Réunion minutes selon les règles de robert

Minutes sont importants parce qu'ils sont l'enregistrement seul survivant de ce qui a été dit et fait lors de la réunion. Ils peuvent être sec et ennuyeux. En fait, il est probablement un bon signe si elles sont! Plus important encore, ils ont besoin d'être informatif et facile à naviguer pour quel que soit le lecteur doit connaître les six mois à partir de maintenant.

Lorsque vous appelez un parlementaire et demander de l'aide, il va vouloir voir les minutes, et il va avoir besoin de trouver quelque chose d'important - peut-être les mots exacts d'un amendement du règlement qui a été officiellement adopté, ou un rapport des scrutateurs qui fournit les détails sur le décompte des voix. Organisation simple des faits et utilisation de la langue sans prétention sont les meilleurs attributs que vous pouvez donner à vos minutes.

Vous souhaitez que vos minutes pour être lisible, mais vous devez être précis dans les informations que vous donnez. Vos minutes fournissent le dossier des mesures prises lors de la réunion, ils ont donc besoin de commémorer clairement les faits.

Composer les minutes de votre réunion

Pour gagner du temps et de travail inutile, règles de Robert définit exactement ce qui doit aller dans vos minutes.

Le premier paragraphe doit inclure cette information:

• Le genre de réunion (ordinaire, extraordinaire annuelle, ajourné régulière, ajourné spéciale, etc.)

• Le nom de l'organisation

• La date, l'heure et le lieu de la réunion (ne pas la liste de l'emplacement si elle est toujours la même)

• Une déclaration confirmant que régulière président et secrétaire de votre organisation sont présents (ou de donner les noms des personnes à leur substituer)

• Une mention du fait que les minutes de la réunion précédente a été lu et approuvé (et la date de cette réunion, si elle n'a pas été une réunion ordinaire)

  Corrections apportées minutes sont notées dans les minutes étant corrected- ils ne sont pas détaillés dans les minutes de la réunion à laquelle les corrections ont été adoptées. (Les minutes de la réunion à laquelle corrections ont été apportées doivent simplement reconnaître que les minutes de la réunion précédente est approuvé tel que corrigé.)

La partie de corps du procès-verbal doit inclure cette information:

• Toutes les motions principales (sauf ceux qui sont retirés), ainsi que le nom du membre de la motion (mais pas le nom de la personne qui a appuyé la motion).

• Motions apportant une question encore une fois avant que le corps (sauf pour ceux qui sont retirés).

• La formulation finale des motions, soit adopté ou éliminés. Si il est approprié d'inclure la mention de débat ni amendement, vous pouvez noter ces éléments entre parenthèses.

• La disposition de la motion - y compris les modifications adhérentes - si elle est seulement temporairement éliminés.

• Informations sur le vote.

• Vote comptés.

• Vote par appel nominal.

• Vote au scrutin.

Le dernier paragraphe de vos minutes doit inclure l'heure de l'ajournement. Et c'est tout! Eh bien, sauf pour les notes complémentaires suivants à garder à l'esprit lors de la finalisation de vos minutes:

• Les travaux d'un comité de l'ensemble ne sont pas inclus dans les minutes, mais vous avez besoin d'inclure le fait que le passage en comité a eu lieu et comprennent également le rapport du comité.

• Quand une question est considérée comme informelle, la même information doit être enregistrée comme dans les règles régulières. L'informalité est autorisé uniquement en permettant à d'autres occasions de débattre.

• Le texte intégral de tout rapport est inclus dans le procès-verbal que si l'Assemblée l'ordonne.

• Notez le nom d'un conférencier invité et le sujet de la présentation, mais ne vous y résumé des remarques de l'orateur.

La signature des minutes

Procès-verbal doit être signé par le secrétaire et, si coutumier, peuvent également être signé par le président. Minutes sont casier judiciaire de ses travaux de votre groupe, et la signature du secrétaire établit la preuve de l'authenticité du document original.

Approbation du procès-verbal

Les minutes de la réunion d'une sont normalement approuvés lors de la prochaine réunion ordinaire, suite à l'appel à l'ordre et les cérémonies d'ouverture.

Si la réunion est une réunion ajournée, vous approuvez les minutes de votre précédente réunion (la réunion qui a établi l'assemblée ajournée) avant de prendre entreprise où vous avez quitté à cette réunion. En outre, les minutes de la nécessité de l'assemblée ajournée doit être approuvé à la prochaine réunion ajournée ou régulière.

Procès-verbaux rédigés à l'avance ne sont pas les procès-verbaux officiels jusqu'à ce que les membres approuvent les. Parce que les changements peuvent être effectués dans les minutes avant qu'ils ne soient approuvés, il est de bonne pratique pour le secrétaire de noter quelque part sur la copie de distribution qu'il est un “ projet pour approbation ”.

Lorsque minutes sont approuvés, le secrétaire annote la copie du fichier original avec les corrections à la marge ou retape les minutes pour inclure les corrections. Le secrétaire écrit ensuite “ Approuvé ” sur les minutes et ajoute deux de ses initiales et la date de l'enregistrement.