Comment faire pour exécuter une réunion d'évaluation post-projet

En tant que gestionnaire de projet, vous aurez envie de courir d'une réunion d'évaluation post-projet. Une évaluation post-projet est seulement aussi bon que les résultats, les dépenses, et des informations de performance il est basé sur. Avant de procéder à la réunion, de recueillir votre projet de données établir une réunion Agenda- savoir quelles questions à Adresse- et de savoir comment obtenir une rétroaction constructive.

Sommaire

Données afin de recueillir avant une réunion d'évaluation post-projet

Préparez votre projet post-réunion d'évaluation en recueillant des informations sur les points suivants:

  • Les résultats du projet

  • La performance de l'annexe

  • Les dépenses de ressources

  • Problèmes qui ont surgi au cours du projet

  • Modifications au cours du projet dans les objectifs, les calendriers et les budgets

  • Des événements inattendus ou des changements de l'environnement au cours du projet

  • La satisfaction des clients avec les résultats du projet

  • La satisfaction de la direction avec les résultats du projet

  • L'efficacité des processus de gestion de projets

  • Leçons apprises

Définition d'un ordre du jour pour une réunion d'évaluation post-projet

Préparer un ordre du jour détaillé de la réunion d'évaluation post-projet qui précise les moments où le sujet des discussions vont commencer et à la fin. Pensez à inclure les thèmes suivants sur votre agenda:

  • Déclaration de l'objectif de la réunion

  • Résultats de la réunion spécifiques à accomplir




  • Faits saillants de la performance du projet, y compris les suivantes:

  • Résultats, calendriers, et des ressources

  • Les approches de la planification du projet

  • Des systèmes et des procédures de suivi de projet

  • Communications du projet

  • Pratiques et l'efficacité de l'équipe de projet

  • La reconnaissance et la discussion des réalisations spéciales

  • Examen des réactions des clients et de gestion de projet

  • Discussion sur les problèmes et questions

  • Discussion sur la façon de tenir compte des expériences de ce projet dans les efforts futurs

  • Faire circuler un projet de l'ordre du jour, des documents d'information connexes, et une liste des participants à tous les participants attendus au moins une semaine avant la réunion. Ce préavis donne aux gens le temps de suggérer des ajouts, des suppressions et des modifications à l'ordre du jour. Réviser l'ordre du jour de répondre à ces suggestions, et distribuer l'ordre du jour définitif à tous les participants à la réunion au moins un jour avant la réunion.

    Questions à traiter lors d'une réunion d'évaluation post-projet

    Une réunion réussie d'évaluation post-projet (que vous pouvez tenir en personne, par vidéoconférence ou par la plupart des autres méthodes de réunion) exige que vous vous adressez les bons sujets et que les gens de partager leurs réflexions et leurs expériences du projet ouvertement et honnêtement.

    Lors de la réunion d'évaluation post-projet, examiner les questions suivantes:

    • Avez-vous atteint tous les objectifs du projet?

    • Avez-vous rencontré le calendrier du projet?

    • Avez-vous terminé le projet en respectant le budget?

    • En ce qui concerne les problèmes au cours du projet

    • Pourriez-vous avoir anticipé et prévu pour eux à l'avance? Si oui, comment?

    • Avez-vous les manipulez efficacement quand ils ont surgi?

  • Avez-vous utilisé les systèmes et procédures de gestion de projets de l'organisation de manière efficace?

  • Comment obtenir une rétroaction constructive d'une réunion d'évaluation post-projet

    Pour vous assurer d'obtenir les informations les plus exactes et les meilleures recommandations pour les actions futures, faire ce qui suit avant et pendant votre post-projet réunion d'évaluation:

    • Inviter les bonnes personnes. Inviter tous les gens qui ont participé à votre projet à tous les points long de sa vie. Si la liste des invités potentiels est trop long, envisager de se réunir séparément avec certains sous-groupes, puis tenir une session au cours de laquelle tout le monde général passe en revue les résultats des réunions plus restreintes et vous sollicitez des commentaires et des suggestions finales.

    • Déclarer, au début de la réunion qu'il est censé être une expérience d'apprentissage plutôt que d'une séance de montrer du doigt. Comme le chef de projet, vous exécutez la réunion d'évaluation post-projet. A son début, vous devez déclarer que la session est un temps pour l'auto-examen et des suggestions pour assurer le succès des projets futurs.

      Si les gens commencent à attaquer ou critiquer les autres participants, vous pouvez immédiatement ramener la discussion sur la bonne voie en demandant aux participants les questions suivantes:

    • Que pouvez-vous faire à l'avenir pour faire face plus efficacement à de telles situations?

    • Que pouvez-vous faire à l'avenir pour parer de telles situations?

  • Encourager les gens à

    • Identifier ce que les autres ont bien fait.

    • Examiner leur propre performance et voir comment ils auraient pu traiter différemment des situations.

    • Envisager la tenue de la session à partir de votre bureau. Les gens se sentent souvent plus à l'aise de critiquer les pratiques existantes et de discuter de nouvelles approches quand ils sont loin de leurs environnements de travail normales.

    • Veillez à attribuer à une personne de prendre des notes pendant la réunion d'évaluation post-projet. En plus d'une liste des participants et les faits saillants de l'information, les notes doivent énumérer toutes les activités convenues sur pour mettre en œuvre les leçons tirées de la réunion et les personnes responsables de ces activités.


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