Les règles de Robert pour des réunions productives: utiliser un agenda

En dépit des grands outils organisationnels et techniques disponibles dans les règles de Robert, pour une raison quelconque, les réunions se produisent tout le temps dont les présidents volent par le siège de leur pantalon - aller sur les minutes du mois dernier, ressasser de vieilles décisions, entremêlant vraies discussions avec des commentaires , et en supprimant toute personne qui essaie de faire bouger les choses.

Si vous avez la malchance d'être un membre d'une telle organisation, alors vous savez déjà l'importance de savoir comment faire fonctionner une réunion avec une quantité raisonnable d'envoi. Sinon, sachez que l'avenir est maintenant pour tous ceux qui peuvent être efficiente et efficace quand il vient à la conduite des réunions.

Quand il vient aux réunions, la façon d'être efficace et efficiente simultanément est de préparer et de faire bon usage d'un ordre du jour, qui est essentiellement un programme ou une liste des événements et des articles de l'entreprise. L'ordre du jour peut être adopté (qui est, être rendus obligatoires pour la réunion), ou il peut simplement être un guide pour garder la réunion sur la bonne voie. L'adoption de votre agenda est parfois une bonne idée, car il obtient tout le monde en accord avec le plan de réunion au début de la réunion.

Règles de Robert donne un ordre du jour, mais ne prescrit aucun agenda particulier. Toutefois, les règles ne offrent un protocole d'ordre du jour qui a été si largement utilisée qu'il est presque universellement acceptée comme un plan de rencontre fondamentale. Pas tout à l'ordre du jour présenté ici est nécessaire dans toutes les situations, et parfois votre agenda peut-être besoin d'être encore plus complète et détaillée. Mais ce programme de base est une grande organisation de manifestations:

1. Appeler à l'ordre

   Commencez la réunion à l'heure. Un seul rap du marteau à l'heure dite et la déclaration, «La réunion viendra à l'ordre» est suffisante. Vous ne pouvez pas terminer à temps si vous ne commencez pas à temps, et tout le monde sait quand la réunion commence.

2. Les cérémonies d'ouverture

   Votre groupe peut réunions habituellement ouvertes avec une invocation et une récitation du serment d'allégeance. Le protocole est "Dieu avant pays" (ce qui signifie que vous appelez la divinité avant de saluer le drapeau), donc prévoyez de faire votre appel avant de vous dire l'engagement. Cette partie de l'ordre du jour est aussi le lieu d'inclure des rituels fraternelles d'ouverture, une salutation spéciale donnée par un de vos agents, ou toute autre chose qui pourrait raisonnablement entrer dans la catégorie de la cérémonie.

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   Appel

   Si votre groupe est un organisme public, ou si vous avez une règle que certains officiers doivent être présents avant la réunion peut se dérouler, c'est le temps de faire l'appel. Mais si vous ne disposez pas d'une règle exigeant, ne perdez pas votre temps sur ce point.

4. Calendrier de consentement

   Cet article n'a pas souvent utilisé, sauf dans les organisations spécialisées telles que les organismes législatifs publics ou la maison d'un grand professionnel de la société de délégués. Un calendrier de consentement de traiter rapidement un grand nombre d'articles aucune controverse qui peuvent être éliminés rapidement en les plaçant sur une liste (le calendrier de consentement) d'éléments à être adopté tout à la fois. La liste peut également contenir des éléments de préférence spéciales à prendre en considération dans l'ordre au moment opportun. Ce calendrier de consentement est généralement placé dans un ordre du jour par une règle spéciale de l'ordre, et son placement est généralement de rang relativement élevé.

5. Afin standard de l'entreprise

   Tout sur l'ordre du jour à l'extérieur de l'ordre standard de l'entreprise est vraiment juste accessoire à la réunion. Toutes les affaires commence vraiment avec l'approbation du procès-verbal et se termine lorsque vous avez terminé avec toute nouvelle entreprise.

6. Bon de l'ordre

   Ceci est un temps mis de côté pour les membres d'offrir des commentaires ou des observations (sans motions officielles) au sujet de la société et de son travail. Le bien de l'ordre est aussi le moment d'offrir une résolution d'apporter une accusation disciplinaire contre un membre pour les infractions commises en dehors d'une réunion.

7. Annonces

   Cette partie de l'ordre du jour de base met de côté le temps pour les agents (et les membres, le cas échéant) pour faire des annonces. Cependant, le fait que ce soit un élément de l'ordre du jour ne l'empêche pas le président de faire une annonce d'urgence à tout moment.

8. Programme

   Si vous offrez une autre présentation générale d'intérêt pour vos membres, que ce soit un film, un conférencier invité, un conférencier, ou tout autre programme, le présenter avant la séance est levée. Si vous préférez conduire le programme à un autre endroit dans l'ordre du jour, il peut être programmé pour avoir lieu avant les minutes sont lus ou, en suspendant les règles, insérées au sein de l'ordre standard de l'entreprise.

   Les conférenciers invités sont souvent sur des horaires serrés, il est donc tout à fait approprié pour le président à demander le consentement unanime pour placer le programme à tout endroit commode sur l'ordre du jour, même si le seul endroit pratique est à l'ordre du jour.

9. Ajourner

   Cette partie de l'ordre du jour marque la fin de la réunion - le temps de rentrer à la maison. Mais ne laissez pas jusqu'à ce que le président déclare la séance levée, ou vous pouvez juste manquer quelque chose d'important.