Dix conseils sur la façon de planifier une conférence

Savoir ce que votre organisation - ce qui signifie généralement le conseil d'administration - veut. Il permettra d'économiser du temps et de l'énergie, si vous prenez le temps au début pour définir un thème, l'emplacement (ou au moins la ville), et peut-être même le “ n ° 148 têtes. Soyez sûr que tout le monde est “ à bord ” pour éviter des problèmes plus tard.

Oui, “ un chameau est un animal créé par un comité, ” mais ne pas le faire seul. Trouver des gens ayant des compétences spécifiques: la budgétisation, la planification des programmes, la mise en réseau, la publicité, le marketing, et plus encore. Un registraire méticuleux et infatigable va faire une grande différence. Bons collaborateurs sont essentiels.

Donnez-vous au moins un an - deux valent mieux. Si vous avez été nommé à la conférence de cette année, commencer à travailler sur le prochain tout de suite, même si vous avez trois ans pour aller.

Estimez vos dépenses et ce qu'il en coûtera aux gens de participer. La pensée magique est pas helpful- Cela prendra la recherche.

Rappelez-vous des dépenses telles que Voyage pour haut-parleurs, des cadeaux pour les bénévoles, les blocs-notes et stylos. Rechercher des donateurs pour des éléments spécifiques.

Vous devez savoir ce que le lieu fournira et pour combien d'argent. Donc, faire deux choses à la fois et complète l'étape 5.

Consultez les centres de conférence et les hôtels (aka lieux). Comparez les prix et quels services sont inclus. Ceci est où les détails comptent vraiment.

Pensez à tout ce que vous aurez besoin. Continuez à ajouter à la liste. Rappelez-vous des choses comme l'accès à Internet, les systèmes sonores, des tables et des chaises, du café et des collations. Rappelez-vous tout.

Hôtels et centres facturent par le nombre de pièces que vous utilisez et les repas que vous servez. Estimer attentivement le nombre de participants.

Combien de chambres libres hébergement l'hôtel comprendra des conférenciers et des membres du conseil d'administration?

Quels sont les coûts des aliments? Les moins de choix que vous offrent les participants pour les repas, le plus d'argent vous pouvez économiser. Les responsables de l'organisation de conférences, les installations et la restauration peuvent vous conseiller. Utilise les.

Quels sont les services de la technologie sera l'installation fournir? Vous pourriez avoir à embaucher un trouble shooter de technologie pour les ordinateur et le projecteur pépins inévitables.

Vérifiez avec d'autres organisateurs de la conférence pour les avis de vos lieux possibles.

Le conseil peut avoir quelqu'un à l'esprit, mais gardez vos options ouvertes. L'Internet peut vous aider à trouver des conférenciers et leurs agents. Lisez attentivement les accords proposés. Qu'est-ce que le haut-parleur exige? Vont-ils se mêler à la foule ou tiret, de parler, et de disparaître?

Utilisez tout votre possible: e-mail, les médias sociaux, le courrier postal - tout cela. Gardez le marketing - envoyer des bulletins quand un haut-parleur est signé. (Mais pas avant d'avoir un contrat signé!)

Il ya des entreprises qui fourniront des services d'enregistrement en ligne ou vous pouvez faire “ sur votre propre ” ;. Soyez sûr que les délais sont réalistes et que vous avez un système en place pour recueillir les paiements.

Communiquer avec vos contacts des sites pour ajuster l'utilisation et des services chambre au lieu si il semble que vous aurez une foule plus grand - ou un plus petit - que vous avez estimé.

Une bonne communication avec le représentant et installations lieu gestionnaire vous aidera à ajuster aux changements alors que la conférence qui se passe.

Entretien quotidien avec le comité pour être sûrs que leurs domaines travaillent. Récompensez-les. Et amusez-vous.