La gestion de l'événement pour les nuls (édition uk)

Un de vos rôles les plus importants dans la gestion de l'événement est d'assurer que les gens sont en sécurité lors de votre événement. Créer un plan de sécurité de l'événement bien à l'avance de tous les événements grands publics ou face. Selon combien de temps vous avez reçu de votre client pour le processus de planification, de créer idéalement ce plan quelques mois à l'avance, puis le distribuer aux groupes suivants:

• Le client

• La gestion des sites

• La police

• Le service d'incendie et de secours

• Le service d'ambulance

• L'autorité d'exécution locale

Il est pas inhabituel pour plusieurs ébauches du plan de sécurité de l'événement pour être produite afin de tenir compte de tous les éléments de sécurité de l'événement et les procédures associées. Ne vous inquiétez pas si vous êtes sur la version 6 par le temps, il est approuvé!

Le plan de sécurité de l'événement contient des informations sous les rubriques suivantes:

• Aperçu de l'événement: Ceci est d'aider à mettre en contexte ce que l'événement est pour et pour qui. Revenant à votre mémoire originale vous aidera à rédiger cette section.

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  Aperçu Lieu: Cela devrait couvrir des informations telles que le contact / détails directionnels, un plan d'étage et toute information d'accès spécifique.

• L'évaluation des risques: Cela montre tous les lecteurs que vous avez tenu compte de tous les risques potentiels, mais plus important encore, comment vous supprimer ou d'atténuer ces risques.

• La santé de l'événement, la sécurité et le bien-être: Il existe différentes méthodes qui peuvent être utilisées pour assurer le bien-être de votre équipe et invité à votre événement. Le lecteur du présent document ne sera pas besoin de connaître tous les plan individuel, mais plus un aperçu que vous êtes au courant de ce qui est nécessaire et tous les détails spécifiques qui peuvent être pertinentes pour les autorités locales.

• Scène de théâtre, des structures et des infrastructures temporaires: Fournir un aperçu de toute structure majeure, de leur fabricant et toutes les notes de la santé et de sécurité tels que les évaluations de la vitesse du vent.

• Systèmes électriques: Informations sur le niveau de puissance qui est nécessaire et comment cela est fourni et entretenu sur place.

• Alimentaires, des rafraîchissements et des commerçants: Vous êtes susceptible de fournir de la nourriture non seulement pour vos clients, mais aussi pour votre équipage. Donner des informations sur le plan de la nourriture de la sécurité de l'événement - pas si ce sera l'agneau ou du poulet, mais combien de traiteurs vous aurez sur place et les types de techniques de préparation des aliments qu'ils utiliseront.

• Traitement des déchets: Détail de votre plan pour cela - si vous allez avoir des bacs de recyclage, combien de fois ceux-ci seront vidés et si vous employez cueilleurs de litière, par exemple.

• Sécurité / stadiers: Inclure des informations sur le nombre de personnel sera sur place et des processus particuliers qu'ils devront suivre. Il ya des informations précédemment dans ce chapitre sur les différentes options de sécurité.

• Foule / gestion du trafic: Ce sera d'un intérêt particulier pour les autorités locales qui voudront vous assurer que vous avez pris les précautions nécessaires pour gérer de grands mouvements de population. Voir plus loin dans ce chapitre pour les méthodes de gestion de la foule lors de manifestations.

• Organisation et entrepreneurs: Vous devez inclure un peu d'informations sur les personnes que vous allez avoir sur place dans votre plan de sécurité de l'événement. Un organigramme permet de montrer des lecteurs en dehors comment votre équipe sur place sera structuré et qui sera responsable de quoi.

• Communications: Fournir un aperçu de base de votre plan de communication dans votre plan de sécurité de l'événement.

• / Première disposition de l'aide médicale: Détail sur le site qui sera disponible pour fournir les premiers soins et l'attention de la façon dont ils peuvent être contactés.

• Précautions contre l'incendie et de l'équipement: Votre conseiller en santé et sécurité et directeur de production seront en mesure de vous aider à remplir cette section du plan de sécurité de l'événement. Les lecteurs voudront savoir ce que vos voies de sortie sont, combien extincteurs vous avez, là où ils sont et qui vont les utiliser en cas d'urgence.

• Sanitaires: Inclure des informations sur le nombre de toilettes sont fournies et combien de fois ils seront desservis lors de votre événement.

• Procédures d'urgence: Ceci est un domaine où les autorités locales veulent voir beaucoup de détails et se sentir confiant que vous êtes assez responsable pour faire face aux situations d'urgence sur place.

• L'inspection de l'événement: Couvrir quand et qui va inspecter votre site et signer le site en termes de structures et de la santé et de la sécurité.

• Déclaration des accidents et d'enquête: Un aperçu de votre processus doit être inclus.

• Dispositions pour les personnes ayant des besoins spéciaux: Adhérant à la loi sur l'égalité est important. Voir plus haut dans ce chapitre pour quelques conseils de base. Fournir des informations dans votre plan de sécurité de l'événement à ce que les visiteurs avec divers besoins spéciaux devront faire.

• Des plans d'urgence: Montrer les autorités locales que vous avez tenu compte de tous les principaux problèmes potentiels en mettant exemples de plans d'urgence dans votre plan de sécurité de l'événement.

Ecrire une version de la trajectoire de temps critique au début de tout projet de gestion de l'événement, comme un plan de projet axé sur la date. Mettre à jour ce document tout au long du processus de planification du projet, que les choses changent, mais rappelez-vous qu'il est un document qui doit être pris au sérieux.

Pour vous donner une idée des types d'actions à ajouter à votre chemin de temps, voir les suggestions dans la liste suivante. Ceux-ci sont à titre indicatif seulement- chaque événement est différent, et votre durée de la planification sera différent, aussi, mais la liste est un bon point de départ.

Six mois avant l'événement

Un an et demi est un temps long, mais vous avez beaucoup à faire: à ce stade, vous devez:

• Accepter vos objectifs avec votre client

• Choisis une date

• Accepter votre budget et écrire une ventilation budgétaire de base pour vous assurer qu'il est réaliste

• Options de Lieu Shortlist

• Visitez les options des sites potentiels

• Choisissez votre lieu et crayon dans une date

• Écrire un calendrier de base

• Établir votre thématisation ou approche créative

• Créer une équipe autour de vous qui peut vous aider à planifier votre événement

• Concevoir l'identité créative de votre événement

• Rédiger un plan de marketing

Quatre mois avant l'événement

Au stade de quatre mois, vous devriez:

• Écrire un calendrier de base

• Lancer un plan de marketing et PR

• Recherche fournisseurs appropriés

• Affiner la ventilation du budget que vous avez écrit au début de la planification de l'événement

• Demander contrats pour votre site et des achats importants de la trousse et location de kit

• Concevoir toute marque de garantie

• Concevoir le plan d'étage (mise en page)

• Source Tous les chambres d'hôtel nécessaires pour l'équipage

• Si nécessaire, envoyer un «gagner la date" aux invités pour l'événement

• Écrivez le premier projet de l'ordre de marche

• Demander les permis nécessaires

Deux mois avant l'événement

Huit semaines ou plus avant spectacle jour assurez-vous de:

• Confirmez tous les fournisseurs

• Ecrire la santé et la sécurité

• Affiner le budget, toujours vérifier que vous ne dépensez pas

• Ecrire dotation mémoires et les détails des rôles et des responsabilités sur

• Rassembler une liste d'affichage pour des choses telles que les toilettes, les vestiaires, etc.

• Envoyer des invitations si nécessaire

• Informer la société de sécurité

• Dégustations Réservez pour toutes les exigences de la restauration

Un mois avant l'événement

Avec un mois pour aller avant votre événement, vous devriez écrire le premier jet de votre calendrier de production.

Deux semaines avant l'événement

Au début de la quinzaine finale, vous assurer que vous:

• Distribuez le programme final de production à tous les fournisseurs

• Informer le photographe

• Rassembler la liste des invités finale, si nécessaire

Une semaine avant l'événement

Avec seulement sept jours pour aller, assurez-vous:

• Croix-chèque que toutes les livraisons anticipées sont arrivés, y compris toute garantie ou des sacs à surprises

• Affiner le budget

• Vérifiez que vous disposez de la petite caisse disponible pour les achats sur-le-jour de dernière minute

• Téléphoner tous les fournisseurs pour confirmer les dispositions

Ceci est le «Que faire si. . . ? ' la planification de scénarios vous avez besoin pour mener à bien la gestion de l'événement, et il est l'occasion de faire usage de tous les membres de l'équipe que vous avez pessimistes. Mettez-les ensemble dans une pièce et leur demander de venir avec autant de what-ifs comme ils peuvent.

Planification de risques potentiels tôt dans le processus, non seulement vous donne le temps d'une bonne communication avec votre équipe, mais ajoute également les coûts potentiels dans votre budget.

Les risques potentiels à considérer lors de la rédaction de votre plan d'urgence peuvent être regroupés comme suit:

• Physique: Tout accident, incendie, inondation ou autre catastrophe naturelle qui aurait un impact sur vos équipements, bâtiments ou stock.

• Équipe: Votre équipe est humain, donc la maladie, les griefs ou une action industrielle susceptibles de les affecter.

• Juridique: Que pourrait vous poursuivre pour quelqu'un est la question la plus facile ici. Ou êtes-vous confiant que la concurrence vous envisagez d'exécuter est légal? Il est préférable de ne pas laisser les choses telles que ce le fruit du hasard.

• Technique: Tout le monde compte donc beaucoup sur la technologie maintenant qu'ils supposent souvent que cela fonctionnera toujours. Pensez à comment vous exécutez un processus d'enregistrement de codes à barres sans lecteur de code à barres ou ordinateur qui fonctionne.

• Politique: Émeutes, des manifestations, des campagnes et des changements dans la politique d'entreprise peuvent affecter le succès de votre événement. Si, le jour de votre événement promouvoir le lancement d'une nouvelle voiture, vous avez lu un nouveau communiqué de presse indiquant que la taxe de ce type de véhicule augmentera de 25 pour cent, que faites-vous?

Contrairement aux évaluations de risque, où il ya une approche commune pour la mise en page de la forme, des plans d'urgence sont moins uniformes. En raison de la nature peu plus détaillée des scénarios possibles, un plan d'urgence est plus susceptible d'être un document discursive d'une table. Comme avec toutes les communications dans les événements, cependant, il est préférable de parler à travers les scénarios et ne pas compter sur votre équipe lecture d'un document.

Scénarios de plan d'urgence ont tendance à être moins immédiate ou d'un accident concentré (comme l'évaluation des risques) et plus progressive, ce qui permet un peu plus de temps pour planifier la solution.