Les règles de Robert pour approuver les minutes
Selon les règles de Robert, procès-verbaux rédigés à l'avance ne sont pas les minutes officielles jusqu'à ce que les membres approuvent les
. Aujourd'hui, la technologie a fait sa marque sur la satisfaction minutes. Le secrétaire peut maintenant rédiger les procès-verbaux et facilement envoyer des copies aux membres pour eux de lire avant la de rencontre alors les membres peuvent venir à la réunion préparée avec des corrections.Vous pouvez toujours lire les minutes à haute voix pour les membres à la réunion, si vous voulez, mais si le temps est précieux, distribuer l'ébauche du procès-verbal à l'avance.
Parce que les changements peuvent être effectués dans les minutes avant qu'ils ne soient approuvés, il est de bonne pratique pour le secrétaire de noter quelque part sur la copie de distribution qu'il est un “ projet pour approbation ” lors de la prochaine réunion ordinaire.
Les membres qui effectuent des notes de toutes les corrections les minutes de réunions sont en mesure de tenir des registres précis si elles gardent leurs exemplaires du procès-verbal au dossier ou si une version finale ne sont pas automatiquement distribués à eux à une date ultérieure.
Manipulation de la requête en approbation
La façon la plus efficace de l'approbation des minutes est pour le président d'assumer la motion et obtenir le consentement unanime que les minutes soient approuvés tels que distribués (ou corrigée).
Le président de dit, “ Les minutes ont été [lire / distribuée] pour vous. Y at-il des corrections ”?; Si des corrections sont offerts, le président gère chaque en offrant la correction à l'adhésion, juste pour être sûr tout le monde convient que la correction est exacte. Le secrétaire pénètre ensuite les corrections sur la copie maître.
Lorsque aucun (supplémentaires) des corrections sont offerts, le président dit, “ Si il n'y a pas (supplémentaires) des corrections. . . (pause). . . les procès-verbaux sont approuvés tels que lecture / distribué / corrigée ”.
Il est jamais pour qu'un membre de simplement opposer à l'approbation du procès-verbal. Si un membre a une objection au contenu du procès-verbal, il doit offrir une correction. En cas de désaccord au sujet de la correction, la correction peut être modifié en utilisant les règles d'amendements.
Approbation des minutes en comité
Si l'ensemble ne répond pas à nouveau pendant une longue période (voire pas du tout), comme dans les réunions ou conventions de délégués adhésion annuels, le processus d'approbation du procès-verbal est déléguée à un comité spécial ou un conseil exécutif. Cette pratique produit un dossier approuvé et juridique de la réunion peu de temps après la fermeture de réunion, mais avant les souvenirs de ce produit dans le fondu de réunion.
Si le vôtre est un groupe qui traite habituellement avec des minutes par un mouvement de “ dispenser de la lecture du procès-verbal, ” vous avez besoin de faire un changement. Votre intention est sans doute de les approuver cette motion, mais vous ne l'approuve pas fait quoi que ce soit. Vous acceptez tout simplement pas à les lire.
Si vous voulez utiliser le terme dispenser dans votre réunion, que ce soit à “ dispenser de la lecture du procès-verbal et les approuver tel que distribué / imprimé n ° 148.
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