Devrais-je archiver les données d'affaires?
Tout plan de projet d'efficacité de bonnes affaires impliquera la mesure et le stockage de données. Avez-vous besoin d'investir dans l'archivage des données? Bien qu'il est certainement possible de convertir à peu près tous les fichiers existants, que ce soit physique ou électronique, dans un format courant, utilisable, il est pas toujours en valeur le temps et les dépenses nécessaires. Comprendre quels fichiers vous devez traiter et quels fichiers vous pouvez laisser tels quels (au moins pour l'instant) peut rendre le processus plus acceptable et, ainsi, plus efficace!
Sommaire
Avez-vous besoin d'archiver des données?
Ne faites pas l'erreur d'investir temps et argent archivage ou le traitement de vieux fichiers que vous avez pas l'intention de mesurer. Posez-vous quelques questions simples en premier:
Êtes-vous légalement requis pour l'avoir? Si vous demain vérifiés par l'IRS ou un organisme de réglementation de l'industrie, vous serez en présentant l'auditeur avec une remorque de tracteur des boîtes bancaires ou un e-mail avec un ensemble organisé de pièces jointes? Généralement, vous devriez être mesurez tout ce que vous êtes légalement tenu d'être suivi, même si la seule mesure est «Avez-vous ces fichiers nécessaires?"
Avez-vous besoin de le mesurer? Naturellement, les données que vous avez besoin de mesurer aujourd'hui sont les données qui doit être traitée en premier.
Est-ce une pièce manquante d'un puzzle existant? Parfois, les fichiers contiennent des données physiques substantiellement différentes de leurs homologues électroniques. Par exemple, les clients qui envoient des lettres manuscrites ne sont pas les mêmes personnes qui remplissent un formulaire de commentaires en ligne, et si vous mesurez la satisfaction du client uniquement de vos soumissions électroniques, vous serez absent éléments clés de données.
Est-il référencé activement? Si vos employés vont vers un entrepôt ou une arrière-salle tous les jours pour tirer étiquette ou expédition de la commande de l'histoire d'un client, ces fichiers doivent se déplacer à l'avant du peloton de traitement. Non seulement vous risquez données inexactes ou perdues, mais vos employés sont probablement plus aggravée que vous réalisez d'avoir à se lever et de passer au crible les fichiers à chaque fois qu'ils reçoivent une demande.
Avez-vous besoin des données maintenant?
Est-ce les données pertinentes? Peut-être que vous voulez archiver un jour, mais si ça ne va pas être inclus dans les mesures que vous allez réaliser dans l'avenir immédiat, vous pouvez l'enregistrer pour un autre jour. Par exemple, vous pourriez éventuellement vouloir importer vos clients de l'historique des commandes entières, mais vous avez seulement besoin des 10 dernières années de la valeur pour vos analyses actuelles.
Si vous même garder les données?
Êtes-vous légalement tenu de se débarrasser de lui? Dans certains secteurs, vous ne voulez pas ou ne pouvez pas tenir à certains fichiers après une période de temps. Si vous découvrez ces fichiers dans vos archives, non seulement faut-il les déchiqueter tout de suite, mais vous devriez mettre en place un processus pour supprimer ces fichiers à des intervalles définis dans le futur.
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