Gérer les entrées d'engagement des parties prenantes, des outils et des techniques que vous devez savoir pour l'examen de certification PMP

L'examen de certification PMP va attendre que vous soyez en mesure de gérer de grands projets. La plus grande de votre projet, plus le temps que vous passerez la gestion des parties prenantes et de leur niveau d'engagement, et le plus critique de ce processus est à la réussite de votre projet.

Imaginez un projet avec la ville et le comté de gouvernement, le public, le ministère des Transports, la police et diverses et variées d'autres parties prenantes. Pensez-vous que vous allez passer votre temps à regarder un calendrier? Non, vous allez passer votre temps à jongler avec les différents besoins et intérêts de tous ces acteurs très influents!

La compétence transversale de gestion de la relation est particulièrement pertinente pour le processus des parties prenantes Gérer les attentes.

Pour maintenir les intervenants satisfaits, vous voulez faire trois choses:

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  Impliquer les parties prenantes. Parlez-en à vos parties prenantes tout au long du projet afin d'assurer une compréhension commune de la portée du projet, les avantages, et les estimations de temps et de coûts. Vous voudrez vous assurer de leur soutien continu du projet.

• Gérer activement les attentes des intervenants. Vous pouvez faire beaucoup de ce en recherchant les commentaires des intervenants alors que vous êtes la planification du projet. Le plan de gestion de projet et les documents relatifs au projet sont les dossiers qui communiquent tous les aspects du projet écrit. Ce sont une méthode efficace de gestion des attentes.

• Adresse préoccupations des intervenants avant qu'ils ne dégénèrent. Vous pourriez avoir besoin d'avoir des conversations individuelles avec certains intervenants pour veiller à ce qu'ils comprennent les situations, telles que pourquoi ils ne peuvent pas avoir ce qu'ils veulent dans le cadre de fois qu'ils le veulent, ou pourquoi vous avez besoin de leur personnel pour des périodes précises. En abordant les préoccupations avant qu'elles ne deviennent des problèmes, vous permettra d'économiser beaucoup de temps et de tracas.

• Clarifier et résoudre les problèmes en temps opportun. Si un intervenant a une préoccupation qui atteint le niveau d'une émission que vous avez besoin de documenter et d'adresse, le faire dès que cela est raisonnable. Parfois, cela se traduit par une demande de modification pour modifier le calendrier, la portée, ni les ressources.

• Gérer engagement des parties prenantes. Communiquer et collaborer avec les intervenants pour répondre à leurs besoins / attentes, abordant les questions comme elles se produisent, et favoriser l'engagement approprié dans les activités du projet tout au long du cycle de vie du projet.

Gestion des parties prenantes peut devenir très politique. Assurez-vous que vous savez de qui vous parlez et ce que leur ordre du jour est!

Gérer engagement des parties prenantes: Entrées

Lors de la planification de projet, vous créez un plan de gestion des parties prenantes que vous allez utiliser et mettre à jour tout au long du projet. Parce que votre principale méthode de gestion des attentes est la communication, vous utilisez votre plan de gestion de la communication ainsi.

Il serait agréable de penser que tout ira bien et comme prévu, mais parce que cela ne se reproduise sur des projets, vous avez aussi besoin d'un journal des modifications. Beaucoup de journaux de modifications sont fondées sur des modèles ou des informations provenant de projets antérieurs - en d'autres termes, actifs de processus organisationnels (OPA).

Gérer engagement des parties prenantes: Outils et techniques

Les compétences en communication sont appliquées lorsque la gestion de vos parties prenantes. Comme vous gérez les parties prenantes, accorder une attention particulière à leurs besoins, en favorisant la communication ouverte et la confiance. Vous pouvez renforcer la confiance en utilisant l'écoute active. La nature des projets est qu'ils ont des changements en cours de route. Certains intervenants seront résistants aux changements, mais vous devez les aider à surmonter leur résistance. Vous pourrez également utiliser les compétences de résolution de conflits.

Certaines interactions avec les parties prenantes seront en tête-à-rencontres. D'autres fois, vous parlerez à un grand groupe et faire des présentations. D'autres encore vous obliger à communiquer par rapport ou d'autres méthodes écrites. Toutes ces situations sont considérées comme des compétences de gestion.