Développer un chemin de temps critique de la gestion de l'événement
Ecrire une version de la trajectoire de temps critique au début de tout projet de gestion de l'événement, comme un plan de projet axé sur la date. Mettre à jour ce document tout au long du processus de planification du projet, que les choses changent, mais rappelez-vous qu'il est un document qui doit être pris au sérieux.
Sommaire
Pour vous donner une idée des types d'actions à ajouter à votre chemin de temps, voir les suggestions dans la liste suivante. Ceux-ci sont à titre indicatif seulement- chaque événement est différent, et votre durée de la planification sera différent, aussi, mais la liste est un bon point de départ.
Six mois avant l'événement
Un an et demi est un temps long, mais vous avez beaucoup à faire: à ce stade, vous devez:
Accepter vos objectifs avec votre client
Choisis une date
Accepter votre budget et écrire une ventilation budgétaire de base pour vous assurer qu'il est réaliste
Options de Lieu Shortlist
Visitez les options des sites potentiels
Choisissez votre lieu et crayon dans une date
Écrire un calendrier de base
Établir votre thématisation ou approche créative
Créer une équipe autour de vous qui peut vous aider à planifier votre événement
Concevoir l'identité créative de votre événement
Rédiger un plan de marketing
Quatre mois avant l'événement
Au stade de quatre mois, vous devriez:
Écrire un calendrier de base
Lancer un plan de marketing et PR
Recherche fournisseurs appropriés
Affiner la ventilation du budget que vous avez écrit au début de la planification de l'événement
Demander contrats pour votre site et des achats importants de la trousse et location de kit
Concevoir toute marque de garantie
Concevoir le plan d'étage (mise en page)
Source Tous les chambres d'hôtel nécessaires pour l'équipage
Si nécessaire, envoyer un «gagner la date" aux invités pour l'événement
Écrivez le premier projet de l'ordre de marche
Demander les permis nécessaires
Deux mois avant l'événement
Huit semaines ou plus avant spectacle jour assurez-vous de:
Confirmez tous les fournisseurs
Ecrire la santé et la sécurité
Affiner le budget, toujours vérifier que vous ne dépensez pas
Ecrire dotation mémoires et les détails des rôles et des responsabilités sur
Rassembler une liste d'affichage pour des choses telles que les toilettes, les vestiaires, etc.
Envoyer des invitations si nécessaire
Informer la société de sécurité
Dégustations Réservez pour toutes les exigences de la restauration
Un mois avant l'événement
Avec un mois pour aller avant votre événement, vous devriez écrire le premier jet de votre calendrier de production.
Deux semaines avant l'événement
Au début de la quinzaine finale, vous assurer que vous:
Distribuez le programme final de production à tous les fournisseurs
Informer le photographe
Rassembler la liste des invités finale, si nécessaire
Une semaine avant l'événement
Avec seulement sept jours pour aller, assurez-vous:
Croix-chèque que toutes les livraisons anticipées sont arrivés, y compris toute garantie ou des sacs à surprises
Affiner le budget
Vérifiez que vous disposez de la petite caisse disponible pour les achats sur-le-jour de dernière minute
Téléphoner tous les fournisseurs pour confirmer les dispositions
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