Gérer sorties d'engagement des parties prenantes que vous devez savoir pour l'examen de certification PMP

Un journal d'émission est sortie d'une touche que vous devez savoir pour l'examen de certification PMP qui documente un problème et l'impact potentiel. Il peut inclure un indicateur de l'urgence de la situation et la personne responsable de la résolution de la question ainsi.

Sommaire

Problème. Un point ou de la matière en question ou en litige, ou un point ou question qui n'a pas été réglé et est en cours de discussion ou sur lesquelles il ya des vues ou des désaccords opposées.

Travailler à travers les questions

Travailler à travers les questions nécessite des compétences de communication, les relations interpersonnelles et les compétences de gestion. Prenons l'exemple d'un centre de garde d'enfants pour démontrer chacune des compétences. Les parents, le département des ressources humaines, et les vendeurs sont les principales parties prenantes.

Pour les besoins de cet exemple, le registre des parties prenantes a les informations suivantes. Voici M = moyen et H = élevé.

NomRôlePuissanceSoutienFonction
ParentsPartisanMHUtilisateur final
département RHPartisanHHDotation
Vendeurs de projetPartisanMHConstruire sur

Supposons que le plan de gestion de communication contient les informations suivantes:

PublicMessageMéthodeFréquenceEnvoyeur
ParentsEnvoyer les informations d'état jalon
Envoyer des changements à la portée et le calendrier
BulletinMensuelPM
département RHRecevoir des rapports de progrès en matière de RH
Envoyer des rapports d'avancement du projet
Envoyer changements
Rapport d'étape formes
Les rapports d'état
Changer journaux
Bi-mensuelle
Mensuel
Comme requis
Équipe RH plomb
PM
Vendeurs de projetRecevoir les rapports d'avancement des fournisseurs
Envoyer plans
Envoyer changements
Rapport d'étape formes
Blueprints
Changer journaux
Hebdomadaire
Comme approuvé
Comme requis
Fournisseur
Equipements
PM

Supposons qu'il est Novembre 1. Le centre de garde d'enfants est due à ouvrir sur Janvier 1. Vous avez les situations suivantes documentée dans votre journal d'émission:

ProblèmeImpact
L'entrepreneur a découvert que le système de gicleurs dans thechildcare espace du centre est pas à la hauteur des nouveaux codes qui allaient intoeffect cette année. La pression de l'eau est pas assez élevé, et le taux de theflow est trop faible. Il a présenté une demande de changement à bringthe système à code.Le coût sera de 15 000 $. Il apportera workersto supplémentaire terminer le travail de sorte qu'il n'y aura pas un bordereau de calendrier.
La dotation en personnel pour le directeur général et le garde Staffis courir derrière. A cette époque, ils auraient dû avoir 4 CV pourThe directeur exécutif et de 60 ans pour le personnel de garde d'enfants. Ils onlyhave 2 pour le directeur général et 50 pour la garde d'enfants de plus staff.In, ils auraient eu 15 contrats signés pour childcarestaff, mais ils ont seulement 10.Cela pourrait conduire à un glissement de calendrier, si il n'y a pas enoughstaff pour ouvrir le centre.

La résolution des problèmes pour la garderie

Pour résoudre ces problèmes, vous aurez besoin de rencontrer divers intervenants et d'employer la communication, les relations interpersonnelles, et les compétences de gestion.

Entrepreneur résolution des problèmes




Pour faire face à des problèmes avec l'entrepreneur, vous convoquez une réunion avec l'entrepreneur, la tête d'installations, le superviseur de l'entretien, et vous-même pour discuter des options. Le superviseur de l'entretien dit que son personnel peut gérer la question de gicleurs, économisant ainsi les 15.000 $ pour l'ordre de modification.

Vous avez tous en revue le travail prévu en restant à trouver un moyen de reséquencer le travail de sorte que le personnel d'entretien ne fonctionne pas dans le même emplacement que le personnel de l'entrepreneur.

En regardant un diagramme des ressources réseau et histogramme détaillé, vous comprendre qu'en faisant une partie du travail après les heures, et certains week-ends, vous pouvez avoir le système d'arrosage au code dans les dix jours et ne pas perdre de temps. Ce scénario démontre la collaboration, la résolution de problèmes et la négociation.

Dotation de résolution des problèmes

Votre prochaine réunion est avec le chef d'équipe pour le département des ressources humaines. Vous vous demandez pourquoi le calendrier de dotation est glissant. Elle stipule que pour doter le centre avec les travailleurs de garde d'enfants agréés, vous devez les payer davantage.

Vous avez tous deux d'accord que si vous ne louez seul le personnel autorisé, les coûts d'exploitation seront plus élevés, et par Morgan Cuthbert (sponsor), le coût plus élevé devrez être transmis aux parents. L'augmentation du coût revient à environ 15 $ par semaine, par enfant.

Vous et le chef d'équipe discuter des options comme alternatives à l'augmentation du coût, comme la réduction du nombre d'heures que le centre de garde d'enfants est ouvert et changeant le rapport de son personnel de garde d'enfants. Parce que la question de l'octroi de licences du personnel représente un changement à la portée du projet, le promoteur (Morgan Cuthbert) vous a demandé de rencontrer les parents pour discuter de l'impact.

Vous demandez au chef d'équipe pour vous accompagner à la réunion de parents pour qu'elle puisse les aider à comprendre les enjeux et participer à la résolution des problèmes. Elle est d'accord. Ce scénario démontre la résolution de problèmes et l'écoute active.

Parler aux parents

Bien que le plan de communication précise que les changements de périmètre seraient communiqués par newsletter, vous pensez avoir besoin de demander l'entrée des parents, et ainsi de vous organiser une réunion dans l'entreprise auditorium. Vous travaillez avec le chef d'équipe des ressources humaines de mettre sur pied une présentation de diapositives qui décrit les enjeux et les options.

Le jour de la réunion, à environ 45 les parents se présentent. Aucun des parents sont satisfaits de l'augmentation du prix proposé de 15 $ par semaine. Le public est divisé d'avoir besoin de tous les membres du personnel autorisés.

À la fin de la réunion, les parents sont d'accord à ce qui suit:

  • Ils accepteront un rapport personnel par enfant de 1: 7 au lieu de 1: 6.

  • Tous les soignants seront autorisés.

  • Le temps d'ouverture de centre de 6 heures sera changée pour 06h30

Tous ces hébergements permettra au centre à ouvrir avec les taux d'origine.

Les sorties communes du processus Gérer engagement des parties prenantes sont mises à jour de documents de projet et le plan de gestion de projet, les demandes de changement, et mises à jour de dossiers de projets.

Un des objectifs de l'examen indique que vous utilisez le registre d'émission pour gérer les problèmes et d'attribuer une action corrective. Partout où vous voyez ce type de question, le point important est de documenter les questions dans un registre d'émission, déterminer les mesures appropriées, et l'attribuer à quelqu'un pour le suivi de la résolution.


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