Comment organiser vos dossiers de petites entreprises
Traiter avec la paperasse est une grande partie de la gestion d'une petite entreprise. Le tableau suivant indique les tiroirs de fichiers essentiels pour marquer dans une armoire de fichier réel ou deux et ce qui doit-garder l'information à déposer dans chacune:
| File Drawer | Que mettre Il | File Drawer | Que mettre Il |
| Les documents comptables et comptables | Ventes et renseignements sur les frais, l'inventaire, les grands livres, incomestatements, bilans, comptes de flux de trésorerie, et de déclarations otherfinancial. | Formes utilisées dans l'entreprise | Les formulaires standard que vous utilisez dans l'entreprise, tels que PurchaseOrders, contrats de vente, des lettres d'offre aux nouveaux employés, les applications andemployment. |
| Relevés bancaires | Les relevés bancaires, les chèques annulés, les rapprochements bancaires, avis depuis et vers votre banque, les bordereaux de dépôt, et tout prêt-relatednotices et documents. | Registres de propriété intellectuelle | Applications de marques, droits d'auteur, les dépôts de demandes de brevet déposées andpatents, licences et confidentialité ou de non-disclosureagreements. |
| Contrats | Tous les contrats que vous avez conclus, y compris: estateleases réels, location de matériel, des contrats d'achat, contrats de vente, accords de joint-venture, le travail pour les contrats de location, et othercontracts. | Marketing et publicité | Brochures de marketing, publicités imprimées, bannières Web, texte de publicités à la radio, et les dossiers d'autres documents de marketing. |
| Des registres de société | Pour les sociétés: Statuts, règlements, les minutes et les consentements des actionnaires, conseil minutes et consentements, statefilings, action des fondateurs de personnes morales, et les modifications apportées aux documents de variouscorporate. Pour les non-sociétés: Les documents peuvent inclure partnershipagreements, documents, LLC consentements des propriétaires, et similarrecords. | Permis et licences | Permis, licences, ou les formulaires d'inscription que vous voulez tooperate l'entreprise, si requise en vertu, de l'état, la loi orlocal fédéral. |
| Correspondance | Les lettres envoyées par courrier, fax et e-mail important que youdon't voulez perdre et que vous voulez garder en copie papier. Theseinclude fois la correspondance que vous recevez et envoyez. | Les registres de stock | Le registre des stocks de l'entreprise où vous enregistrez toutes les actions etd'autres opérations sur titres, des copies des certificats d'actions, des options et des bons de souscription, et des copies de tous les lawfilings sur les valeurs mobilières. |
| Les dossiers des employés | Les demandes dûment remplies de l'emploi, offerletters réelles d'emploi, manuel de l'employé ou politiques, contrats de travail, les évaluations de rendement, les dossiers de présence des employés, des lettres de employeetermination, W-2s, et aucune entente de règlement withterminated employés. | Dossiers fiscaux | Ces dossiers comprennent les documents trimestriels et annuels fédéraux et stateincome fiscales, W-9 dépôts pour les entrepreneurs indépendants, documents à l'appui des déclarations de revenus, la retenue des dossiers fiscaux, et les questions liées othertax. |
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