Comment utiliser réunions pour gérer votre projet

Au travail, tout en disant réunion

Sommaire

peut induire groans- mais les réunions sont un moyen efficace de gérer des projets. Trois sortes de réunions aident à garder les joueurs de projets engagés: réunions régulières, annonce hoc réunions (qui sont détenues pour une question spécifique), et supérieure de gestion de rapports d'avancement. Actif, un soutien continu de tous les grands projets publics vous donne le plus de chances de réussite du projet.

Gestion de projets avec des réunions d'équipe régulières

Régulièrement des réunions d'équipe réguliers donnent aux membres l'occasion de partager les progrès et les enjeux et de maintenir des relations interpersonnelles productives et de confiance. Ces réunions sont aussi l'occasion de réaffirmer l'orientation du projet et de garder membres de l'équipe au courant des activités à l'intérieur et en dehors du projet qui affectent leur travail et le succès ultime du projet. Reconnaissant que la plupart des gens travaillent sur plusieurs projets en même temps, ces réunions peuvent renforcer l'identité de l'équipe et des relations de travail.

Consulter les membres de l'équipe d'élaborer un calendrier de réunion qui est commode pour autant de personnes que possible. Si certaines personnes ne peuvent pas assister en personne, essayer de les faire participer à une conférence téléphonique.

Respectez les consignes suivantes lors de la planification et de la tenue de réunions régulières de l'équipe:

  • Même si vos réunions d'équipe sont organisées régulièrement, avant chaque réunion, préparer un ordre du jour déterminé, le distribuer à l'avance, et de solliciter des commentaires et des suggestions.

  • Avant la réunion, distribuer le rapport projet de progrès pour la période de rendement la plus récente.

  • Distribuer toute autre information de fond liées à des sujets sur l'ordre du jour avant la réunion.

  • Discussions limites qui nécessitent plus beaucoup consideration- en profondeur avec eux dans d'autres forums.




  • Commencez à l'heure et se termine le temps.

  • Préparer et distribuer de brèves minutes de la réunion dans les 24 heures après sa fin.

Gestion de projets avec und hoc des réunions d'équipe

UNd hoc réunions de l'équipe portent sur des questions spécifiques qui se posent au cours de votre projet. Un ad hoc réunion peut impliquer certains ou tous les membres de votre équipe, en fonction du sujet. Parce que les questions se posent souvent de façon inattendue, procédez comme suit lorsque vous planifiez une ad hoc répondre:

  • Clarifier la question et ce que vous espérez atteindre à votre réunion.

  • Identifier et inviter toutes les personnes qui pourraient être intéressés, touchés par, ou travaillant sur la question.

  • Expliquer clairement le but de la réunion à tous les invités de la réunion.

  • Documenter soigneusement tous les éléments d'action que les participants développent lors de la réunion, et de confier la responsabilité de leur achèvement.

  • Soyez sûr de partager les résultats d'une réunion ad hoc avec tous les membres de l'équipe qui pourraient être affectées par les résultats, qui ont un intérêt en eux, et / ou dont le soutien dont vous avez besoin pour les mettre en œuvre.

Gestion de projets avec supérieure de gestion de commentaires d'étape

Un supérieure de gestion examen des progrès est généralement présidé par un cadre supérieur, dirigé par un chef de projet, et en présence de membres de l'équipe et des représentants de tous les domaines fonctionnels. Cet avis vous donne la chance de dire à la haute direction sur l'état de votre projet, ses principales réalisations, et toutes les questions qui nécessitent leur aide. L'examen est aussi une occasion pour vous de noter façons de garder le projet en ligne avec les grandes initiatives de l'organisation.

Faites votre supérieur gestion examen des progrès efficace en observant les conseils suivants:

  • Identifier les intérêts de votre auditoire, et expliquer comment votre projet répond à ces intérêts.

  • Gardez votre présentation court choisir quelques messages clés et de les mettre en valeur.

  • Mettre des informations clés, mais être prêt à aller plus en détail sur les questions si quelqu'un vous demande de le faire.

  • Utilisez le texte et les graphiques de transmettre des informations importantes.

  • Prévoyez du temps pour les questions.

  • Présenter des informations à jour sur les risques du projet, et expliquez comment vous les traiter.

  • Distribuer un bref document lors de la réunion qui résume les points clés de votre présentation.

  • Après la réunion, distribuer des notes qui mettent en évidence les questions soulevées et les actions que vous avez accepté le cours de l'examen.


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