent les projets de processus de cartographie et d'amélioration des processus comme un moyen pour les dirigeants de l'entreprise pour réduire la masse salariale et éliminer des emplois. Il est important d'expliquer le but et les avantages du projet avant de commencer.

  L'approche générale pourrait inclure le message que l'amélioration des processus est nécessaire pour maintenir l'entreprise compétitive et que l'entreprise doit être compétitive à fournir des emplois. Soyez conscient de la résistance possible au cours du processus de cartographie et d'examiner attentivement ce qui se produit à chaque étape du processus pour assurer que ce que vous êtes étant dit se fait réellement de sorte que vous pouvez construire une carte précise.

• Créer une hiérarchie de cartes. Cartes de processus peut devenir très complexe, et la création de cartes avec l'augmentation de détail peut être important pour certaines entreprises. Commencez avec une représentation de haut niveau agrégé du processus en question et ensuite décomposer chaque opération jusqu'à ce que vous atteignez un niveau où l'analyse significative ne peut avoir lieu. Évitez de faire une carte unique qui est si compliqué qu'il est difficile de comprendre et de communiquer aux parties prenantes.

  Déterminer le niveau de ventilation est nécessaire pour un processus peut être difficile. Une carte de haut niveau qui fait référence à des activités générales est idéal pour communiquer avec la haute direction, qui ont tendance à être principalement concerné par où transferts se produisent entre les groupes / départements ou à travers les structures hiérarchiques. Plus de détail est important quand une carte de processus est destiné à former des employés ou d'informer les cadres intermédiaires, qui ont besoin de voir où les changements se produisent dans les besoins en ressources.

• Documenter tout le nécessaire pour effectuer chaque tâche et de la sortie chaque tâche. Un dossier qui comprend toutes les ressources et toutes les informations nécessaires pour accomplir une tâche donnée assure la cohérence. Beaucoup de gens oublient que les informations d'une opération génère peut être aussi important que les ressources tangibles.

  Par exemple, sur un projet d'amélioration des processus, une opération a été identifiée comme non-valeur ajoutée et éliminé, mais il a effectivement produit un rapport vital nécessaire plus tard dans le processus. Lorsque les membres de l'équipe de gestion des opérations achevées la carte initiale du processus, ils négligé l'existence et l'importance de ce document, donc quand ils mis en œuvre le nouveau processus, le système est tombé en panne en raison du manque d'informations dans le rapport.

• Solliciter la contribution de tous les niveaux de l'organisation. Il est important d'obtenir l'entrée de la gamme de personnes impliquées dans le processus. Mener des entrevues avec ceux sur la ligne de faire le travail réel ainsi que des dirigeants de l'entreprise.

  Nous sommes régulièrement surpris par le nombre de gestionnaires ne savent pas exactement comment le travail se fait dans leur entreprise. Une erreur fatale opérations élabore une cartographie des processus avec la participation de la direction seulement.

• Marchez-même le processus. Si possible, observez le processus en question. Souvent, l'information du personnel de première ligne, travailleurs de première ligne, et les données de gestion est faux ou trompeurs. Si ce que vous voyez et ce que vous avez dit ne correspondent pas, de savoir pourquoi des écarts existent. Grâce à l'observation directe et les conversations de suivi, vous pouvez découvrir un regard critique sur la raison pour laquelle un processus se comporte comme il le fait.