Chef de projet compétences: la tenue de réunions productives

Les réunions de projet ne doivent pas être des expériences douloureuses. Si vous prévoyez et de gérer les bien, réunions de projet peuvent être des formes de communication efficaces. Ils peuvent vous aider à découvrir à propos de milieux, les expériences d'autres membres de l'équipe, et Style- stimuler brainstorming, analyse du problème, et de la décision making- et de fournir un forum pour explorer les raisons et les interprétations d'un message.

Comment planifier une réunion de projet

Pour avoir une bonne réunion, vous avez besoin de faire un peu de planification pré-réunion. Gardez à l'esprit ces pointeurs que vous prévoyez:

• Clarifier le but de la réunion: Cette étape permet de vous assurer que vous invitez les bonnes personnes et permet aux participants de se préparer pour la réunion.

• Décider qui doit participer et pourquoi: Si vous avez besoin d'informations, de décider qui l'a, et assurez-vous qu'ils assistent à la réunion. Si vous voulez prendre des décisions lors de la réunion, décider qui a le pouvoir nécessaire et qui doit faire partie de la prise de décision, et assurez-vous qu'ils fréquentent.

• Donner beaucoup de préavis de la réunion: Cette étape augmente les chances que les personnes que vous souhaitez participer pourront le faire.

• Que les personnes qui devraient assister à la réunion connaissent son but: Les gens sont plus susceptibles de participer à une réunion quand ils comprennent pourquoi leur présence est importante.

• 
  
  
  
  

  Préparer un ordre du jour écrit qui comprend les sujets et leurs temps de discussion attribuées: Ce document aide les gens à voir pourquoi assister à la réunion est dans leur intérêt. L'ordre du jour est également votre ligne directrice pour l'exécution de la réunion.

• Faire circuler l'ordre du jour écrit et tout autre matériel de fond à l'avance: Cela donne le temps de tout le monde à proposer des modifications à l'ordre du jour et pour se préparer à la réunion.

• Gardez réunions à une heure ou moins: Vous pouvez forcer les gens à s'asseoir dans une chambre pendant des heures, mais vous ne pouvez pas les forcer à garder leur esprit sur les activités et les informations à portée de main pour ce long. Si nécessaire, programmer plusieurs réunions d'une heure ou moins pour discuter des questions complexes ou plusieurs sujets.

Comment mener une réunion de projet

Comment menez-vous la réunion peut faire ou casser. Les tâches suivantes sont essentielles à la conduite d'une réunion productive:

• Commencent à l'heure, même si les gens sont absents: Après les gens voient que vous attendez pour les retardataires, tout le monde viendra tard!

• Attribuer un chronométreur: Cette personne rappelle le groupe quand un sujet a dépassé son temps alloué à la discussion.

• Affecter une personne à prendre de minutes écrites qui ont assisté, les éléments qui vous avez discuté, et quelles décisions et demandes le groupe constitué: Cette procédure permet aux gens de revoir et clarifier l'information et sert comme un rappel des mesures à prendre après la réunion.

• Conservez une liste de points d'action qui nécessitent davantage d'exploration, et assigner une personne à être responsable pour chaque entrée: Cette étape permet d'assurer que, lorsque vous vous réunissez pour discuter à nouveau de ces questions, vous avez le droit d'information et de personnes présentes pour les résoudre.

• Si vous ne disposez pas de la bonne information ou les bonnes personnes pour résoudre un problème, arrêtez votre discussion et le mettre sur la liste des points d'action: Discuter d'un problème sans avoir les informations nécessaires ou les bonnes personnes présentes est juste perdre du temps à tout le monde.

• Fin du temps: Vos participants à la réunion peuvent avoir d'autres engagements qui commencent lorsque votre réunion est censée se terminer. Ne se termine pas à temps les causes de ces gens à être en retard pour leurs prochains engagements ou de quitter votre réunion avant qu'il ne soit terminé.

Tâches de post-réunion pour les chefs de projet

Votre réunion peut-être terminée, mais votre travail ne se fait pas. Assurez-vous que vous effectuez les tâches de post-réunion suivantes pour obtenir le plus grand bénéfice de la session:

• Rapidement distribuer minutes de réunion à tous les participants. Ces minutes permettent aux gens de réaffirment l'information discutée lors de la réunion quand il est encore frais dans leur esprit, et à quelques minutes de rappeler rapidement les gens de leurs tâches de suivi. Essayez de distribuer les minutes dans les 24 heures de la réunion, et de demander aux bénéficiaires pour vous permettre de savoir si ils ont des corrections ou des ajouts.

• Surveiller l'état de tous les éléments d'action qui sont effectuées après la réunion. Parce que chaque action est elle-même un mini projet, suivi de ses progrès augmente les chances que les gens réussissent il.