La messagerie vocale d'affaires étiquette

Un message vocal de premier client de votre entreprise pourrait faire ou défaire votre entreprise, afin de fournir un accueil approprié sur votre système de messagerie vocale et de revenir à l'appelant dès que vous le pouvez. Lorsque vous enregistrez votre message d'accueil, vous rappeler que vous êtes au travail et non à la maison. Enregistrez un message d'accueil professionnel qui inclut votre nom et le nom de votre entreprise.

La plupart des gens changent leur message quand ils sont hors de la ville en vacances ou en voyage d'affaires pour plus d'une journée. Vous pouvez enregistrer un message informant l'appelant lorsque vous serez hors du bureau et de dire que vous allez revenir à l'appel quand vous rentrez. Vous pouvez également laisser le nom et le numéro de quelqu'un d'autre dans le bureau qui peut aider l'appelant si il ou elle ne peut pas attendre jusqu'à ce que vous revenez.

Lorsque vous recevez un message sur votre système de messagerie vocale, souvenez-vous de retourner l'appel le jour même, si possible, ou le lendemain matin.

Lorsque vous laissez un message sur le système de messagerie vocale de quelqu'un d'autre, la première chose à faire - avant de quitter le message - est de donner votre nom, votre affiliation à une société, votre numéro de téléphone, ainsi que la date et l'heure de votre appel. Ensuite, laisser un message court qui est direct et au point. A la fin du message, répéter votre nom et votre numéro de téléphone, lentement.

Tout cela vaut pour les répondeurs ainsi que la messagerie vocale. Mais une question concernant les répondeurs nécessite un traitement distinct: Ne jamais admettre à l'aide de votre répondeur comme un dispositif de dépistage. Si vous voulez prendre l'appel après le répondeur a commencé, dire quelque chose comme, "Salut. Désolé- je étais dans l'autre pièce." Cette technique garde vos appelants paranoïaques partir (à juste titre) sentiment projeté.

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